Urenadministratie Software

Het bijhouden van een urenadministratie maakt je leven veel inzichtelijker. Je weet dan hoeveel tijd je waaraan besteedt, of je efficiënt werkt en hoeveel tijd je besteedt aan niksnutten en lanterfanten. Ook weet je of je binnen de planning blijft, of je werk per gewerkt uur nog wel rendabel is (als je een totaaltarief hebt afgesproken) en wat je verhouding declarabele en niet-declarabele uren is.

Redenen voor een urenadministratie

Er zijn een heleboel redenen te bedenken waarom je een urenadministratie bij zou houden:

• Je wilt meer inzicht krijgen in hoe je je dagen precies indeelt;
• Je wilt weten hoeveel tijd je aan een bepaalde activiteit besteed;
• Je wordt betaald per uur;
• Je wilt efficiënter werken; of
• Je bent ondernemer en houdt een urenadministratie bij voor de Belastingdienst.

Methodes

Op internet worden een heleboel betaalde urenadministratieprogramma’s aangeboden. Vaak zit er ook een urenadministratie in boekhoudprogramma’s. Alhoewel je ettelijke euro’s moet neerleggen voor die pakketten, vaak zelfs per maand, zijn ze niet allemaal even praktisch. Sommige zijn ronduit omslachtig. Je kunt ook op papier of in een Excelbestand je uren bijhouden, maar ook dat is niet altijd even handig. Daarom ben ik op zoek gegaan naar gratis software die toch ontzettend handig in gebruik is. Daarbij ben ik op de volgende twee gratis programma’s uitgekomen: TimeTrack en actiTIME.

TimeTrack

TimeTrack is de gratis variant van Harvest, maar boet niets in aan gebruikersgemak. Zolang je geen ontzettend ingewikkeld bedrijf runt is TimeTrack zelfs veel makkelijker in gebruik. Je vult simpelweg in wat je taken zijn. Bij elke taak zit een teller en zodra je op start drukt gaat die lopen. Druk weer op stop, en je ziet precies hoelang je aan die taak hebt gewerkt. Je kunt bovendien specificeren hoeveel tijd je vandaag, deze week, deze maand of in totaal aan je opdrachten hebt besteedt. TimeTrack is online software. Je kunt dus van elke computer je tijdsgebruik bijhouden.

actiTIME

ActiTime heeft geen teller, maar is een invulschema. Je kunt per dag en per week precies invullen hoeveel tijd je aan welke taak van welke opdrachtgever hebt gewerkt. Dit kun je ook uitsplitsen in declareerbare en niet-declareerbare uren (voor de ondernemers onder ons). Vervolgens kan het programma hier handige overzichtjes over maken. Daarin kun je bijvoorbeeld zien hoeveel tijd je deze maand aan de opdrachten van opdrachtgever X hebt besteedt, of hoeveel tijd je sinds je begon aan opdrachtgever Y kwijt bent. Je kunt dit programma voor maximaal drie mensen gebruiken, het is dus ook ideaal wanneer je (een paar) werknemers hebt.

Combinatie

Ikzelf geef de voorkeur aan een combinatie van bovenstaande programma’s. gedurende mijn werkdag laat ik TimeTrack mijn tijd bijhouden. Aan het eind van de dag zet ik de resultaten over in ActiTime, die mij nadere gegevens kan laten zien over mijn voortgang. Zo weet ik precies hoe ik er met mijn tijd voorsta.