Tijdfraude door werknemers

Tijdfraude is, door verschillende oorzaken, een aanzienlijk probleem in de samenleving. Er zijn drie manieren waarop werknemers met werkuren frauderen. Het kan gaan om onterechte afwezigheid (zich ziek melden, maar ergens anders wel actief aan het werk zijn) of een oneerlijke werkurenregistratie. Een wat lastigere vorm tot slot is het te veel bezig zijn met andere activiteiten tijdens het werk, zoals bijvoorbeeld vakanties boeken of appen met vrienden.

Definitie van tijdfraude

Er is sprake van tijdfraude als een werknemer claimt langer te hebben gewerkt dan hij in werkelijkheid heeft gedaan, bijvoorbeeld via verkeerd ingevulde werkbriefjes. Meestal overlegt zo’n werknemer zijn vaste weekuren, terwijl hij minder heeft gewerkt. Soms zit de fraude in een onjuiste weergave van het aantal overuren die een werknemer heeft gemaakt. De moeilijkste vorm betreft werknemers die tussen het werk door voortdurend even vijf of tien minuten met iets anders dan werk bezig zijn. Vooral die laatste vorm slokt opgeteld veel werkuren op.

Tijdfraude is een groeiend probleem

De grootste ‘oplichters’ qua tijdfraude vormen magazijnmedewerkers (knoeien met de prikklok of bijzonder traag werken), managers (zelfstandige werkzaamheden met soms eigen werktijden) en verkopers (onderweg naar klanten alvast de boodschappen voor het weekend doen). Tijdfraude is overigens een groeiend probleem, onder andere door nieuwe ontwikkelingen (thuiswerken) en door een gemiddeld kortere werkperiode per baas, waardoor de gemiddelde loyaliteit daalt.

De luie werknemer

Elke onderneming heeft er wel een: een luie werknemer. Als iemand niet echt z’n best doet op de werkvloer, is er zeker sprake van tijdfraude. Het is echter moeilijk om hier echt tegen op te treden. Niet alle prestaties zijn immers te meten in productie. Wel kan iemand in vergelijking met zijn collega’s zo weinig totstandbrengen, dat twijfel op zijn plaats is. Bij nieuwe werknemers zonder vast contract kan dat leiden tot het niet verlengen van een tijdelijk contract. Voor werknemers in vaste dienst ligt het beëindigen van de samenwerking wat ingewikkelder, omdat deze persoon meer rechten heeft opgebouwd. Soms moet de kantonrechter er aan te pas komen.

De werknemer met andere prioriteiten

Het grote nadeel voor een luie werknemer is dat hij zich kapot verveelt. De dag zelf gaat veel langzamer als iemand alles in een laag tempo doet, en voortdurend korte en lange pauzes neemt. Een groter probleem vormt daarom de werknemer die hard aan het werk lijkt, maar activiteiten ontplooit die weinig met zijn werk te maken hebben. Misschien dat zo iemand veel met Facebook of muziek downloaden via internet bezig is. Of privé-zaken ook op het werk blijft doorzetten. Zoals het zoeken naar een nieuwe woning, of de verkoop van spullen via Marktplaats of eBay. In Almere declareerden in 2012 een aantal straatcoaches structureel te veel werkuren, namen tijdens het werk te lange pauzes, keken sportwedstrijden en logen regelmatig over de locatie waar ze zich bevonden. Dat leverde hen ontslag op.

Negeren van werkafspraken

Werknemers die wel hard werken, maar zich niet houden aan de werkafspraken, plegen eveneens tijdfraude. Denk aan iemand die op een werkdag per se iets moet afmaken, zodat andere medewerkers (of een zakelijke partner) ermee verder kunnen. Als deze werknemer in plaats daarvan iets gaat doen wat geen prioriteit heeft, maar wel tot zijn taken behoort, brengt hij toch het tijdschema in de war. Tot slot zijn er nog werknemers die onder werktijd werken voor een andere baas of opdrachtgever. Dat valt soms helemaal niet op, zeker niet als die andere baas of opdrachtgever een concurrent is en in dezelfde branche werkzaam is. Of de werknemer denkt erover om zelf een soortgelijk bedrijf op te richten en is alvast begonnen. Mits zorgvuldig gedocumenteerd en onderzocht, hangt deze werknemers ontslag boven het hoofd.

Maatregelen ter voorkoming

Het is goed dat frauderende werknemers tegen de lamp lopen, nog beter is het als het zover niet komt. Met gerichte maatregelen kunnen ze al in een eerder stadium opvallen door hun gedrag, of lukt het ze juist niet om de boel te flessen omdat bepaalde richtlijnen daar geen ruimte voor bieden. Bijvoorbeeld door met standaardnormen te werken, waardoor afwijkende, lagere resultaten op zijn minst argwaan oproepen. Het kan ook helpen om bijvoorbeeld de productiviteit van afdelingen met elkaar te vergelijken. Als de verschillen structureel zijn (en opvallend hoog) is nader onderzoek geboden. Door al deze maatregelen zal voor een werknemer de pakkans bij frauderen zo groot worden, dat hij zich twee keer bedenkt.

Controles en observaties

Misschien is het toch nodig om meer toezicht te houden op de werknemers en hun werkzaamheden. Dit is alleen aan te raden in ondernemingen waar het probleem groot genoeg is (het salaris van een of meer controleurs moet lager liggen dan wat de fraude het bedrijf kost). Het plaatsen van camera’s die de werknemers in de gaten houden is alleen toegestaan als dat vooraf aan hen wordt bekendgemaakt. Om ongewenst surfgedrag op het internet te controleren, is software beschikbaar. Soms verdwijnen dan bepaalde sites (zoals social media) achter een slotje, soms is het bedoeld om excessen te ontdekken – en de werknemer daar vervolgens op aan te spreken.

Zieke werknemers die niet ziek zijn

Nagaan of een werknemer die zich ziek meldt, ook daadwerkelijk ziek is, is geen taak van de onderneming zelf. Dat is aan de arbodienst en de arboarts. Wat wel mag – ook al is het een paardenmiddel – is observeren wat deze werknemer zoal doet in zijn ziekteperiode. Natuurlijk gebeurt dit niet zonder aanwijzingen dat er iets niet klopt. Maar iemand heeft hem bijvoorbeeld gezien in zijn werkkleding, of zag zijn busje ergens staan. Ook als de werknemer voor zijn ziekmelding in woord en gebaar zichtbaar ontevreden was, of in de clinch lag met bijvoorbeeld zijn leidinggevende, kan dat in soortgelijk gedrag (bij-beunen tijdens het ziekteverlof) uitmonden.

Arbodienst beslist

Zelfs dan beslist de arbodienst nog of deze activiteiten passen in het ziektebeeld. Klussen in eigen huis betekent niet dat hij dan ook gewoon z’n werk had kunnen doen. Datzelfde kan voor sporten gelden, dat kan ontspannend werken. Hoe dan ook, hier is zorgvuldigheid geboden. Op staande voet ontslaan kan zomaar een schot in eigen doel zijn.

Maatregelen ter voorkoming

Een onwillige werknemer kan voor flinke schade zorgen, door precies op de grens te gaan zitten van wat hij wettelijk mag. Ziek melden, dan weer komen werken, dan weer ziek melden, et cetera. Daar is weinig aan te doen. Aan onterecht ziekteverzuim kan wel iets worden gedaan. Zoals het opstellen van verzuimprotocollen, waarin ook expliciet represailles worden genoemd. Ook niet-zieke werknemers extra belonen kan helpen. Andersom kan ook (korten op het loon bij ziekte), maar dat wordt vaak als te negatief gezien.

Tijdfraude met werkuren en overuren

Overuren zijn bij veel werknemers niet populair. Privé-afspraken lopen er door in het honderd en thuis is het gezin er meestal ook niet blij mee. Daar komt bij dat het netto bijzonder weinig opbrengt. Wat niet wegneemt dat het fout is om met uren te frauderen. Deze fraude is moeilijk te achterhalen. Ook omdat vaak meerdere werknemers elkaar de hand boven het hoofd houden. In grote bedrijven klokken werknemers best wel eens in of uit voor een collega die er nog niet is, of al weg is. Soms ook alleen maar om die persoon te helpen, omdat hij bijvoorbeeld privé in zwaar weer zit (einde relatie, zieke ouder, et cetera).

Maatregelen ter voorkoming

Vaak komt een fraudegeval niet uit de lucht vallen. Het blijft echter een lastig fenomeen. Onterecht iemand beschuldigen is een grove fout en kan gemakkelijk tot een vertrouwensbreuk leiden. Juist om dat te voorkomen, worden verdachte situaties met de mantel der liefde toegedekt. Terwijl het niet per se een gebrek aan vertrouwen in de werknemers hoeft te zijn als bijvoorbeeld de tijdsregistratie plaatsvindt in een centrale ruimte waar mensen daar ook op toezien. Verder kan een gedegen bestudering van urenverantwoording, vakantiekaarten, kostendeclaraties et cetera, verschillen aan het licht brengen die in ieder geval fraude doen vermoeden.

Zelfbescherming

Controle op tijdfraude kan in sommige gevallen zelfs beschermend werken. Het voorkomt dat werknemers voor relatief kleine bedragen zomaar hun carrière in de waagschaal stellen. Komen ze er een tijdje mee weg, dan is de fraude structureel en zal een werkgever zomaar kunnen overgaan tot ontslag, wat ook bij de kantonrechter nauwelijks is aan te vechten.