Marketing van een evenement

Een evenement organiseren vergt veel tijd en organisatietalent. Na zoveel moeite wil je ook dat je evenement een succe wordt en er veel mensen komen. Hiervoor is goede marketing nodig

De basis

Alle keuzes die je maakt ten aanzien van het programma, de inhoud van het evenement, is volledig afhankelijk van de doelstelling:

• Wat wil je met het evenement bereiken?
• Welk gevoel of beleving wil je overbrengen naar je bezoekers?
• Welke informative of kennis wil je overbrengen?

Formuleer dus eerst goed wat je doelstelling is van het evenement. Daarnaast moet je ook bepalen wie je doelgroep is. Nadat beide bekend zijn kun je je evenement daarnaar aanpassen.

Inhoud van het evenement

1. De juiste inhoud van het evenement
2. De inzet van de juiste mix van communicatiemiddelen

Vanuit de boodschap (al dan niet subtiel) moet blijken voor wie het evenement bedoeld is. Onafhankelijk van het communicatiemiddel dat je gebruikt, moeten de juiste mensen zich aangesproken voelen en overtuigd worden van de “noodzaak” de betreffende bijeenkomst bij te wonen. Om de juiste mensen te overtuigen maak je gebruik van:

Rationele argumenten:

• Wat ga ik er leren
• Wel inhoudelijk nut heeft dit voor mij
• Welke waarde heeft dit voor mijn werk

Emotionele argumenten:

• Hoe leuk ga ik het programma vinden
• Hoe ga ik het evenement beleven
• Wat gebeurt er / wie komt er

Zorg dus voor een goed en gevarieerd programma aangepast aan je doelgroep en doelstelling en nodig eventueel een BN’er of andere artiest uit om het een en ander op te leuken.

Communicatiemiddelen

Nu is het tijd om de juiste media aan je event te koppelen. Gebruik hiervoor de juiste combinatie van marketing- en communicatie uitingen waarbij media wordt ingezet die aansluit op beide de doelgroep en ook op de boodschap die je op de toekomstige bezoekers wilt overbrengen. Voor het samenstellen van een goede combinatie kun je denken aan de volgende communicatiemiddelen:

Social media
Je kunt Social Media gebruiken om bijvoorbeeld naamsbekendheid van je event te creeren. Denk bij Social Media aan middelen zoals LinkedIn, Twitter en Facebook.

Een speciale eventwebsite
Een goed communicatiemiddel is om een speciale website op te zetten voor het event. Dit geeft het evenement een duidelijk gezicht en een plaats waar alle informatie gevonden kan worden, zoals bijvoorbeeld:

• Programma
• route informatie
• contact informatie
• registratieformulier
• achtergrond van eventuele sprekers

Een registratie formulier is heel handig omdat je hierdoor een idee krijgt hoeveel mensen je kunt verwachten. Vergeet ook niet om , al dan niet automatisch, een bevestiging van registratie te sturen. Dit geeft het gevoel dat er aandacht aan de registrant wordt besteedt en dat deze nodig is. Eventueel kun je een lokkertje gebruiken om mensen zich te laten registreren, bijvoorbeeld dat ze met hun registratiecode tijdens het event iets kunnen winnen.

Een vooraankondiging en uitnodiging
Je kunt bij dit communicatiemiddel kiezen voor een digitale uitnodiging/aankondiging of een uitnodiging per reguliere post. Voor dit communicatiemiddel is het wel nodig dat je een database met adressen hebt voor de doelgroep die je wilt aanschrijven. In het geval van een digitale mailing kun je een paar weken voor het event ook nog een reminder sturen.

Schakel de pers in
Mocht je een open doelgroep willen aanspreken voor het event kun je ook de pers hiervoor inzetten om aandacht te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een advertentie of kort artikel in een krant.

Evaluatie

Mocht je vaker evenementen interesseren is het handig om al dan op papier of digitaal je doelgroep tijdens of na het evenement een evaluatieformulier te laten invullen en te vragen of het evenement aan hun wensen voldeed of wat er verbeterd zou kunnen doen. Maak het formulier kort om niet teveel tijd te vragen van je publiek. Je kunt ook denken aan het geven van een klein presentje als dank voor het invullen van het formulier. Mensen zijn dan eerder geneigd een formulier in te vullen.