Communicatieplan maken

Professionele communicatie begint met een goed communicatieplan. Het Werkboek Communicatieplanning van Peter 't Lam geeft een duidelijk stappenplan weer om een communicatieplan te ontwikkelen. Hier een kort maar krachtige samenvatting van het boek om een communicatieplan te kunnen schrijven. Wanneer u alle stappen en vragen stap voor stap behandeld komt u tot een compleet communicatieplan. Hierbij hoeft u niet iedere vraag te beantwoorden wanneer deze voor uw vraagstuk niet van belang is. Let er echter wel op dat u bij iedere stap/hoofdstuk ook een inleiding schrijft.

Tijdens het maken van een communicatieplan kunt u het best gebruik maken van de volgende opbouw.

Opbouw

• Omslag of cover
• Titelpagina met kerngegevens
• Samenvatting
• Inhoudsopgave
• Inleiding
• Situatieschets
• Doelstellingen
• Doelgroep
• Boodschap
• Strategie / Tactiek
• Communicatiemiddelen / Keuze media
• Activiteitenplanning
• Begroting
• Literatuurlijst
• Bijlage

Omslag of cover

• Titel plus eventueel ondertitel en eventueel logo.
• Aard van rapportage (in dit geval: Communicatieplan)
• Eventueel naam en logo van opdrachtgever ( bij externe rapportage)
• Opdrachtnemer (bijvoorbeeld onderzoeksbureau, adviesbureau, project-ontwikkelaar)
• Plaats en datum van de verschijning van het rapport.
• Naam en functie van de auteurs

Titelpagina met kerngegevens

• Herhaling van de informatie op de omslag
• De opdrachtgever of de initiatiefnemer (met contactgegevens)
• Maker(s) van het rapport, onderzoeker/adviseur, projectteam met projectleider(met contactgegevens)
• Namen en functies van de leden van het begeleiding- of het klankbord -team.
• Belangrijke data van het project.
• Eventuele rechtsvorm van het project
• Eventuele samenwerkingspartners
• Eventuele informatie over copyright
• Eventuele opmerkingen over beperkte verspreiding, vertrouwelijkheid, geheimhouding

Samenvatting

Deze samenvatting is gemaakt voor bijv. de opdrachtgevers zodat deze het communicatieplan niet eerst helemaal door hoeft te bladeren om te kunnen kijken of hij/zij geïnteresseerd is.

• Aanleiding van het project en /of van de rapportage
• Doel van het project en/of de rapportage (inclusief probleemstelling/centrale vraagstelling)
• Aanpak in het kort
• Verantwoording (wat heeft het gekost aan geld, mensen en tijd)
• Belangrijkste conclusies en eventueel aanbevelingen van auteur(s) of het projectteam
• Beslispunten

Inhoudsopgave

• Zijn de hoofdstukken en (sub)paragrafen genummerd met decimale nummering (maximaal 3 niveaus)?
• Staat achter de hoofdstukken en (sub)paragrafen het nummer van de eerste pagina genoemd?
• Noem je ook de bijlagen en hebben deze een titel en zijn ze genummerd?
• Dekken de titels van de hoofdstukken, (sub)paragrafen en bijlagen de inhoud en zijn ze informatief?

Inleiding

• Aanleiding en belang van het project (achtergrondinformatie en situatie- of probleemschets)
• Centrale vraagstelling of opdrachtformulering
• Toegepaste werkwijze
• Uitgangspunten en randvoorwaarden
• Wat is dit voor soort rapport, voor wie is het geschreven en wat is het doel ervan?
• Wat is de eventuele relatie met andere rapporten?
• Wat kan de lezer van dit rapport verwachten? (korte opzet van het rapport)
• Wat is de status van het rapport? ( bijvoorbeeld concept, definitief, goedgekeurd)

Situatieschets

De te beantwoorden hoofdvraag: Binnen welk groter beleidskader wordt het plan opgesteld en welke interne en externe ontwikkelingen zijn voor het vraagstuk relevant?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk: Wie is de opdrachtgever en wat is de opdracht?

• Welke keuzes zijn er al gemaakt voordat men tot de opdracht kwam? Is er al ervaring opgedaan met een vergelijkbare opdracht? Is deze bruikbaar? (bijv. wanneer er al een keer onderzoek is gedaan naar effectiviteit media dan is het mogelijk deze informatie te gebruiken voor het communicatieplan.) Wat is de rede om tot de inzet van communicatie te komen?(bijv. een betere omgang intern, mensen op ideeën brengen, politieke winst behalen) Worden er naast het communicatieplan ook andere plannen opgesteld ten aanzien van hetzelfde vraagstuk en zo ja, wat moet de onderlinge afstemming van de plannen zijn? Wat is er bekend over het vraagstuk? Hoe speelt het vraagstuk binnen de organisatie ? Hoe speelt het vraagstuk binnen de samenleving?
• Wat zijn de randvoorwaarden? Denk aan tijd en geld. Wat zijn de missie en visie van de organisatie en hoe sluiten ze op het vraagstuk aan? Welke visie heeft de organisatie op communicatie?Wat zijn de sterke en zwakke punten van de organisatie? Wat zijn de voornaamste kansen en bedreigingen voor de organisatie?

Doelstellingen

De te beantwoorden hoofdvraag: Welke veranderingen wil men realiseren?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk:

• Welk einddoel wil de organisatie ten opzichte van het vraagstuk bereiken? Welke communicatiedoelen zijn geschikt om aan dat einddoel een bijdrage te leveren?
• In hoeverre zijn de communicatiedoelstellingen gerelateerd aan de missie / identiteit van de organisatie? In hoeverre zijn de communicatiedoelstellingen te formuleren in SMART – termen?( SMART = Specifiek, Meetbaar,Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) In hoeverre zijn de communicatiedoelstellingen gerelateerd aan houding en / of gedrag? In hoeverre zijn de communicatiedoelstellingen geformuleerd in termen van de doelgroep? Zijn er ook communicatiedoelstellingen gericht op veranderingen binnen de organisatie zelf?

Boodschap

De te beantwoorden hoofdvraag: Wat moet er in ieder geval bij de doelgroep blijven hangen?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk:

• Sluit de boodschap aan bij de identiteit en de doelstellingen van de organisatie?
• Is de boodschap begrijpelijk en acceptabel voor de doelgroep?
• Laat de boodschap zich goed vertalen in concrete communicatiemiddelen?

Strategie

De te beantwoorden vraag: Volgens welke aanpak wil men gaan communiceren?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk:

• Wie heeft het initiatief genomen om het probleem te stellen en daarover te communiceren, de doelgroep of wij als organisatie? Willen wij de informatie-uitwisselingen met de doelgroep direct of indirect laten verlopen?
• Sturen we aan op het verspreiden van boodschap of op het aangaan van contact over -en- weer?Opereren we open of gesloten? Houden we ons erg op de vlakte ( ‘ geen commentaar ‘ ) of houden we niets verborgen? Kiezen we voor een of meerdere doelen? En bij meerdere doelen: na of naast elkaar? Kiezen we voor een korte, krachtige campagne of voor communicatie over een langere periode? Kiezen we voor de inzet van een of meer middelen? En bij meerdere middelen: na of naast elkaar? Welke soorten middelen komen het meest in aanmerking?

Communicatiemiddelen

De te beantwoorden hoofdvraag: Met welke middelen wil men de aanpak vorm geven?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk:

• Welke ervaring en know – how bestaat er ten opzichte van de verschillende middelen?
• Welke middelen passen binnen het gestelde budget? Welke middelen passen bij de gestelde tijdsplanning? Welke middelen sluiten goed aan bij de gestelde doelen? Welke middelen sluiten goed aan bij de doelgroep? Welke middelen sluiten goed aan bij de over te brengen boodschap?
• Ligt het voor de hand te kiezen voor interpersoonlijke middelen, massamediale middelen of nieuwere methodes of een mix van deze drie?

U kunt bij het beantwoorden van deze vragen gebruik maken van een Doelgroep – middelen – matrix.

Activiteitenplanning

De te beantwoorden hoofdvraag: Wat moet op welk moment gaan gebeuren?

De te beantwoorden vragen voor dit hoofdstuk:

• Welke taken moeten ter voorbereiding van de communicatieactiviteit worden uitgevoerd?
• Welke taken zijn er tijdens de uitvoering van de communicatieactiviteit?
• Welke personen moeten wij welke taken/activiteiten worden ingeschakeld?
• Welke verantwoordelijkheden hebben de betrokken personen?
• Zijn er andere relevante taken of gebeurtenissen te voorzien die van invloed kunnen zijn op de activiteitenplanning?

U kunt de activiteitenplanning het best maken in de vorm van een tabel.

Begroting

De te beantwoorden hoofdvraag: Welke financiele middelen moeten worden ingezet?

De meeste plannen eindigen met een overzicht van de kosten. De volgende posten kunnen worden opgenomen:

• Personeel: het aantal medewerkers dat voor het plan wordt ingeschakelden de inhuur van externe deskundigen (adviseurs en specialisten)
• Materiaalkosten: ontwerp- en productiekosten (drukwerk, audiovisuele producten)en distributiekosten
• Mediakosten (advertentiekosten)
• Bureaukosten:kantoorwaren,verzendkosten,telefoon- en kopieerkosten
• Representatiekosten
• Overige kosten / diversen

Bij het maken van de begroting kunt u gebruik maken van een rekenmodel van Westreclame, dit is een handig hulpmiddel. www.westreclame.nl/external/rekenmodel-mediabudget

Literatuurlijst

• Houd je aan de regels. Voor een boek geldt: auteur(s), titel,druk,plaats, uitgever, jaar van uitgave, pagina’s of hoofdstuk. Voor een artikel geldt: auteur(s), datum van uitgave, titel van het artikel, naam van het tijdschrift, jaargang (onderstreept), pagina’s
• Alfabetische ordening
• Gaat het om een lijst van geraadpleegde literatuur of slechts om literatuur waarnaar je in de tekst verwijst?

Bijlagen

• Bevatten overzichten, tabellen ,tijdsplanningen, kostenraming etcetera
• Zijn genummerd en voorzien van een titel
• Zijn zelfstandig leesbaar
• De essentie of samenvatting van de bijlagen is in de hoofdtekst opgenomen