Tips voor schriftelijk rapporteren

Als ik kijk naar mijn eigen (toekomstige) functie, in de rol van bijvoorbeeld een Security Officer, zal het vaak voorkomen dat er een rapport moet worden opgesteld voor de opdrachtgever. Deze opdrachtgevers zullen voornamelijk managers, hoofd van een afdeling, of het raad van bestuur zijn. Maar hoe moet een dergelijk advies rapport er eigenlijk uitzien? Hieronder volgen een aantal tips.

De doelgroep

Denk altijd goed na over het doel en de doelgroep. Wat wil je duidelijk maken en voor wie? Pas ook je taalgebruik aan, aan de doelgroep. Vakjargon gebruiken is over het algemeen af te raden. Praat dus in 'Jip en Janneke taal' als het gaat om vakjargon.

Standaard opmaak van een rapport

Er zijn standaardregels voor de opmaak van rapportages. In een dergelijk (advies)rapport, zouden onderstaande punten terug moeten komen. In de volgorde zoals onderstaand.

Titelpagina (en omslag)

Op de titelpagina komt de naam van het project, de datum en het versienummer van het document. Eventueel kunnen ook de auteurs worden vernoemd op de titelpagina.

Voorwoord

In het voorwoord wordt altijd gesproken in de ik/wij vorm. In dit voorwoord kan een mening of voorkeur worden geuit. Tevens kunnen er dankbetuigingen worden gedaan aan (speciale) personen. Het is van belang dat de plaats, datum en naam van de auteur(s) onderaan de tekst komt.

Inhoudsopgave

In de inhoudsopgave komen alle hoofdstukken van het document te staan, met het daarbij behorende paginanummer. Eventuele bijlagen moeten ook in de inhoudsopgave worden vermeld. De inhoudsopgave is voor de lezer zeer belangrijk. Op deze manier kan de lezer in een paar seconden zien waar een document over gaat.

Inleiding

De inleiding is altijd het eerste hoofdstuk van het rapport. In de inleiding vertel je de aanleiding van het opstellen van het rapport en geef je aan wat de doelstelling is van het rapport. Tevens doe je een structuurbeschrijving. Hierin vertel je in het kort waar elk hoofdstuk over gaat.

Management samenvatting

De management samenvatting is een pagina die direct na de inleiding komt. In een management samenvatting wordt samengevat wat de resultaten en conclusies zijn van het onderzoek. Een opdrachtgever heeft vaak geen zin en/of tijd om een heel document door te lezen, voordat hij of zij kan lezen wat de uitkomsten zijn van een onderzoek. Het is dus raadzaam om deze management samenvatting al vroeg in het document te laten terugkomen.

Kern van het rapport

Ieder hoofdstuk bevat een inleiding tot het onderwerp van het hoofdstuk (één of enkele alinea’s). Een hoofdstuk kan afsluiten met een conclusie of samenvatting. In de kern van het rapport kunnen onderzoeksresultaten worden vermeld. Hierin kan worden verwezen naar eventuele bijlagen. Het is van belang de titel van de bijlage wordt genoemd, met het bijbehorende paginanummer. Let ook op dat de indeling in hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen overeen komt met de inhoudsopgave.

Conclusie en advies

In dit hoofdstuk worden de conclusies en adviezen beschreven. Dit kunnen ook resultaten zijn. Dit is afhankelijk van wat voor soort rapport het is.

Bijlagen

Bijlagen komen altijd helemaal achteraan in het document. Bijlagen zijn voorzien van titel en paginanummer. Bijlagen kunnen eventueel ook apart worden meegeleverd en dus niet in het document bijgevoegd zijn. Geef dit wel duidelijk aan bij de opdrachtgever.

TIPS voor goed rapporteren

• Goede inhoudsopgave
• (Heldere samenvatting voorin het rapport)
• Duidelijke hoofdstuk- en paragrafenstructuur
• Goede alineastructuur: één onderwerp per alinea en het belangrijkste in de eerste zin
• Puntsgewijze opsomming
• Goede verwijzing naar de bijlagen
• Helder taalgebruik:
• Geen type- en spelfouten (corrector)
• Zakelijk taalgebruik (opdrachtgever)
• Korte zinnen
• Begrijpelijke woorden (opdrachtgever)
• Weinig jargon (=vaktaal)