Standaardisatie, functioneel of dooddoener?

Het standaardiseren van processen is een veelgehoorde term, maar ook een term met een lading. Het werken volgens standaarden impliceert dat men werkt volgens een keurslijf, eigen interpretatie en werkwijzen is wellicht niet meer gewenst. Standaardisatie, werkt het functioneel of is het de dooddoener voor menselijke interpretaties van processen?

Wat is standaardisatie

Wikipedia definieert standaardisatie als ‘Het opleggen van een bepaalde norm of standaard voor het ontwerp, de constructie, het testen of gebruiken van een product of proces en beschrijft hierbij de volgende voor- en nadelen:

Voordelen standaardisatie:

• producten of diensten worden uitwisselbaar, wat een schaalvoordeel tot gevolg kan hebben;
• de verdeling van arbeid kan efficiënter plaatsvinden;
• methoden en resultaten kunnen onderling vergeleken worden;
• een afname van het aantal fouten tijdens een proces.

Nadelen standaardisatie:

• Kan ten koste gaan van flexibiliteit en dat de keuzemogelijkheden afnemen.
• Daarnaast kan een te grote nadruk op standaardisatie voorbijgaan aan de ervaring, inzicht, kennis en kunde van de individuele werknemers

(bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Standaardisatie)

In vele thuissituaties vinden wellicht onbewust ook vele routines plaats die vallen onder standaardisatie (ritme voor naar het werk gaan bv). Deze standaarden ondersteunen mensen om niets te vergeten en niet na te denken over simpele dingen die niet veel aandacht nodig hebben.

Variatie

Variabiliteit zorgt voor instabiliteit in het proces en kan gedefinieerd worden als ‘alles in het proces dat niet normaal en / of voorspelbaar is’. Het elimineren van variatie is één van de voorwaarden om te komen tot standaardisatie. Wanneer processen gestandaardiseerd zijn, is er minder sprake van variatie omdat regels en procedures gevolgd worden. Uitkomsten van processen worden daardoor voorspelbaar. Volgens Jeffrey Liker (auteur van het boek ‘the Toyota Way’, 2004) is het onmogelijk processen te verbeteren voordat deze gestandaardiseerd is. In theorie bestaat variatie uit twee soorten:

• Natuurlijke variatie: Flow (klanten arriveren willekeurig op een dag met verschillende vragen) en professionele variatie (iedere professional heeft zijn of haar eigen manier van handelen).
• Kunstmatige variatie: Alle variatie in het proces toegevoegd door menselijke beslissingen (bijvoorbeeld het zelf inrichten van planningen).

Zingeving van standaardisatie

Om te komen tot gestandaardiseerde processen is het doel de kunstmatige variatie te elimineren. Echter de menselijke variant bij het standaardiseren van processen is essentieel. Een perfect gestroomlijnd proces kan bestaan op papier, maar voor het implementeren zijn mensen nodig. Het begrijpen van ‘de waarom’ is kritisch in het betrekken van medewerkers om processen te verbeteren. Ofwel, de zingeving achter gestandaardiseerde processen maakt standaardisatie functioneel, niet het standaardiseren op zichzelf.

Lees verder

• Lean in de zorg, past dat wel
• 8 vormen van waste, Lean management
• U vraagt wij draaien; ‘Pull’ werken in de gezondheidszorg