Slechtnieuwsgesprek voeren

De meeste mensen hebben een hekel aan het brengen van slecht nieuws. Ze vermijden het, stellen het uit of vertellen een deel van de waarheid. De boodschapper voelt zich schuldig om wat hij de ander aandoet. Of hij raakt “besmet” met de emoties van de ander. Daarnaast wordt de brenger van slecht nieuws soms geassocieerd met de boodschap. Het is niet eenvoudig om een slechtnieuwsgesprek te voeren. Technieken om een slechtnieuwsgesprek te voeren, worden in dit artikel besproken.

Slechtnieuwsgesprek voeren: wat je NIET moet doen

Slecht nieuws vermijden
Je kunt een slechtnieuwsgesprek vermijden door het uit te stellen of te “vergeten”. Zo kan de directie het personeel in de krant laten lezen dat er een massa-ontslag aan zit te komen. Maar ook tijdens het gesprek kan de boodschapper om de boodschap heen draaien, door op een informele manier het gesprek te beginnen.

Hang yourself
Veel managers passen bewust of onbewust de “hang yourself” tactiek toe. Zij stellen suggestieve vragen, zodat de ontvanger zelf de conclusie trekt. Hij steekt zelf zijn hoofd in de strop.

Druppelmethode
Met de druppelmethode wordt het slechte nieuws in kleine porties gebracht. Dit is ook een onjuiste techniek.

Pil vergulden
Pil vergulden is woorden gebruiken die de boodschap verzachten, door het slechte nieuws als “redelijk” voor te stellen. Het slechte nieuws lijkt zo minder erg voor de ontvanger. Zoals “u hebt kwaliteiten die u buiten ons bedrijf beter kunt benutten”. ‘Compenseren” is een andere methode, bijvoorbeeld in de vorm van een ontslagvergoeding.

Voorbereiding slechtnieuwsgesprek

Hoe moet het dan wel? Het begint al met een goede voorbereiding. Bereid je voor op de vragen die de werknemer mogelijk gaat stellen. Kies een geschikte locatie en zorg ervoor dat er voldoende tijd is om het gesprek te voeren.

Slechtnieuwsgesprek voeren

Breng slecht nieuws zo snel en duidelijk mogelijk, na een korte aankondiging. Laat merken dat er zwaar weer op komst is en stel de negatieve conclusies niet uit. Vermijd het onderwerp niet, door eerst over informele zaken te praten, maar kom direct terzake.

Reactie van de werknemer
De reactie van de werknemer kan heel emotioneel zijn. Volg de ander in zijn reactie: stilte, ontkenning, woede of wanhoop. Dat wil niet zeggen dat je op dezelfde manier reageert. Besteed de tijd aan actief luisteren naar de gevoelens van de ander. Geef alleen een toelichting als de ander daar naar vraagt.

Probleem oplossen
Hoe worden de zaken afgehandeld? Vaak is de ontvanger te emotioneel en geschokt om hierop in te gaan. Plan dan een vervolggesprek in, want problemen kunnen pas worden opgelost als de ontvanger daaraan toe is.