Het schrijven van een adviesrapport

Wanneer een schrijver over zijn onderwerp wil adviseren, betoogt hij bijvoorbeeld dat bepaalde maatregelen moeten worden genomen om bepaald beleid te verbe¬teren. De hoofdvraag is dan adviserend en luidt: 'Wat moet er worden gedaan om beleid X met doel Y verbeteren?'. Bij adviserende hoofdvragen beoogt de schrijver zijn lezers ervan te overtuigen dat zijn advies, oplossing of voorstel juist is en overgenomen moet worden. Het verschil tussen beoordelende en adviserende teksten is dat in beoordelende teksten betoogd wordt hoe iets gewaardeerd of beoordeeld moet worden; in adviserende teksten wordt betoogd wat er aan iets moet worden gedaan: ‘Moet X gebeuren? (Of iets anders?)’.

Presentatie van de hoofdvraag

Adviserende centrale vragen kunnen aan de lezer duidelijk worden gemaakt met formuleringen als bijvoorbeeld: 'in dit rapport wordt een advies gegeven over X', '..wordt aangegeven hoe X gewijzigd/verbeterd/aangepast/uitgebreid moet worden' of '..wordt betoogd dat X dient te gebeuren'. Ook mogelijk: 'in dit rapport wordt onderzocht of X afgeschaft (of ingevoerd) moet worden'.

Om de hoofdvraag goed duidelijk te maken, is het ook nodig bij de presentatie ervan in de inleiding van het rapport enige toelichting op te nemen, bijvoorbeeld over de bedoelde betekenis van gebruikte begrip¬pen en over het bereik van de hoofdvraag. Het is meestal niet goed mogelijk om in één formulering de hoofdvraag volledig duidelijk te maken. Wie een rapport schrijft waarin de ‘Koninklijke weg bij toetsbeleid’ wordt beoordeeld, moet uitleggen wat hij verstaat onder deze termen. Het lijkt ook voor de hand te liggen om wat historische en contextuele informatie te geven, waaruit blijkt waarom deze aanpak onderwerp van onderzoek is.

Opbouw van adviserende scripties

Adviserende rapporten zijn erop gericht een voorstel te doen voor verbetering of aanpassing van iets, bijvoorbeeld een bepaalde theorie, benadering of procedure of juist een voorstel om iets vooral niet te doen. Ook is het mogelijk dat de schrijver in een adviserend rapport voor een bepaalde oplossing van een probleem pleit. Men zegt wel dat adviserende teksten een probleemoplossend karakter hebben.

De kern van een adviserend rapport wordt gevormd door het uiteindelijke voorstel in de afsluiting en de onderbouwing van het voorstel in de vorm van argumentatie in eerdere hoofd-stukken of paragrafen. De afsluiting en de hoofdstukken of paragrafen met de argumenten hebben een betogend karakter.

Om in een adviserend rapport een goed en overtuigend voorstel te kunnen doen, is het meestal nodig de argumentatie en het voorstel vooraf te laten gaan door andere tekstonderdelen. Het is nodig eerst een goede, neutrale en representatieve beschrijving te geven van datgene waarover later iets wordt voorgesteld. Naast het geven van een goede beschrijving is in een adviserende tekst meestal ook vereist dat duidelijk is welke verklaring geldt voor het onderwerp. Het is vaak passend de oorzaken te behandelen in combinatie met de beschrijving. Ten slotte is het in adviserende rapporten noodzakelijk ook een beoordeling te geven van het onderwerp, voorafgaand aan de argumentatie en het uiteindelijke advies. Om bijvoorbeeld iets te kunnen adviseren over de behandeling van psychiatrische patiënten, moet eerst zijn vastgesteld dat de huidige regeling hiervoor problematisch is, in welke opzichten die regeling problemen oplevert en hoe ernstig die problemen zijn. Anders heeft het weinig zin een advies te geven: het moet wel duidelijk zijn welke reden er is om een wijziging in de huidige situatie aan te brengen.

Soms is algemeen bekend of door anderen voldoende beargumenteerd hoe iets moet worden beoordeeld: men weet dat de situatie problematisch is en hoe ernstig de problemen zijn. In zo'n geval kan de schrijver volstaan met een informerend tekstonderdeel waarin hij het oordeel over het onderwerp kort behandelt en uitlegt waarop het oordeel is gebaseerd. Soms is de lezers van een adviserend rapport echter niet al duidelijk wat het oordeel over het onderwerp moet zijn. De schrijver dient dan in een apart tekstgedeelte een beoordeling van het onderwerp te geven met behulp van argumenten. Een tweede beoordelend tekstonderdeel dat vaak niet kan ontbreken in adviserende teksten is een beoordeling van mogelijke oplossingen van het behandelde probleem: de schrijver bespreekt de verschillende oplossingen en geeft een oordeel op basis van de voor- en nadelen. Wie betoogt dat het voor het geweld op straat de beste oplossing is om de prijzen van alcoholische drankjes te verdubbelen, moet aantonen dat andere mogelijke oplossingen minder goed zijn.

Niet in alle adviserende teksten is het nodig op verschillende oplossingen in te gaan. Soms leidt de inhoud van de beschrijving, de verklaring en de beoordeling van het onderwerp automatisch tot één bepaalde oplossing. Als er echt maar één oplossing denkbaar is voor een probleem, dan hoeft natuurlijk niet kunstmatig te worden gezocht naar andere oplossingen. Het is echter wel essentieel dat in zo'n geval voldoende is aangetoond dat er ook echt maar één oplossing is.

In de tekstonderdelen van adviserende teksten kunnen samengevat alle tekstdoelen voorkomen: het geven van een advies is het hoofddoel, het geven van een beschrijving, verklaring en beoordeling zijn subdoelen in het kader van het hoofddoel. Het geven van een goede beschrijving is altijd noodzakelijk, het geven van een verklaring en beoordeling meestal ook, maar hier kan soms met heel weinig informatie worden volstaan. Het advies kan natuurlijk nooit ontbreken. Dit resulteert in het volgende standaardschema voor adviserende rapporten:

Standaardtekstschema voor een adviserend rapport

Hoofdvraag: Moet Y worden gedaan om probleem X op te lossen, of Z?

1. Beschrijving van X (informerend)
2. Verklaring van X (informerend)
3. Oordeel over X (informerend/betogend)
4. Inventarisatie van oplossingen, Y en Z (informerend)
5. Beoordeling van oplossingen, Y en Z (beto¬gend)
6. Advies: Y of Z (betogend)

Vaak zal een schrijver niet al deze onderdelen hoeven te behandelen of zal hij bij een tekstonderdeel kunnen vol¬staan met enkele opmerkingen. Soms ook zal hij onderdelen beter kunnen combineren tot één geheel: bijvoorbeeld een combinatie van beschrijving, oordeel en verklaring in één hoofdstuk (1, 2 en 3). De schrijver moet het van het geval af laten hangen in hoeverre hij het standaardschema volgt. Het tekstschema dat hij opstelt moet resulteren in een logische opbouw om tot een antwoord op zijn hoofdvraag te komen: dit moet het criterium zijn bij het opstellen van een tekstschema. (Het kan om deze reden soms adequaat zijn van het standaardschema af te wijken en voor een andere, logische indeling te kiezen.)

Het schrijven van een adviserend rapport is een lastige taak. Dat komt omdat bij het beantwoorden van een adviserende hoofdvraag veel komt kijken. Niet alleen moet meestal een goede beschrijving en beoordeling worden gegeven, de schrijver heeft ook nog eens de taak tot een goed advies te komen. Het advies moet doordacht zijn, goed onderbouwd en onderzocht op voors en tegens. Het moet ook concreet zijn en uitvoerbaar.