Virtual Management

Steeds meer en meer moeten professionals die elkaar niet kennen vanuit diverse locaties nationaal of internationaal met elkaar samenwerken. En er moet leiding gegeven worden aan deze professionals. Leidinggeven aan professionals? Daarvan zegt prof. Weggeman ‘Niet doen’. Maar leidinggeven aan deze professionals, die op afstand met elkaar samenwerken en aan de werkzaamheden die ze samen uitvoeren, is zoals in elke organisatie een must om de doelen te realiseren.

Virtual management

‘Virtueel’ of ‘virtual’ betekent 'niet lijfelijk in dezelfde omgeving aanwezig, maar toch aanwezig'. Er is sprake van ‘virtueel werken’ als de mensen die op diverse locaties samenwerken, gebruik maken van moderne technologie om te communiceren en tot resultaten te komen. En van ‘virtual management’ is er sprake als leiding moet worden gegeven aan deze professionals zonder hen lijfelijk te ontmoeten. De normale taken van management zoals coachen, innoveren, bemiddelen, produceren, aansturen, coördineren, controleren en stimuleren, moeten bij virtual management nu op afstand plaatsvinden met moderne technologie zoals ook bij het virtueel werken gebeurt.
En virtueel werken en leiding geven daaraan komen nu heel vaak voor. Er zijn bijvoorbeeld wisselende ontwerpteams waarvan de leden elkaar nog nooit lijfelijk ontmoet hebben, maar toch diverse producten samen hebben ontworpen. Wetenschappers doen nu gezamenlijk onderzoek zonder dat ze elkaar gezien hebben. Veel studenten die op buitenlandse stage gaan, worden begeleid zonder dat ze met hun begeleider ‘face to face’ contact hebben gedurende de begeleiding als ze in het buitenland zitten. Een opdrachtgever kan een woning laten bouwen in een ander land zonder dat hij daar zelf aanwezig is, hij kan wel het proces goed aansturen door o.a. gebruik te maken van moderne technologie.
En de mogelijkheden die de moderne technologie nu biedt en de kostenbesparing daarbij maken het ‘virtueel samenwerken’ aantrekkelijker, hoewel het in sommige situaties wenselijk is dat mensen elkaar recht in de ogen kijken en gebruik kunnen maken van non-verbale communicatie die zo belangrijk is bij ‘face to face’ samenwerken en managen of leidinggeven.

Doelgroepen virtueel management

Enige doelgroepen waarop virtueel werken en virtueel management van toepassing zijn, zijn o.a.:

• Multinational Enterprises (MNE’s): Dit zijn bedrijven die in diverse landen vestigingen hebben, bijvoorbeeld een hoofdkantoor in Nederland met verschillende vestigingen in andere landen. Een voorbeeld is Philips met vestigingen in o.a. Duitsland, Oostenrijk, Argentinië, Brazilië. Werknemers op de diverse locaties zullen met elkaar moeten samenwerken, bijvoorbeeld om gegevens uit te wisselen of bepaalde producten voort te brengen.
• Bedrijven met diverse nationale vestigingen: Philips kan ook gezien worden als een bedrijf met diverse nationale vestigingen zoals in Eindhoven, Best, Breda, Maarheeze en Uden, die contact met elkaar of met het hoofdkantoor moeten onderhouden of moeten samenwerken.
• Studenten op buitenlandse stages: Stagiairs in het buitenland zullen contact moeten onderhouden met hun begeleiders van de school of universiteit en moeten communiceren zonder dat ze elkaar ‘face to face’ treffen.
• Wetenschappers: Veel wetenschappers van universiteiten en laboratoria kunnen door de moderne technologie met elkaar samenwerken zonder dat ze elkaar ontmoeten hebben.
• Zelfstandige professionals: Een opdrachtgever kan een opdracht verstrekken aan een professional die andere zelfstandige professionals gaat zoeken om de opdracht uit te voeren, bijvoorbeeld het ontwerpen van een nieuwe schoen. De opdracht wordt bijvoorbeeld gegeven aan een Italiaanse ontwerper die schoen ontwerpt, ter goedkeuring legt aan de opdrachtgever, waarna in China de opdracht wordt gegeven de schoen te produceren en van een verpakking te voorzien. Aan een webdesigner wordt de opdracht gegeven een website te bouwen voor het verkopen van die schoen, een fotograaf maakt foto’s voor de website, een tekstschrijver verzint de tekst erbij en via de webshop van de website kunnen mensen hun bestelling plaatsen. Dit alles zonder dat een van deze personen elkaar lijfelijk ontmoet hebben. Ze moeten wel met elkaar communiceren en hun activiteiten moeten gecoördineerd worden.

Instrumenten bij virtual management

Enkele instrumenten die belangrijk zijn bij ‘virtueel werken’ en ‘virtual management’:

• Telefoon/fax: Dit zijn de traditionele communicatiemiddelen die nog steeds gebruikt worden.
• Digitale bestanden: Digitale bestanden zoals digitale foto’s, tekst (sms) zijn makkelijk te verzenden en te bewerken in rapporten en producten. Ook PDF-files kunnen als digitale bestanden worden gezien.
• Internet: Het internet biedt legio aan mogelijkheden voor e-mailberichten en ‘chat’-verkeer om snel contacten te leggen. Waar normale post dagen duurde, is een email of een ‘chat-sessie in seconden gerealiseerd.
• Digitale presentaties: Tegenwoordig kunnen presentaties worden gegeven via het internet en kunnen meer mensen op diverse locaties de presentatie volgen.
• Skype/videoconferencing: Een internetmedium als Skype biedt de mogelijkheid om met individuen of groepen te overleggen en te vergaderen waarbij meerdere deelnemers kunnen participeren.

Virtueel managen is niet zonder problemen omdat de nieuwe technologie steken kan laten vallen: telefoonnetwerken functioneren bijvoorbeeld niet altijd, servers vallen bijvoorbeeld uit en een communicatieplatform als Skype kan om technische redenen ook uitvallen. En vaak heeft men snelle verbindingen nodig als men gegevens wilt up- of downloaden en die zijn niet overal beschikbaar. Het vereist ook dat iedereen die participeert op de hoogte is van de werking van de technologie. Maar daarnaast kunnen mensen die de oude manier van werken en management gewend zijn, vasthouden aan die gewoonten waardoor het samenwerken lastig gaat. 'Face to face' management en samenwerken geven problemen en dat zal niet anders zijn bij virtueel samenwerken en managen in een virtuele organisatie. En nog meer zelfs omdat de mogelijkheden nog moeten worden uitgezocht en er steeds nieuwe bij komen. Een voordeel van het virtueel samenwerken en managen kan zijn dat men zich alleen concentreert op de output van de ander en niet op zijn voorkomen, waardoor de samenwerking veel objectiever en zakelijker wordt en sneller tot resultaten kan leiden. Voor het managen van professionals, ook zij die virtueel werken, kan het boek van Weggeman 'Leidinggeven aan professionals? Niet doen' worden gelezen om te weten hoe men tot resultaten kan komen met professionals, ondanks zijn eigen advies dat niet te doen.