Projectmanagement bij buitenlandse stages

Stagiairs die bij een buitenlandse stage zelf projecten moeten aansturen, moeten kennis hebben van projectmanagementmethoden, projectmanagementtechnieken en beschikken over projectmanagementvaardigheden, willen ze hun stage tot een succes maken. Naast alle voorbereidingen die ze treffen, zou een training in projectmanagement onderdeel van hun pakket aan voorbereiding moeten zijn.

Managen van projecten bij buitenlandse stages

Veel studenten die stage lopen in het buitenland komen vaak in een professionele organisatie onder een deskundige manager te werken. Wanneer dat het geval is, wordt de stagiair goed aangestuurd, gecoacht en begeleid. Maar er zijn genoeg situaties waarbij bij een buitenlandse stage de situatie anders is en studenten het project zelf moeten managen om tot een goed en blijvend resultaat te komen.

Oorzaak

De oorzaak waardoor studenten bij een buitenlandse stage zelf het management van het project in handen nemen of krijgen, kan liggen in het feit dat de projecteigenaren waarvoor het project wordt uitgevoerd niet deskundig genoeg zijn. Ze hebben niet de kennis om het project zelf uit te voeren en aan te sturen. Ook kan het voorkomen dat de projecteigenaren wel deskundig zijn maar niet mondig genoeg zijn, waardoor het project bij hen vandaan wordt weggetrokken door mondige stagiairs. Een derde oorzaak kan zijn dat wanneer er meerdere stagiairs uit Nederland binnen hetzelfde project zitten, ze meer met elkaar gaan samenwerken en zo ongewild en onbedoeld het project wegtrekken bij de projecteigenaren of hen uitsluit. Want men snapt elkaar beter, communiceert mondeling en schriftelijk vlotter met elkaar of men woont soms zelfs onder hetzelfde dak en kan daardoor makkelijker bij elkaar binnen stappen om lopende zaken in een informelere sfeer met elkaar te bespreken.

Het gevaar dat ontstaat is dat wanneer de stagiairs weer vetrokken zijn, er verder niets gebeurt met het project, want het is niet het project van de mensen die achter zijn gebleven, de eigenlijke projecteigenaren, en bovendien hebben ze misschien de kennis niet, omdat het ook niet aan hen is overgedragen. Dit is een van de grootste valkuilen bij projecten van stagiairs in het buitenland waarbij ze zelf het project moeten trekken: het project zien als een technische aangelegenheid, uitvoeren en wegwezen, terug naar Nederland en het cijfer binnenhalen. Dit is jammer want het zou veel beter kunnen, de projecten zouden veel duurzamer zijn en iedereen veel meer opleveren als gekozen was voor betrokkenheid van de eigenlijke projecteigenaren.

Projectmanagement in handen van stagiairs

Hoe moet een project uitgevoerd worden als het projectmanagement in de handen van de stagiair terecht komt en de projecteigenaren niet de stagiair is? Het uitgangpunt moet zijn dan de projecteigenaren vanaf het begin bij het project betrokken zijn. Ze moeten bepaalde verantwoordelijkheden krijgen en bij belangrijke beslismomenten moeten ze erbij betrokken worden of zelfs het voortouw nemen. Overdracht van kennis over werkprocessen, van de documentatie en van het project (resultaat) zelf is een belangrijke voorwaarde.

Welke projectmanagementmethode kan men gebruiken? Er zijn diverse methoden zoals de watervalmethode die vooral uitgaat van een lineaire benadering (strikte fasering), de incrementele methode waarbij gewerkt wordt met prototyping, de Critital Chain methode waarin vooral rekening wordt gehouden met onzekerheden en de benadering van het projectmatig creëren waarin vooral creativiteit wordt gebruikt en het uitvoeren van projecten wordt gezien als het managen van chaos. Een voorbeeld van een veel gebruikte projectmanagementmethode is Prince2 en staat voor Project In Controlled Environment. Deze methode heeft een proces- en productgerichte benadering waardoor men beter tot resultaten komt. Ook houdt het rekening met de tekortkoming in de andere methoden waardoor het als algemene projectmanagement methode te gebruiken is. Daarom zullen hieronder enkele belangrijke aspecten van Prince2 beschreven worden. Er kunnen andere methoden gebruikt worden. Men kan ook kijken naar goed uitgevoerde projecten ongeacht via welke methode die projecten zijn uitgevoerd en daarvan leren.

Prince2

De methode Prince2 gaat uit van een aantal faseringen (7), van een aantal principes (7) en een aantal thema’s (7).

De 7 fases volgens Prince2

1. Starting Up a Project (SU): Hier wordt onderzocht of het project haalbaar en zinvol is. Ook al is de opdracht in Nederland goed doorgesproken, het is belangrijk om in deze fase in het land of locatie van uitvoering de haalbaarheid vast te stellen door met de projecteigenaren de zaken nog door te nemen.
2. Initiating a Project (IP): Dit is het begin van het project waarbij doelenstellingen, resultaten, activiteiten en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Vanaf het begin van het project moeten de projecteigenaren hierbij betrokken worden.
3. Directing a Project (DP): In deze fase wordt de stuurgroep aangesteld die zal moeten zorgen voor de aansturing van de diverse projectonderdelen tot aan het eind van het project. Het projectteam of de diverse projectteams rapporteren aan de stuurgroep. Zowel in de projectteams als in de stuurgroep moeten de projecteigenaren vertegenwoordigd zijn.
4. Controlling a Stage (CS): In deze fase vindt de daadwerkelijke aansturing plaats van de middelen (tijd, geld, personeel, informatie), gelet op de uitvoering van taken en bevoegdheden en de tussentijdse resultaten.
5. Managing a Stage Boundary (SB): Het projectteam moet de stuurgroep van voldoende informatie voorzien over de uitvoering en over de resultaten.
6. Managing a Product Delivery (MP): De stuurgroepmanager en de projectgroep manager stemmen hierbij af of de geleverde producten aan de gestelde eisen voldoen.
7. Closing a Project (CP): Dit is de eindfase van het project waarbij wordt gekeken of de eindresultaten en doelen dusdanig zijn dat het project geaccepteerd wordt door de opdrachtgever.

Een probleem waardoor projecten niet duurzaam zijn, is dat naast de betrokkenheid er geen onderhoudsplan is. Ook het onderhoudsplan moet samen met de projecteigenaren worden opgesteld voorzien van de benodigde financiële middelen. Wat verder belangrijk is bij Prince2 zijn de principes en de thema's.

De 7 principes van Prince2

Prince2 is gebaseerd op de volgende 7 principes:

• Blijvende valide redenen voor het project: Gedurende het project moet steeds worden nagegaan of het project een rechtvaardiging heeft om voortgezet te worden. Als dat niet het geval is moet het project stoppen.
• Leren van ervaringen: Reflectie en zelfreflectie, het in de gaten houden van leerpunten en wat beter kan, vormen een belangrijk onderdeel van het project.
• Duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden: Voor ieder projectlid of projectonderdeel moet duidelijk zijn wat de taken zijn. Dit moet steeds in de gaten gehouden worden.
• Managen per fase: Een project is verdeeld in een aantal fasen (7) en de uitvoering vindt volgtijdelijk plaats, bijvoorbeeld fase 1 met de afgesproken resultaten moet afgesloten worden voordat aan fase 2 wordt begonnen.
• Management by exception: De verantwoordelijkheden zijn gedelegeerd en alleen bij overschrijding daarvan wordt ingegrepen door de stuurgroep of manager. Projectleden en projectorganisatieonderdelen weten precies wat ze moeten doen.
• Productgericht: Er moeten duidelijk te leveren producten worden gedefinieerd met de daarbij behorende verantwoordelijkheden.
• Aanpassing aan de projectomgeving: Er moet rekening gehouden worden in welke omgeving het project wordt uitgevoerd: is het innovatief, risicovol, met mensen die gewend zijn te rapporteren? Is het een klein of groot project, in welke omgeving?

De 7 thema’s volgens Prince2

Naast de fasering, de principes heeft Prince2 nog een aantal thema's:

• Business Case: Steeds moet worden nagedaan waarom het project moet worden uitgevoerd, waarom bepaalde producten geleverd moeten worden en wat het nut is van het project en de producten.
• Organisatie: Hierbij gaat het om wie wat moet doen in het project. Wie moet waarvoor verantwoording dragen? De belangen van zowel de leveranciers, de organisatie en de gebruikers moeten steeds bewaakt worden door de stuurgroep en in die stuurgroep moeten alle belanghebbenden vertegenwoordig zijn.
• Plannen: Er wordt gewerkt op basis van plannen en die plannen moeten als nodig is worden bijgesteld op basis van de procesgang.
• Voortgang: In de fasering moet er voortdurende voortgang zitten naar het einde van het project. Wordt vooruitgang geboekt in het project?
• Risico’s: Er moet duidelijk zijn welke risico’s het project loopt en hoe hiermee moet worden omgegaan.
• Kwaliteit: De producten moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen die van te voren zijn gedefinieerd en kunnen worden bijgesteld.
• Bijstelling: Gedurende het project zullen veranderingen nodig zijn en die beslissingen zullen genomen moeten worden en van te voren moet afgesproken zijn wie diegene is die toestemming daartoe verleent.

Betrokkenheid als succesfactor

Bij alle onderdelen: de fasering, het hanteren van de thema’s en de toepassing van de principes moeten de projecteigenaren betrokken worden. Dit biedt garanties voor een beter projectresultaat en voor de duurzaamheid daarvan. Prince2 is een algemene projectbenadering voor de projectmanagement die de projectmanager de kans biedt zijn gereedschappenkist te vullen met technieken en tools uit andere methoden. Bij bepaalde projecten in bepaalde sectoren zoals wegenbouw en bouwkunde zal men andere tools gebruiken dan bij webdesign. Kleine projecten zullen andere eisen hebben dan grote projecten.

Maar ongeacht welke projectmanagementmethode, stagiairs moeten voordat ze naar het buitenland vertrekken voldoende achtergrond hebben in projectmanagement. Studenten die van plan zijn op stage te gaan in het buitenland zouden zeker in Nederland kennis moeten nemen van projectmanagement of ervaring daarin opdoen, vooral als ze zelf projecten moeten of willen gaan managen. Het zal een betere basis geven voor succes en ook leiden tot een veel leerzamer periode in het buitenland.