Tips voor het binnen budget opleveren van een project

Één van de grootste uitdagingen waar een project manager mee te maken krijgt is om het project op te leveren binnen het gestelde budget. Door het project op te leveren zonder het budget te overschrijden zorgt ervoor dat de organisatie het bespaarde geld kan gebruiken voor andere projecten. Echter blijkt het maar al te vaak dat dit geen gemakkelijke taak is. Daarom wordt via deze weg een aantal tips toegelicht die kunnen helpen bij het binnen het budget opleveren van een project. Hier zijn een aantal tips voor het opleveren van uw project binnen het gestelde budget:

Tip 1: Onderzoek en evalueer het oorspronkelijke begrotingsvoorstel

Op het moment dat u een project krijgt toegewezen is het verstandig om genoeg tijd te spenderen aan het onderzoeken, evalueren en herzien van het oorspronkelijke begrotingsvoorstel. Maak inzichtelijk hoe groot het budget is en of het voldoende is om het type opdracht met een goed resultaat te kunnen voltooien. Bij dit onderzoek is het van belang om te kijken naar de omvang en complexiteit van het totale project zodat u kunt nagaan of de begroting wel voldoende is of niet.

Praat met de opdrachtgever / uw baas indien blijkt dat de kosten voor het project hoger komen uit te vallen dan het beschikbaar gestelde budget. Hierbij is het van belang om heel duidelijk aan te geven waarom het oorspronkelijke budget niet voldoende is en hoeveel meer geld er nodig is om de kosten te kunnen dekken. Verhoging van het budget zal helpen om in een vroeg stadium budgettaire problemen op te lossen en/of te voorkomen.

Tip 2: Creëer een plan

Maak een plan met betrekking tot hoe u het beschikbare budget gaat besteden en verdelen. Dit kan bijdragen aan het reduceren van de kosten van het project. Beoordeel zorgvuldig welke stappen u dient te nemen om het project te kunnen voltooien binnen de gegeven tijd en het beschikbare budget. Tevens kan het handig zijn om een kleine gedeelte van het budget apart te zetten in geval er zich een noodsituatie voordoet.

Tip 3: Zoek naar goedkope(re) alternatieven

Er zijn vaak goedkope(re) alternatieven beschikbaar waardoor de kosten van het project kunnen worden verminderd. Het kan wellicht aantrekkelijk zijn om alle medewerkers vanuit huis uit te laten werken aan het project in plaats van ze naar een aantal locaties te sturen. Gebruik goedkope tijdelijke krachten die bepaalde taken kunnen uitvoeren en maak, indien beschikbaar, gebruik van de verschillende technologieën die al binnen de organisatie aanwezig zijn.

Het zoeken en vinden van goedkope(re) alternatieven zal helpen bij het reduceren van de kosten van het project. Daarmee bent u in staat om het project op te leveren binnen het beschikbaar gestelde budget.

Tip 4: Bewaak en monitor de voortgang

De projectmanager moet zich volledig bewust zijn over hoe veel geld er is uitgegeven en voor wat. Op deze manier is er een continue controle van uitgaven wat bijdraagt aan de beheersing van het project. Het kan namelijk voorkomen dat tijdens of na het project de opdrachtgever / uw baas wil weten hoeveel geld er is uitgegeven en aan wat. Het is daarom van groot belang om dit zorgvuldig vast te leggen.

Ook kan bepaalde software bijdragen aan het bijhouden van de dagelijkse uitgaven. Dit soort software is vooral handig om te bepalen of u zich binnen of buiten de begroting bevindt. Voordat u besluit om bepaalde producten te kopen of bepaalde (kostbare) beslissingen te nemen is het van belang om, indien u dit heeft, gebruik te maken van de beschikbare software zodat u een real-time beeld krijgt van het overgebleven budget.

Tip 5: Grijp in en stuur bij wanneer het verkeerd dreigt te gaan

Er zullen momenten zijn dat een projectmanager toch geconfronteerd wordt met een overschrijding van het budget ondanks dat er genoeg maatregelen zijn genomen om dit te voorkomen. In dergelijke gevallen dient er dan een back-up plan aanwezig te zijn. Er kunnen wellicht aspecten zijn binnen het project die niet per se noodzakelijk zijn en daarom kunnen worden weggewerkt.

Het wegwerken van aspecten/taken die amper tot geen impact hebben op het totale project heeft als gevolg dat er geld wordt bespaard en het project binnen het gestelde budget kan worden opgeleverd. Een fout die een projectmanager moeten vermijden is het inleveren van kwaliteit omwille van het verlagen van de kosten. Er zijn tal van manieren om een goed kwalitatief project op te leveren binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget.