Hoe zet je een correspondentie huisstijl op?

Elke organisatie beschikt over een huisstijl, en dit geldt zeker voor de correspondentie die ze gebruiken. Hoe zet je zo'n correspondentie huisstijl nu in elkaar, en welke delen horen hier in thuis? Een goede en duidelijke lay-out is nodig, de lezer moet snel kunnen zien van wie de brief komt, waar het over gaat en wanneer de brief verstuurd is.

Lay-out

Allereerst moeten er afspraken komen voor de lay-out. Neem hierin ook de richtlijnen op voor het taalgebruik, dit bepaalt namelijk ook de toon van de tekst en hoe je op de lezer overkomt / wilt overkomen. De vormgeving maakt deel uit van de totale huisstijl en vaak wordt hiervoor een grafische ontwerper voor ingeschakeld.

Vaste elementen in een briefhoofd zijn:

• Bedrijfslogo
• naam van de organisatie
• post-adres (kan ook in de voet van de brief)
• bezoekers-adres (kan ook in de voet van de brief)
• email adres
• website
• telefoonnummer
• faxnummer
• Referentieregels (uw kenmerk, ons kenmerk, behandeld door, datum, betreft)

In de voet van de brief vind je voorgedrukt vaak:

• Banknummers
• Kamer van Koophandel nummer
• adres informatie (als deze niet in het briefhoofd staat

Opmaak-voorschriften

Leg binnen de huisstijl enige opmaakvoorschriften vast voor de indeling van je correspondentie. Denk hierbij aan:

Marges

Zorg voor een vaste afstand voor zowel de linker-en de rechter marge. Doe hetzelfde voor de boven- en ondermarge.

Lettertype

Bij brieven geven bedrijven de voorkeur aan lettertypes zoals "Courier" en "Times New Roman". Bij email correspondentie is "Arial" het meest gebruikte lettertype.
Als lettergrootte wordt 11 of 12 punt gebruikt.

Regel-afstand

Standaard wordt hiervoor regelafstand 1 gebruikt.

Uitvullen

Deze optie zorgt ervoor dat alle regels op dezelfde lengte eindigen. Nadeel hiervan is dat woorden dan uit elkaar worden getrokken waardoor extra witruimte ontstaat tussen woorden en letters. Veel bedrijven gebruiken daarom de optie "vrije regelval". Hierbij ontstaat er geen strakke rechterkant lijn, maar het bevordert wel de lees-snelheid.

Alinea's

Scheid alinea's van elkaar door een wit-regel. soms komt het voor dat een brief niet op 1 pagina past. Wanneer dit gebeurt, zorg dan dat er op de 2e pagina wel voldoende tekst staat door bijvoorbeeld de laatste alinea van pagina 1 te verschuiven (gebruik Ctrl + Enter) naar de 2e pagina.

Indeling

De meest gebruikte brief lay-out is de NEN 3162 norm. Dit briefmodel heeft de volgende kenmerken:

• Onderdelen beginnen allemaal aan de linkerkant, op dezelfde positie
• Alinea's worden gescheiden door een witregel
• De volgorde van de onderdelen ligt vast

Aandachtspunten

• Besluit over het gebruik van titulatuur, hoe schrijf je de geadresseerde aan?
• Als formele aanhef gebruik je "Geachte" en bij de informele aanhef gebruik je "Beste"
• Als einde van de brief kun je bij formele stijl "Hoogachtend" schrijven en bij de informele stijl "Met vriendelijke groeten".
• Leg vast hoe functie namen geschreven moeten worden.