Verkoop en de omvang van de buitendienst

Om ervoor te zorgen dat verkopers hun tijd zo efficient mogelijk besteden, wijst de verkoopleiding iedere vertegenwoordiger een bepaald werkterrein -met zijn eigen afnemers- toe. Er dienen dan twee beslissingen genomen te worden. Wie bezoekt welk soort klanten? Als dat besloten is, dient men de grootte van de butendienst per rayon te bepalen. Zowel voor het aantal bezoeken per vertegenwoordiger, als voor de omvang van buitendienst kan men standaardformules gebruiken.

Formeren van rayons

Er zijn drie mogelijkheden bij het formeren van rayons. De buitendienst kan worden ingedeeld naar het type product, naar het type afnemers, naar geografisch gebied (rayonsgewijs). Welke voor- en nadelen hebben deze verschillende systemen?

Indelen naar type product
Voor een concern als Unilever, dat zowel levensmiddelen als waspoeders en cosmetica op de markt brengt, heeft bijvoorbeeld een indeling naar product het voordeel dat elke vertegenwoordiger zijn artikelen en markt door en door kent. Een nadeel is wel dat de reiskosten hoog zijn en dat een winkelier verschillende vertegenwoordigers van dezelfde leverancier op bezoek krijgt.

Indeling naar type afnemer
Reisoverlappingen zijn er ook bij een indeling naar type afnemer, maar daar staat tegenover dat bijvoorbeeld kleine speciaalzaken een heel ander distributiekanaal gebruiken, een kleiner omzetpotentieel hebben en een andere verkoopbenadering op prijs stellen dan een keten van discountwinkels. Daarom werden bij dit systeem alle (potentiële) klanten eerst in bepaalde categorieen (A, B, C, enz.) ingedeeld.

Indeling naar geografisch gebied
Bij een rayonsgewijze indeling krijgt elke vertegenwoordiger een bepaald geografisch gebied toegewezen. Dit kan op basis van provincies of Cebuco-verzorgingsgebieden. Het Cebuco (Centraal Bureau Courantenpubliciteit) heeft ons land ingedeeld in 50 gebieden waarbinnen men voor grote aankopen, voor het culturele leven en ook vaak voor het werk, is aangewezen op een bepaalde gemeente: het zogenoemde verzorgingscentrum van het gebied. Elk rayon kan dus verscheidene verzorgingsgebieden omvatten.

Bepalen van de rayongrootte

Bij het bepalen van de rayongrootte moet de verkoopleiding er in ieder geval op letten dat elk rayon (a) een volledige bewerkingstaak omvat en (b) genoeg omzetpotentieel heeft om voor een vertegenwoordiger interessant te zijn. De juiste omvang van een rayon hangt echter niet alleen af van kwantitatieve factoren maar ook van de volgende kwalitatieve overwegingen.

Aard van het product
Een vertegenwoordiger in consumentenproducten met een hoge omloopsnelheid moet zijn klanten vrij vaak bezoeken. Daarentegen kan de bezoekfrequentie voor industriële goederen lager zijn. Een verkoper van duurzame industriële producten krijgt dan ook meer klanten toegewezen.

Distributiekanalen
Een vertegenwoordiger die alleen met de groothandel zaken doet, zal in een bepaald rayon minder klanten hebben dan een collega die zich voornamelijk op detaillisten richt. Die verkoper zal ook minder adressen afwerken dan iemand die huis aan huis verkoopt.

Stadium van marktontwikkeling
Een vertegenwoordiger die een nieuwe markt moet openbreken, krijgt een groter rayon toegewezen dan iemand die op een reeds gevestigde markt actief is. In verband met de onzekerheid die zo’n nieuwe markt met zich meebrengt, moet het verkoopgebied groter zijn om de vertegenwoordiger voldoende omzetpotentieel te bieden.

Intensiteit van de marktdekking
Als een intensieve distributie van de producten gewenst is, is de omvang van de rayons relatief gering. Als het bedrijf daarentegen slechts op selectieve of exclusieve basis aan enkele klanten levert, zijn de optimale rayons waarschijnlijk groot.

Concurrentie
Hoe sterk is de concurrentie en hoe vastberaden of agressief stelt het management zich op bij een eventuele poging om omzet van de concurrentie weg te snoepen? Hoe sterker de concurrentie en hoe ambitieuzer de doelstellingen voor het marktaandeel, des te kleiner de rayons moeten zijn.

Kwaliteit van het verkoopteam
Heeft het bedrijf ervaren en produktieve verkopers in dienst, dan kan het met minder vertegenwoordigers en grotere rayons volstaan. Als het bedrijf daarentcen nieuw is of minder deskundige vertegenwoordigers heeft, dient het meer mensen in te schakelen.

Omvang van de buitendienst

Als de verkoopstrategie eenmaal vaststaat en besloten is of de verkoopstaf naar type afnemer, produkt of rayonsgewijs wordt ingedeeld, moet de gewenste grootte van het vertegenwoordigersapparaat worden bepaald. In de praktijk gebeurt dit meestal op grond van een schatting of gaat men uit van een bestaande situatie. Als men echter heel nauwkeurig te werk wil gaan, moet eerst precies worden uitgerekend hoeveel klanten een vertegenwoordiger per dag kan bezoeken. Onderstaande formule 1 kan daarbij een hulpmiddel zijn.

Vervolgens kan het aantal benodigde vertegenwoordigers worden berekend door een schatting te maken van de uit te voeren verkooptaak en die te delen door de hoeveelheid werk die een individuele vertegenwoordiger aankan. Voor die berekening onderscheiden we een tweetal gangbare formules.

---

Formule 1: # Bezoeken per vertegenwoordiger
Bij het uitstippelen van de rayons moeten de afnemers zo over de vertegenwoordigers worden verdeeld dat elke vertegenwoordiger een volledige dagtaak heeft. Dit roept de vraag op hoeveel adressen een vertegenwoordiger dagelijks kan afwerken. We nemen aan dat een vertegenwoordiger per dag 71/2 uur (=450 minuten) voor zijn bewerkingstaak beschikbaar heeft en dat hij midden in zijn rayon woont, zodat de afstand tussen zijn huis en een klant gelijk is aan die tussen twee klanten. Het aantal te bezoeken klanten per dag berekenen we met de volgende formule:


met:

• W = de werktijd
• Y = aantal te bezoeken klanten
• Y + 1 = aantal ritten (incl. rit terug naar huis)
• D = gemiddelde afstand tussen 2 klanten = √ ( oppervlakte rayon / # klanten rayon )
• R = gemiddelde rijsnelheid in km / uur
• A = gemiddelde duur van het bezoek (gesprekstijd + wachttijd)

Rekenvoorbeeld:
Stel de werktijd is 7,5 uur (450 minuten); oppervlakte van het rayon is 720 km²; # klanten = 20 ; D = √ ( 720 / 20 ) = 6; R = 30 km/uur; en A = 50 minuten.
We kunnen nu het aantal klanten die een vertegenwoordiger per dag kan bezoeken uitrekenen:
450 = ( ( Y + 1 ) x 6/30 x 60 ) + 50 x Y
438 = 62 Y
Y = 438 / 62 = 7,06
Een vertegenwoordiger kan dus 7 klanten afwerken per dag in dit rayon. Er zijn 20 klanten gevestigd, dus per vertegenwoordiger zal het 3 dagen duren voordat iedereen bezocht zal zijn.

---

Formule 2: Omvang van de buitendienst
Men gebruikt meestal de volgende formule om de omvang van de buitendienst te berekenen:

Rekenvoorbeeld:
Als een onderneming 300 B-klanten (speciaalzaken) en 50 C-klanten (discounters) heeft -die elk 6 keer per jaar worden benaderd- dan moet men in totaal 6(300+50) = 2100 bezoeken afleggen per jaar. Als een vertegenwoordiger per dag 4 bezoeken aflegt en op jaarbasis 750, dan zal het bedrijf voor de B- en C-klanten 2100 / 750 is ongeveer drie vertegenwoordigers moeten inzetten.

---

Formule 3: Omvang van de buitendienst
Een andere formule om de omvang van de buitendienst te berekenen:

met:

• N = # vertegenwoordigers buitendienst
• A = # te bezoeken afnemers of verkooppunten
• F = aantal ritten (incl. rit terug naar huis)
• T = gemiddelde tijd die een bezoek aan de klant vergt
• Tb = beschikbare tijd vertegenwoordiger)

Rekenvoorbeeld:
Stel een bedrijf heeft 500 afnemers die 15 keer per jaar moeten worden bezocht. De vertegenwoordigers spenderen gemiddeld 210 dagen per jaar aan de verkoop. Hun werkdag ziet er gemiddeld zo uit: 3 uur binnendienst, 5 uur buitendienst. Een bezoek vergt gemiddeld 30 minuten reistijd, 5 minuten wachttijd, en 25 minuten gesprekstijd. Het aantal benodigde vertegenwoordigers is dan:
N = ( A x F x T ) / Tb = ( 500 x 15 x ( 30 + 5 + 25 ) ) / 210 = 7,1
Men zal dus 7 vertegenwoordigers inzetten om contacten met dit segment te onderhouden.