Problemen oplossen met de 5 Why's

Een van de hulpmiddelen bij het oplossen van problemen is de 5 Why aanpak. Een simpele maar effectieve manier om de oorzaak van problemen op te sporen. De 5 Why methodiek is in de jaren '70 bij Toyota ontwikkeld door Sakichi Toyoda en wordt nog steeds veel toegepast. Omdat de methode zo simpel is, is hij in veel gevallen makkelijk toe te passen. In dit artikel wordt uiteen gezet hoe u het best gebruik kunt maken van de 5 Why's.

De basis van 5 Why's

De essentie van de 5 Why's is even simpel als effectief. Als je met een probleem geconfronteerd wordt, stel je over dit probleem een vraag die begin met Why/Waarom. Na het beantwoorden van die vraag stel je een vervolgvraag die voortborduurt op dit antwoord en die weer begin met Why/Waarom. Dit herhaal je een aantal keren en het laatste antwoord is de oorzaak van je probleem.

Een voorbeeld

Het gebruik van de 5 Why's laat zich het best uitleggen aan de hand van een voorbeeld.

Stel u heeft een kledingzaak en u merkt dat relatief veel mensen de gekochte kleding komen ruilen. U besluit een onderzoek te doen met behulp van de 5 Why's/Waarom's.

1. Waarom komen veel mensen hun gekochte kleding ruilen? - Omdat de maat niet goed blijkt te zijn
2. Waarom kopen mensen kleding in een verkeerde maat? - Omdat ze de kleding niet in de winkel passen
3. Waarom passen mensen de kleding niet in de winkel? - Omdat er te weinig pashokjes zijn
4. Waarom zijn er te weinig pashokjes? - Er is in de hoek waar de pashokjes zijn niet voldoende ruimte om er een pashokje bij te maken
5. Waarom is er te weinig ruimte voor een extra pashokje? - Omdat de toonbank die ernaast staat eigenlijk veel te groot is

In dit simpele voorbeeld wordt door het beantwoorden van een aantal vragen de achterliggende oorzaak van het probleem gevonden. Het spreekt voor zich dat de lijst met vragen best korter of langer kan zijn dan vijf. Het is wel belangrijk om door te blijven vragen en niet te stoppen voor de daadwerkelijke oorzaak gevonden is. Natuurlijk is het niet altijd zo simpel. Aan deze methode zitten een aantal nadelen.

Nadelen van de 5 Why's

Zijn de problemen complexer en hebben ze mogelijk meerdere oorzaken, dan loopt u het risico met de 5 Why's op het verkeerde pad te komen. Dit valt het best te herkennen als u op een vraag niet direct een antwoord kunt formuleren. Het is dan beter om gebruik te maken van andere tools zoals de 8D Oplossingsmethode, het Pareto diagram, of het Visgraat (Ishikawa) diagram. Een ander veelgehoord nadeel is dat met de 5 Whys alleen oorzaken gevonden kunnen worden die de onderzoeker eigenlijk al weet. Hoe zou je anders de vraag kunnen stellen die naar de oorzaak leidt.

Het feit dat de methode ook onderdeel uitmaakt van de veel actuelere Lean en 6 Sigma aanpak, geeft aan dat de 5 Why's nog zeker nuttig en toepasbaar is. Maar zoals zo vaak, het gaat er niet om een tool te gebruiken omdat deze toevallig makkelijk beschikbaar is, maar de kracht zit hem in het op het juiste moment inzetten van de juiste tool.

Tot slot een quote van Edward Hodnett die zeker van toepassing is op de 5 Why's: "Als je niet de juiste vragen stelt, krijg je ook de juiste antwoorden niet."