Met welke software processen beschrijven

Steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen komen tot het besef dat BPM (Business Process Management) het hart van de organisatie vormt. Daarom is het nuttig om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te beschrijven. Alle processen bij elkaar vormen het procesmodel dat onmisbaar is voor het beheersen en verbeteren van een organisatie. Voor dat doel is er software ontwikkeld waarmee op een handige manier de processen inzichtelijk worden gemaakt.

Software processen beschrijven

Hier wordt een tweetal softwarepakketten besproken die handig zijn om een procesmodel tot stand te brengen.

Scienta

Er is software van hoog niveau en in de cloud zodat je niets hoeft te installeren en die altijd toegankelijk is: Scienta. Het is een krachtig programma met heel veel mogelijkheden. Scienta wordt gemaakt door professionals met een groot gevoel voor ICT-oplossingen voor verschillende doelgroepen variërend van accountacykantoor, tot middelbare school en van (regionale overheid tot zorginstelling, aldus hun website.

Mavim

Mavim is een Nederlands bedrijf gevestigd in Noordwijk. Meer dan duizend bedrijven wereldwijd gebruiken de BPM-software van Mavim dat een uitgebreid pakket aanbiedt. Het bedrijf is klantgericht en de service is groot. Mavim maakt gebruik van Microsofts Visio voor het modelleren van processen en is Gold Partner van Microsoft.

Procesmanagement

Er zijn gedegen oplossingen voor het vastleggen, delen en beheren van processen en werkwijzen. Verdere bedrijfsinformatie zoals procedures, formulieren, handboeken of werkinstructies kunnen worden vastgelegd en gedeeld.

Bedrijfsprocessen kunnen op verschillende manieren beschreven worden door middel van tekst, stroomdiagrammen of tabellen. Je kunt de relevante informatie aan elkaar koppelen en gemakkelijk de juiste informatie vinden zonder extra plug-ins of kostbare applicaties.

Stroomschema

De kern van een procesbeschrijving vormt het stroomschema. Een stroomschema bestaat uit verschillende symbolen die in relatie staan tot elkaar. Bijvoorbeeld een aanleiding. Wat is de aanleiding, ook wel trigger genoemd, om een bepaald proces te starten en dus ook te beschrijven. Een aanleiding kan een bepaald tijdstip zijn wanneer een machine wordt opgestart in een bepaald productieproces. Maar het kan ook iemand zijn die zich bij een loket meldt. In beide voorbeelden moet er iets in werking gezet worden. Dat is het begin van een proces.

Symbolen

Een proces kan bestaan uit een aanleiding (trigger), een aantal activiteiten, subprocessen, keuzemogelijkheden zoals ja, dan…, of nee, dan…, rollen van medewerkers en leidinggevenden, apparaten, plaats van handeling, vervoer en wachtmomenten. Dit rijtje is natuurlijk niet compleet maar dient als voorbeeld, Ze worden alle in duidelijke symbolen zichtbaar gemaakt. Onder die symbolen zitten (letterlijk als je er op klikt) de bijbehorende formulieren om de activiteiten, de rollen van medewerkers en hun verantwoordelijken en andere relevante informatie te beschrijven. De soorten documenten die nodig zijn kunnen ook worden beschreven.

Subproces

Een subproces is een proces dat kan bestaan uit dezelfde onderdelen zoals boven beschreven maar deel uitmaakt van een ander hoger liggend proces. Als je op het symbool subproces klikt komt het onderliggende proces met al zijn activiteiten tevoorschijn.

Printen

Het gehele proces met beschrijvingen kunnen als rapport chronologisch worden uitgeprint. Dan heb je op papier een logische beschrijving met de bijbehorende symbolen. Je kunt zelfs de opmaak van het document aanpassen.

BizAgi

BizAgi heeft kantoor in Groot-Brittannië, Spanje en Colombia. Het programma is tweetalig: Engels en Spaans. Je kunt het pakket gratis downloaden maar dan is die niet zo uitgebreid als de betaalde versie. Toch biedt de software voldoende mogelijkheden om aan de slag te gaan.

Symbolen

De symbolen zijn universeel. Als je op de symbolen van het stroomschema klikt kun je net als bij Scientas beschrijvingen kwijt. Rollen van medewerkers en verantwoordelijken moet je niet vergeten te beschrijven want die worden in het programma niet ondersteund. Tenminste in de gratis versie. Dus als je de verschillende rollen (taken) van een medewerker wilt bekijken is dat niet mogelijk. Daar moet je iets op verzinnen.

Subprocessen kun je net als bij Scienta zichtbaar maken door er op te klikken. In principe komt dit pakket op hetzelfde neer als Scienta, maar dan uitgekleed. Voor een volledig pakket per persoon moet er betaald worden met minimaal een afname van tien personen. Dan is er wel technische ondersteuning.

Support kun je op de diverse forums vinden maar Nederlandse regelgeving wordt niet ondersteund. Wel zijn er video-tutors en is er veel documentatie voor handen. Het is de moeite van het proberen waard.

Gratis

Er zijn de laatste jaren veel gratis voornamelijk Engelstalige BPM-pakketten verschenen op de markt.

• Microsoft Visio (hiervoor moet wel betaald worden)
• Questetra BPM Suite
• Tibco Business Studio
• Process Maker
• Open ModelSphere

Lees verder

• Het nut van processen beschrijven
• Hoe bedrijfsprocessen beschrijven