Met welke software processen beschrijven

Steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen komen tot het besef dat BPM (Business Process Management) het hart van de organisatie vormt. Daarom is het nuttig om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te beschrijven. Alle processen bij elkaar vormen het procesmodel dat onmisbaar is voor het beheersen en verbeteren van een organisatie. Voor dat doel zijn er computerprogramma’s ontwikkeld waarmee op een handige manier de processen inzichtelijk worden gemaakt.

Processen

In het artikel Het nut van processen beschrijven wordt ingegaan op wat er zoal komt kijken bij procesmanagement. In een ander artikel Hoe bedrijfsprocessen beschrijven wordt uitgelegd hoe een procesmodel tot stand komt. In dit artikel echter worden een tweetal softwarepakketten besproken die handig zijn om een procesmodel tot stand te brengen.

Protos
Pallas Athena, een Nederlands bedrijf, kwam jaren geleden uit met het programma Protos. Dit programma bestond uit een aantal onderdelen - bijvoorbeeld een modelleerprogramma om processen en subprocessen te beschrijven. Al deze processen vormen het procesmodel waar een apart programma-onderdeel voor bestond om het effect en de resultaten van die processen zichtbaar te maken.

Procesmodel
Verder bestond er een programma waarin een organisatiemodel, bijvoorbeeld het KO-model bij overheidsinstanties, was ingebouwd en hoe het procesmodel daarin paste. Ook was er een bibliotheek en een fors aantal kapstok-procesbeschrijvingen, zeg maar voorbeelden van hoe een proces eruit zou kunnen zien. Dat waren verschillende onderdelen die apart aangeschaft konden worden.

BPM|One

De jongst versie van dat programma heet BPM|One. Daarin zijn de losse onderdelen gebundeld tot één samenhangend programma. De lijnen zijn korter en het programma is verder verfijnd. Nieuwe regelgeving is zelfs verwerkt in dit pakket en dat kan erg handig zijn.

Stroomschema
De kern van een procesbeschrijving vormt het stroomschema. Een stroomschema bestaat uit verschillende symbolen die in relatie staan tot elkaar. Bijvoorbeeld een aanleiding. Wat is de aanleiding, ook wel trigger genoemd, om een bepaald proces te starten en dus ook te beschrijven. Een aanleiding kan een bepaald tijdstip zijn wanneer een machine wordt opgestart in een bepaald productieproces. Maar het kan ook iemand zijn die zich bij een loket meldt. In beide voorbeelden moet er iets in werking gezet worden. Dat is het begin van een proces.

Symbolen
Een proces kan bestaan uit een aanleiding (trigger), een aantal activiteiten, subprocessen, keuzemogelijkheden zoals ja, dan…, of nee, dan…, rollen van medewerkers en leidinggevenden, apparaten, plaats van handeling, vervoer en wachtmomenten. Dit rijtje is natuurlijk niet compleet maar dient als voorbeeld, Ze worden alle in duidelijke symbolen zichtbaar gemaakt. Onder die symbolen zitten (letterlijk als je er op klikt) de bijbehorende formulieren om de activiteiten, de rollen van medewerkers en hun verantwoordelijken en andere relevante informatie te beschrijven. De soorten documenten die nodig zijn kunnen ook worden beschreven.

Subproces
Een subproces is een proces dat kan bestaan uit dezelfde onderdelen zoals boven beschreven maar deel uitmaakt van een ander hoger liggend proces. Als je op het symbool subproces klikt komt het onderliggende proces met al zijn activiteiten tevoorschijn.

Printen
Het gehele proces met beschrijvingen kunnen als rapport in Word (RTF) of HTML chronologisch worden uitgeprint. Dan heb je op papier een logische beschrijving met de bijbehorende symbolen. Je kunt zelfs de opmaak van het document aanpassen.

Prijskaartje
BPM|One is een uitstekend en vooral een heel compleet engelstalig (?) programma, tenminste de testversie. (Protos was ook in een Nederlandse versie verkrijgbaar.) Je wordt bijgestaan door ervaren adviseurs als je daar prijs op stelt. Uiteraard hangt er een prijskaartje aan dit pakket. Voor een licentie voor vier gebruikers ben je al gauw een paar duizend euro kwijt. Maar je krijgt waar voor je geld. Het programma is gratis uit te proberen.

BizAgi

Dit bedrijf heeft kantoor in Groot-Brittannië, Spanje en Colombia. Het programma is tweetalig: Engels en Spaans. Je kunt het pakket gratis downloaden maar dan is die niet zo uitgebreid als de betaalde versie. Toch biedt de software voldoende mogelijkheden om aan de slag te gaan.

Symbolen
De symbolen zijn meer universeel dan die van BPM|One. Als je op de symbolen van het stroomschema klikt kun je net als bij BPM|One beschrijvingen kwijt. Rollen van medewerkers en verantwoordelijken moet je niet vergeten te beschrijven want die worden in het programma niet ondersteund. Tenminste in de gratis versie. Dus als je de verschillende rollen (taken) van een medewerker wilt bekijken is dat niet mogelijk. Daar moet je iets op verzinnen.

Subprocessen kun je net als bij BPM|One zichtbaar maken door er op te klikken. In principe komt dit pakket op hetzelfde neer als BPM|One, maar dan uitgekleed. Voor een volledig pakket per persoon moet er €120 betaald worden met minimaal een afname van tien personen. Dan is er wel technische ondersteuning.

Support kun je op de diverse forums vinden maar Nederlandse regelgeving wordt niet ondersteund. Wel zijn er video-tutors en is er veel documentatie voor handen. Het is de moeite van het proberen waard.

Gratis
Er zijn de laatste jaren veel gratis BPM-pakketten verschenen op de markt. Zelf heb ik ze niet uitgeprobeerd maar ik ben tot een aanvullend lijstje gekomen van software die op internet te vinden is:

• Microsoft Visio (hiervoor moet wel betaald worden. De prijzen variëren tussen de €159 en €699 afhankelijk van de versie en licentie)
• Questetra BPM Suite
• Tibco Business Studio
• Process Maker
• Open ModelSphere