Blijf je gesprek de baas

Een gesprek, of het nu zakelijk of privé is, kan altijd een onverwachte wending krijgen en resulteren in een ontevreden afloop. Om later dan weer tot elkaar te komen valt meestal niet mee. Hoe langer gewacht wordt hoe moeilijker het is. Wat is dan mooier wanneer je deze problematiek voor kunt zijn?Dit is mogelijk door gebruik te maken van de ‘Kwitantie”.

Elk gesprek kan tot een tevreden einde leiden

Gewild of ongewild ontstaan er tijdens gesprekken meningsverschillen. Deze kunnen leiden tot onoverkomelijke verschillen waardoor het gesprek gene toegevoegde waarde meer heeft. Door het uitvoeren van de stappen die in de Kwitantie benoemd zijn is het mogelijk elk gesprek tot en afsluiting te brengen zodat de gesprekspartners zoals dat genoemd wordt “on speaking terms” blijven. Hierbij wil het niet zeggen dat men het direct met elkaar eens moet zijn. Het verschil van mening kan blijven bestaan, maar het gesprek wordt in een onderlinge goede verstandhouding afgesloten. De Kwitantie werkt met een aantal eenvoudige stappen:

Actief luisteren
Luisteren is niet zo eenvoudig als iedereen denkt. Luisteren betekent alle woorden die de ander zegt horen en in je opnemen. Actief luisteren betekent dat je de ander met verbale- of non-verbale communicatie laat zien dat je luister. Dat kan zijn door bijvoorbeeld iet te zeggen of door met je hoofd te schudden. Oogcontact bij actief luisteren is belangrijk. Wanneer iets niet geheel duidelijk is kunnen vragen gesteld worden om een toelichting te krijgen op wat er bedoeld wordt.

Kwitantie
De tweede stap is het duidelijk aangegeven van het bewijs van ontvangst. Hiermee geef je aan dat je heb gehoord en begrepen hebt wat de ander gezegd en bedoeld heeft. Het is tevens een blijk van waardering voor wat de ander gezegd heeft. Een bewijs van ontvangst kan bijvoorbeeld zijn het herhalen van een deel van wat gezegd is of het herhalen van de vraag wanneer er een vraag gesteld is. Of er kan bevestigend gereageerd worden op het verhaal dat verteld is met een opmerking zoals “Ik kan mij voorstellen dat..”of “Wat je zegt is heel duidelijk”. Deze kwitantie doet recht aan wat de ander gezegd heeft en geeft jezelf tevens een fractie meer tijd om de reactie te formuleren. Deze fractie van een seconde is vaak al genoeg om een juiste reactie te formuleren. Na de kwitantie ontstaan er twee mogelijkheden.

Er is een vraag gesteld
Wanneer de gesprekspartner een vraag gesteld heeft zal deze vraag eerste beantwoord moeten. Zolang dit niet gebeurt zal de ander niet luisteren, want er wordt een antwoord verwacht. Daarnaast in het gewoon onbeleefd om op een vraag niet te antwoorden.

Er is een standpunt ingenomen
Wanneer de gesprekspartner een standpunt ingenomen heeft of een bepaalde uitspraak heeft gedaan is antwoord geven niet nodig. Het gesprek kan dan direct naar de volgende stap gegaan worden.

Open vraag
In deze stap wordt een open vraag gesteld. Een open vraag is een vraag waar geen ja of nee op geantwoord kan worden. Deze vragen beginnen met “Waarom”, “Op welke wijze”, “Hoe”. Ze nodigen de ander uit om meer informatie te geven. Vragen waar wel ja of nee opgeantwoord kan worden zijn meestal controle vragen om vast te stellen of je bijvoorbeeld iets wel goed begrepen hebt. Wanneer iemand bijvoorbeeld heel stellig iets beweert kan de open vraag zijn: “Op basis waarvan vind je dat?”. Wanneer iemand heel bot of boos reageert en het is niet geheel begrijpelijk waarom dat is een open vraag “Waarom reageer je zo bot of boos?” op zijn plaats. In de situatie dat iemand heel dominant reageert of heel kwetsend kan de open vraag “Deze reactie is heel kwetsend voor mij. Waarom doe je dat? “.

In het begin is het echt even wennen om in deze structuur te werken. Na enige oefening werkt het dus echt. Deze oefening is eenvoudig in de praktijk te brengen door bij familie, vrienden of kennissen te vragen om feedback te geven op de manier waarop de kwitantie wordt toegepast. Je leert er om de meeste situaties het gesprek op een wijze te beëindigen zodanig dat er wederzijds respect blijft bestaan ondanks dat de meningen uiteen blijven lopen. De Kwitantie heeft zijn nut al vaak bewezen in de praktijk. Ook bij de schrijver van dit artikel.