Zakelijk; Vergaderen doen we niet in het vierkant

Uit een recentelijk onderzoek van TNO is gebleken dat de traditionele vergaderopstelling in het vierkant helemaal verkeerd is. Om meer betrokkenheid en samenwerking te krijgen is het beter om op barkrukken te vergaderen. De onderzoekers onderzochten een aantal vergaderopstellingen. De vergaderopstellingen waren ook onderzocht op het doel van de vergadering. Zo werden er een baropstelling, een ovale tafel, een huiskamersfeer en de traditionele vierkante opstelling onderzocht. Het meest opvallende resultaat van het onderzoek was dat de traditionele vierkante opstelling veel minder goed scoorde dan de andere onderzochte opstellingen, de baropstelling, de ovale tafel en de huiskamersfeer. De vierkante tafel heeft namelijk veel minder gunstig effect op het groepsgevoel. Maar ook negatief zijn het aantal mensen in het blikveld, de betrokkenheid bij het onderwerp, de overlegsfeer en het veilige gevoel.

Aanpassen van de vergaderopstelling

Omdat men ongeveer 25% van de werktijd vergadert is het steeds belangrijker om dit ook efficiënt te doen, helaas is dat meestal nog aan de traditionele vierkante vergadertafel. Uit het onderzoek is gebleken dat er voldoende opties zijn om te pleiten voor andere inrichting van de vergaderruimte. Door de inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering kan de vergadering effectiever, rustiger, nuttiger en plezieriger verlopen.

Aan de bar vergaderen

In veel ondernemingen treft men hem nog aan. De traditionele vergaderopstelling in het vierkant. Maar eigenlijk is dit absoluut niet een effectieve vorm. Bijvoorbeeld zijn barkrukken veel beter in vergaderingen waarin samenwerking, innovatie en tevredenheid over het overleg centraal staan. Bij een vergadering die gericht is op het delen van informatie is een ovale tafel veel effectiever. Speciaal voor gevoelige onderwerpen is een huiskamersfeer weer veel prettiger.

's Middags vergaderen

Door schommelingen in het testosteron is het beter om 's middags te vergaderen. Omdat in de vroege ochtenduren het testosteron-niveau hoog is en daarbij ook het ruimtelijk inzicht goed is wordt dit niveau van het testosteron later in de middag minder en worden juist de verbale vaardigheden een stuk beter. De onderzoekers van TNO hebben dan ook geconcludeerd dat de beste tijd voor het vergaderen is tussen 3 en 5 uur 's middags.

Staand vergaderen

Al uit een eerder onderzoek wat vorig jaar had plaatsgevonden, was gebleken dan het staand vergaderen ons land 10 miljard euro per jaar kan besparen. In dit onderzoek was ook opgevallen dat de vergaderingen dan ook meer dan eenderde korter duren. Toch lijd de kwaliteit en de besluitvorming er niet onder.

De stoelendans

Door de deelnemers van de vergadering verplicht af en toe letterlijk van plaats te laten verwisselen en zich te laten verplaatsen in de functie van een ander ontstaan er vaan vernieuwende ideeën en wordt er ook meer onderling begrip gekweekt. Natuurlijk zal er eerst enige lacherigheid ontstaan maar later zal men zich snel in de andere functie kunnen inleven.