Vergaderen en besluitvorming

Artikel over vergaderen en het in goede banen leiden van gesprekken. Informatie over de vergaderrollen en het inhoudelijk goed begeleiden van vergaderingen.

Regulerende vaardigheden

Vaardigheden die tot doel hebben de orde en de duidelijkheid in een gesprek te bewaken. Ieder goed gesprek bevat een opening, kern en een afsluiting. Sommige gesprekssoorten bevatten een eigen structuur die tijdens de kern bewaakt moet worden.

Het doel:

Gesprek in goede banen leiden.
Goed doorlopen van alle gespreksfasen.
Beoogd(e) doel(en) halen en daarop gericht blijven.

1. Openen van gesprek, doelen sturen

Doel noemen
Tijd afspreken
Procedure (structuur) voorstellen

2. Verloop van het gesprek sturen

Doel van het gesprek nastreven
Structuur handhaven d.m.v. toepassen van luister- en zendervaardigheden
Tijd bewaken

3. Terugkoppelen naar begindoelen

Tussentijds indien nodig.

4. Afsluiten gesprek

Overzichtelijke samenvatting geven en indien nodig terugkoppelen naar begindoelen
Vervolgafspraak maken.

Vergaderen

Vergaderrollen:

Voorzitter: agenda opstellen, inhoudelijk voorbereiden, structureren, proces bewaken, samenvatten, concluderen.
Deelnemers: inhoudelijk voorbereiden, zorgen voor input, bijdragen aan het proces.
Notulist: hoofdzaken van details onderscheiden, maken van een schriftelijk verslag van een vergadering, verslag verspreiden.

Vergaderingenvormen:

Brainstorm
Besluitvorming
Informerend

Besluitvormingsmethoden:

autoriteit
delegatie
consensus
unanimiteit
meerderheid van de stemmen
loten

Het besluitvormingsproces is het definitieve besluit over de functionele, technische, logistieke en inhoudseisen op systematische en stapsgewijze aanpak.

Er zijn 4 fasen in dit proces te weten:

Probleemstelling
Beeldvorming
Oordeelsvorming
Besluitvorming

Fase 1 Probleemstelling:

Hoe ziet de inkoopbehoefte er concreet uit?
Welk doel willen wij met de aankoop bereiken?

Fase 2 Beeldvorming:

Wat voor marktinfo hebben we nodig?
Waar kunnen we informatie krijgen?
Werpt een analyse van beschikbare info ander licht op het inkoopvraagstuk?

Fase 3 Oordeelsvorming:

Beschikbaarheid budget, ontwikkeltijd, gebruiksvriendelijkheid, integratie met bepaalde systemen. Positief, negatief?
Wat zijn de meningen/oordelen?

Fase 4 Besluitvorming:

Kies het alternatief met de hoogste totaalscore.
Niet alle criteria hebben vanzelfsprekend hetzelfde gewicht! Misschien is alles positief behalve de beschikbaarheid van het budget en kan het daardoor allemaal al niet doorgaan.

© 2009 - 2012 Flix, gepubliceerd in Management (Zakelijk) op . Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Flix is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer informatie…

Gerelateerde artikelen

Vergaderen in de kerk Vergaderen is niet van iedereen een prettige bezigheid. In de kerk is vergaderen 'helaas' ook nodig…
Vergaderen: de deelnemers Binnen bedrijven worden regelmatig vergaderingen gehouden. Eigenlijk is het vergaderen op zichz…
Zakelijk; Vergaderen doen we niet in het vierkant Uit een recentelijk onderzoek van TNO is gebleken dat de traditionele v…
Scriptie: probleemstelling, vraagstelling en doelstelling Een duidelijke probleemstelling (of hypothese) en/of vraagstell…
Notuleren in het kort Als er geen notulen waren, dan zou het vergaderen weinig nut hebben. Niemand weet dan meer, wat er…

Reageer op het artikel "Vergaderen en besluitvorming"

Er zijn nog geen reacties geplaatst op dit artikel.

Infoteur: Flix
Rubriek: Zakelijk / Management