InfoNu.nl > Zakelijk > Management > Redenen datagovernance: risico, winst en kostenbesparing

Redenen datagovernance: risico, winst en kostenbesparing

Redenen datagovernance: risico, winst en kostenbesparing Er kunnen meerdere redenen (drivers) zijn om datagovernance en datamanagement in te voeren. Datagovernance is het geheel aan organisatie, beleid, processen en tools om de data binnen een bedrijf als een waardevol bedrijfsmiddel te benaderen, en hier op een gestructureerde wijze mee om te gaan. Datamanagement gaat over inhoudelijk beheer van data, metadata en kwaliteit en privacy-aspecten van data. Een veelvoorkomende reden voor datagovernance is het moeten voldoen aan regelgeving (compliance). Een organisatie kan met goede datagovernance ook op andere manieren risico verminderen, kosten besparen, of de winstgevendheid verbeteren door meer waarde uit de data in de organisatie te halen. Het is verstandig om goed de toepassing (of 'use cases') in kaart te hebben, om binnen de organisatie steun te krijgen voor datagovernance.

Datagovernance en datamanagement

Datagovernance
Datagovernance zorgt ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden rond data goed in de organisatie belegd zijn. Hiervoor worden processen en overlegstructuren ingericht, zodat informatiemanagement en datamanagement structureel opgevolgd wordt. Daarnaast worden er top-down een aantal beleidsprincipes opgesteld, en deze worden uitgewerkt in regels. Hierop vindt auditing plaats, zodat men binnen een organisatie zeker weet dat deze regels ook opgevolgd worden. Externe toezichthouders of klanten kunnen deze audits ook uitvoeren. Ook het monitoren van datakwaliteitsmanagement valt onder datagovernance.

Datamanagement
Binnen datamanagement wordt de verantwoordelijkheid voor de data verder uitgewerkt. Onderdelen van datamanagement zijn metadatamanagement, masterdatamanagement, datakwaliteitsmanagement, en het goed omgaan met privacyregels rond het gebruik van data. Metadatamanagement gaat over het vastleggen van de betekenis en het gebruik van data. Masterdatamanagement gaat over het omgaan met de belangrijkste data van een organisatie die over meerdere processen gebruikt worden, zoals producten en klanten. Datakwaliteitsmanagement zorgt voor een structurele manier om om te gaan met fouten in data, de zogenaamde datakwaliteitsissues, en te volgen hoe deze opgelost kunnen worden door aanpassingen van systemen, of handmatig of geautomatiseerd herstelwerk.

Risico, winst en kostenbesparing
Er kunnen binnen een organisatie meerdere redenen zijn om datagovernance en onderdelen binnen datamanagement te verbeteren. Globaal kan je die redenen indelen in de volgende categorieën: het vermijden van risico, het optimaliseren van winst, en het besparen van kosten.

Risico verminderen

Compliance
Vele regelgevingen vragen bedrijven om hun data op orde te hebben, zoals privacywetgeving uit Nederland en Europa. Wanneer hier aan voldaan moet worden, spreekt men van compliance. Voor banken en verzekeraars zijn er ook vaak richtlijnen voor riskmanagement, informatievoorziening en datagovernance. Dat kan zo ver gaan dat sommige banken aan moeten tonen hoe informatie op rapportages aan de ECB afgeleid kan worden van de data in systemen, en wat de kwaliteit van die data is. Op het niet voldoen aan regelgeving kunnen flinke boetes staan. Een ander risico is de imagoschade die organisaties lijden als ze niet aan de richtlijnen voldoen, bijvoorbeeld doordat data op straat komen te liggen. Een use-case voortkomend uit compliance leidt vaak tot een verplichting om datagovernance structureel in te richten.

Verminderen van projectrisico's
Wanneer datagovernance en datamanagement goed is ingericht, dan leidt dat tot een beter inzicht in de data. Daardoor is er bij de start van projecten meer bekend, en wordt de beheersbaarheid vergroot. Er is minder risico op onverwachte tegenvallers omdat data die nodig zijn voor een project niet bekend, niet aanwezig of van slechte kwaliteit zouden kunnen zijn.

Winstgevendheid vergroten

Analyse strategische waarde
Het verwerken van data behoort steeds meer tot het kernproces van organisaties. De data zijn het proces. Als er meer bekend is over welke data er in een organisatie aanwezig zijn, en wat de betekenis is, dan is het eenvoudiger om deze data te analyseren op mogelijkheden om ze op een andere manier binnen processen toe te passen. Kan er met de reeds voorhanden data wellicht beter gestuurd of voorspeld worden? Kunnen nieuwe producten op de markt gebracht worden, bijvoorbeeld een 'mijn klant'-omgeving of een mobile app. Kunnen data gecombineerd worden met data van andere organisaties? Klanten verwachten op dit gebied steeds meer, en door voorop te lopen, is concurrentievoordeel te halen. Voor marketingdoeleinden is het ook van groot belang om inzicht te hebben in de data die over klanten in een bedrijf bekend zijn.

Meer vertrouwen in rapportages
Als het bij lijnmanagers bekend is, dat er op een structurele wijze aandacht besteed wordt aan de herkomst van informatie op rapporten, en gericht aan datakwaliteit gewerkt wordt, dan leidt dat tot meer vertrouwen. Het komt regelmatig voor dat informatie op verschillende rapporten niet met elkaar te rijmen is. Dat leidt tot veel uitzoekwerk, en kan managers er toe aanzetten hun eigen rapporten te gaan maken die ze wel vertrouwen. Dit kost veel tijd, die ook aangewend zou kunnen worden om een organisatie daadwerkelijk beter te maken, te zoeken naar interventies en procesverbeteringen op basis van juiste stuurinformatie uit de rapportages.

Voorkomen van stuurfouten
In bovenstaand voorbeeld wordt het door managers nog opgemerkt dat informatie inconsistent en mogelijk foutief is, maar wat als dat niet zo is? Als per ongeluk omzet op een verkeerde manier ingedeeld wordt, en er op basis van verkeerde informatie gestuurd wordt? Dat leidt tot verkeerde prioriteiten in de organisatie. Met betrouwbare informatie kunnen ook betere voorspellingen gedaan worden, en kan een organisatie daarop anticiperen en op die manier de concurrentie voorblijven.

Communicatie tussen IT en business
Datagovernance en datamanagement met vaste overlegstructuren en processen voor metadatamanagement, masterdatamanagement en datakwaliteitsmanagement leidt tot een betere communicatie tussen IT- en businessafdelingen. Er is minder discussie, omdat de waarheid rond data en de kwaliteit ervan op een centrale plek vastgelegd wordt. Daardoor is de IT-afdeling ook minder bezig met brandjes blussen, en kan zij meer waarde leveren door met de business mee te denken over het beter inzetten van de data voor bijvoorbeeld de winstgevendheid van een organisatie.

Kortere time-to-market
Omdat analyse van strategische waarde uit data makkelijker is geworden, kunnen nieuwe producten niet alleen mogelijk gemaakt worden maar ook sneller in de markt gezet worden, wat een flink concurrentievoordeel oplevert.

Kostenbesparing

Versnellen systeemontwikkeling
De verschillende onderdelen van datamanagement geven meer inzicht in de betekenis, impact en kwaliteit van de data. Door masterdatamanagement weet je hoe de belangrijkste data door de bedrijfsprocessen stromen, zoals data van klanten en producten. Het is bekend wat de impact van data-issues later in het proces is. Metadatamanagement geeft meer inzicht in de betekenis van businesstermen en hoe deze zich verhouden tot de data in de verschillende systemen. Tot slot leidt datakwaliteitsmanagement tot meer inzicht in de kwaliteit, kunnen issues voorkomen worden door juiste controles in systemen, en worden minder aannames gedaan bij het opstellen van testdata bij IT-projecten. Al deze zaken zijn enablers voor een snellere en efficiëntere systeemontwikkeling. Datagovernance regelt ook integratie van datamanagement met projecten. Daardoor is er voor IT-projecten één manier om met data en data-issues om te gaan en worden deze centraal vastgelegd, en hoeft niet ieder IT-project zelf het wiel uit te vinden. Dit leidt tot schaalvoordeel en kostenbesparing.

Verminderen trainingskosten
Eenduidige vastlegging van zaken rond de datamanagementprocessen zorgt er ook voor dat overdracht eenvoudiger wordt. Nieuwe collega's worden makkelijker ingewerkt. Communicatie tussen afdelingen wordt vergemakkelijkt. Ook dit leidt tot flink lagere kosten.

Verminderen redundante data en processen
Inzicht in data leidt ook tot minder redundante data en processen. Vooral in grote organisaties komt het wel voor dat op verschillende afdelingen processen en systemen worden ingericht, die een vergelijkbaar probleem oplossen. Dit kan voorkomen worden door beter metadatamanagement. Redundantie kan ook binnen een systeem voorkomen. Dan weet men bijvoorbeeld zo weinig over de betekenis van bepaalde datavelden in een omvangrijk systeem, dat bij aanpassingen van dat systeem voor nieuwe processen maar nieuwe velden toegevoegd worden. Het voorkomen van redundantie binnen en over systemen leidt tot flinke kostenbesparingen. De chaos die het oplevert bij het maken van goede rapportages op basis van deze redundante data hebben we dan nog buiten beschouwing gelaten.

Verminderen rework
Meer inzicht in de data leidt ook tot minder aannames en fouten. Dit versnelt de doorlooptijd binnen projecten en binnen primaire processen. Er hoeft minder werk over gedaan te worden.

Verminderen herstelkosten
Tot slot zijn er nog de zeer hoge kosten van herstel in het primaire proces. Hoe later fouten met data opgespoord worden, hoe hoger de kosten zijn. Het ergste is wanneer de klant hiermee geconfronteerd wordt. Wanneer een bank een mail stuurt om toegang te krijgen tot het persoonlijke financiële jaaroverzicht en daarbij het verkeerde nummer vermeldt om in te loggen, dan zal de helpdesk die dag het zeer druk hebben met herstelwerkzaamheden. Het leidt ook tot aanzienlijke reputatieschade, waarvan de kosten iets moeilijker te kwantificeren zijn, maar waarschijnlijk nog aanzienlijker zijn.

Communiceer de drivers en toepassingen

Datagovernance en datamanagement behoort tot initiatieven die een lange adem behoeven. Door deze initiatieven te verbinden aan concrete toepassingen en bedrijfsdoelstellingen, kan de motivatie binnen een organisatie verbeteren om deze zaken structureel aan te pakken. Het kan helpen om één overzicht te maken, waarbij de relevante toepassingen genoemd worden en ingedeeld naar bovenstaande hoofdredenen (risico, winst, kostenbesparing). Combineer deze met verschillende onderdelen van datagovernance en datamanagement en je hebt een communicatiemiddel om het belang van de initiatieven te blijven benadrukken.

Lees verder

© 2017 Callidus, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Informatie vanuit Data, So What (Nou en)?Informatie vanuit Data, So What (Nou en)?Het hedendaagse management wordt overstelpt met data. Maar hoe maakt een hedendaagse manager daar nu informatie van? Een…
Wat levert Cloud Computing op?Cloud Computing levert vele besparingen op. Deze met name kostenbesparingen zijn terug te vinden binnen de IT organisati…
Datavirtualisatie: basis, functionaliteiten en uitdagingenDatavirtualisatie: basis, functionaliteiten en uitdagingenDatavirtualisatie is een methode voor het verkrijgen en benutten van data uit verschillende bronnen, zonder dat hierbij…
Schoolvakanties in Nederland t/m 2011In Nederland heeft niet iedereen op hetzelfde moment schoolvakantie. Het land is opgedeeld in Noord, Midden en Zuid en b…
Kerstmarkten DuitslandBent u op zoek naar mooie kerstmarkten in Duitsland? Hierbij alle kerstmarkten op een rij, de data van de markten, en ve…
Bronnen en referenties
  • Inleidingsfoto: Tumisu / Pixabay
  • ‘Data Governance, How to Design, Deploy and Sustain an Effective Data Governance Program - John Ladley, 2012
  • DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge (DAMA-DMBOK) - juni 2012

Reageer op het artikel "Redenen datagovernance: risico, winst en kostenbesparing"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Infoteur: Callidus
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Management
Special: Datagovernance
Bronnen en referenties: 3
Schrijf mee!