Betty Sue Flowers komt te hulp bij goed zakelijk schrijven

Je kent het misschien: je werkt aan een advies voor een klant, maar je loopt vast. Je bent op zoek naar de juiste formulering, en dan vraag je je af of een gedeelte wel op deze plek thuishoort. En wat wil je hier nou eigenlijk zeggen? Je begint je af te vragen of je de hele opzet niet moet veranderen. Veel mensen worstelen hier mee, het komt omdat ze te veel tegelijkertijd willen doen. Ze proberen namelijk structuur aan te brengen, maar ook goede ideeën te spuien en daarbovenop nog eens zich aan deze structuur te houden en correct Nederlands te schrijven. Volgens Betty Sue Flowers werkt dat nu eenmaal niet zo goed tegelijkertijd in je hoofd. De oplossing is jezelf toestaan deze zaken te scheiden.

Betty Sue Flowers

Deze voormalig hoogleraar Engels aan de universiteit van Austin heeft vele boeken geschreven over uiteenlopende zaken als poëzie, spiritualiteit en organisatieverandering, onder andere in samenwerking met de bekende managementgoeroe Peter Senge. Wat je ook van haar teksten mag vinden, ze heeft een aantal zeer praktische tips om te helpen bij efficiënt schrijven.

De vier persoonlijkheden

Alles in één keer goed willen doen tijdens het schrijven werkt niet het meest efficiënt. Volgens Betty Sue Flowers komt dit doordat schrijven eigenlijk uit vier fasen bestaat waar heel andere rollen of persoonlijkheden bij horen:

• De woesteling verzamelt materiaal en genereert ideeën;
• De architect organiseert en zet een structuur op;
• De timmerman zet de gedachten om in woorden, en legt zinnen en paragrafen vast volgens het plan van de architect;
• De rechter doet de kwaliteitscontrole, zorgt dat het verhaal soepel loopt, en voor het korter maken van de tekst en de correcte spelling.

Helaas zitten deze rollen of persoonlijkheden elkaar in de weg. De rechter weet wat goede zinsconstructies zijn en kijkt over de schouder van de woesteling mee. De woesteling die vol met ideeën zit zou zonder deze bemoeienis een paar pagina's in een uur kunnen schrijven, maar blokkeert doordat hij constant kritiek voelt. De timmerman wil wel gaan schrijven, maar weet niet op welke plek in de tekst hij kan beginnen, en wordt afgeleid door alle andere stukken tekst die hem in de weg staan. Mensen lopen hierdoor vaak vast tijdens het schrijven, en gefrustreerd geven ze het op. Dat hoeft echter niet, als je bewust de verschillende rollen kan scheiden.

Voordat je begint: vraag hulp aan de architect

Dit is het werk van de architect. Schrijf je belangrijkste punten op in drie volledige zinnen. Kijk dan naar de volgorde van deze punten en zet ze in een logische volgorde.

Beginnen: kom in de flow door je interne woesteling aan te spreken

Doe jezelf de belofte dat je interne rechter straks nog naar de tekst gaat kijken, en laat dan de woesteling los. Schrijf alsof je in de kroeg je vrienden vertelt over wat jou echt interesseert in een onderwerp. Waarom is het voor jou zo belangrijk en wat wil je benadrukken en uitleggen, voordat jullie samen het café verlaten? Je gedachten rollen over elkaar en je begint halverwege een zin alweer met een nieuwe. Laat je lekker gaan en maak je niet druk om juiste zinsconstructies en over wat je straks ook nog allemaal over andere onderdelen kan vertellen. Zet zonder censuur je gedachten op papier.

De timmerman aan het werk houden

Dit klinkt allemaal goed, je zit in 'de flow'. Hoe blijf je daar in of creëer je de omstandigheden voor flow? Dat heeft vooral te maken met het onder controle krijgen van je aandacht. Een paar tips:

• Vermijd alle afleiding. Zet je telefoon op stil, zet je mailalert op je computer uit, en zorg dat je een uur alleen bent. Je gaat schrijven.
• Laat je leiden door de structuur van je drie belangrijkste punten.
• Begin met het punt dat je het makkelijkst kan onderbouwen, en neem dan de volgende.
• Blijf doorschrijven zonder te schaven of te corrigeren.
• Probeer een hele sectie in een keer af te schrijven. Als je toch onderbroken wordt, schrijf je je laatste gedachtes nog op, en eindigt dan het liefst halverwege een zin. Als je terug komt, is het makkelijker die zin af te schrijven dan een nieuwe te beginnen.

Je merkt vaak dat als je gaat schrijven er flow ontstaat: omdat je je gedachten op papier zet en in een eerste structuur zet, kom je in een dialoog met je eigen tekst, en ga je daar op reageren. Output levert meer input.

De rechter komt altijd nog langs

Voordat je klaar bent met de tekst, dien je nog de belofte waar te maken die je aan jezelf hebt gedaan. De rechter mag controleren of de zinnen goed lopen, of er taalfouten in staan en of zaken wellicht te omslachtig omschreven staan. Eventueel kan je ook deze 'petten' van de rechter nog scheiden. Als je een tijdje aan dezelfde tekst geschreven hebt, dan scan je vaak te snel over je tekst heen, zonder deze echt goed woord voor woord te lezen. Deze oefening vergt aandacht en concentratie, dus doe dat bij voorbaat met een heldere geest, bijvoorbeeld tijdens de ochtend van de volgende dag.