PDCA cyclus (Plan Do Check Act)

De PDCA cyclus is ontwikkeld, in de jaren dertig, door William Edwards Deming. De PDCA cyclus is een hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement. Dit hulpmiddel ondersteunt je bij het continue verbeteren van kwaliteit binnen je organisatie. De stappen die je met behulp van deze cyclus doorloopt betreffen Plan, Do, Check en Act.

Plan

Je beschrijft in een plan van aanpak welke verbeteringen je wilt behalen. Zorg dat je de doelen die je in je plan van aanpak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Het SMART formuleren van doelstellingen helpt je op een later tijdstip om je doelstellingen gericht te kunnen evalueren.
Beschrijf in je plan van aanpak wat je nodig hebt om de doelstellingen te kunnen behalen. Zorg daarnaast dat je doelstellingen en acties zijn afgestemd met al je stakeholders en dat je serieus kijkt naar de beschikbare middelen.

Do

De naam zegt het al. Tijdens de stap Do ga je doen wat je hebt beschreven in je plan van aanpak. Je voert de geplande verbeteringen uit. Je meet en registreert continu wat je doet en wat de resultaten hiervan zijn.

Check

Tijdens de stap Check controleer je of je op de goede weg bent om de doelstellingen, zoals in het plan van aanpak beschreven, te behalen. Je meet behaalde resultaten en vergelijkt de huidige situatie met de wenselijke situatie. Indien je grote verschillen constateert, ook wel 'planning-gaps' genoemd, is het belangrijk om snel de oorzaak van deze grote verschillen te achterhalen.

Act

Als je de oorzaken van de planning-gaps achterhaald hebt, zul je daadwerkelijk moeten bijsturen om je gewenste resultaten alsnog te behalen.

De PDCA cyclus toepassen

Deze cyclus helpt je in managementprocessen om doelgericht acties uit te zetten en te borgen. De grootste valkuil bij het doorlopen van de PDCA cyclus is dat je snel tot het gewenste resultaat wilt komen. Hierdoor wordt vaak onvoldoende tijd genomen om de stap Plan te doorlopen. Als je onvoldoende beschrijft welke doelstellingen je wilt behalen en welke middelen je nodig hebt (en of je deze ook tot je beschikking hebt), loop je in een van de volgende fases tegen problemen aan. Dit omdat je bijvoorbeeld onvoldoende mensen hebt om je beschreven acties uit te voeren. De neuzen in je team niet dezelfde kant op wijzen. Of je simpelweg een aantal uit te voeren acties niet hebt beschreven, met als gevolg dat deze niet worden uitgevoerd.

Toepassen

In de praktijk wordt de PDCA cyclus vaak onbewust toegepast. Je past de cyclus al toe in kleine dagelijkse bezigheden. Bijvoorbeeld tijdens het doen van de wekelijkse boodschappen. Je inventariseert welke middelen je tekort hebt om de week door te komen. En maakt een boodschappenlijstje waarop je zet welke boodschappen je wilt doen (plan). Vervolgens ga je naar de supermarkt om de boodschappen te doen. Terwijl je door winkel loopt en je winkelwagentje vult, kijk je op je lijstje welke artikelen je nog mist en werkt het lijstje af (do). Je komt thuis en ruimt de boodschappen op. Ondertussen controleer je of je alle benodigdheden hebt gekocht voor de hele week. Tijdens het opruimen van je boodschappen bemerk je dat je nog iets vergeten bent te kopen (check). Je besluit vervolgens om wederom terug te keren naar de supermarkt om de ontbrekende artikelen aan te schaffen (act). Uiteindelijk heb je van een vrijwel lege voorraadkast, doelgericht toegewerkt naar een voorraadkast die voldoende gevuld is om de hele week te kunnen eten en drinken.