Timemanagement in je studie of werk

Of je nu student bent, een drukke baan hebt of een huismoeder/vader bent met drie kinderen, met een druk bestaan kan het soms lastig zijn om al je verantwoordelijkheden in die veel te korte dagen te krijgen. Goed timemanagement helpt je om je doelstellingen en prioriteiten helder te krijgen en deze op een efficiënte manier te bereiken. Door de stappen in dit artikel te volgen kun je ervoor zorgen dat je beter aan je belangrijke verantwoordelijkheden kunt voldoen en waarschijnlijk ook nog extra tijd overhoudt voor ontspanning. Inhoud van dit artikel:

• 1.Overzicht van je tijdsbesteding
  
• 2. Prioriteiten stellen
  
• 3. Het maken van een planning
  
• 4. De praktijk
  

1. Overzicht van je Tijdsbesteding

Voordat je een planning kunt gaan maken is het belangrijk om eerst te weten hoeveel tijd je kwijt bent aan al je activiteiten. Door twee weken lang bij te houden hoeveel tijd je aan welke activiteiten besteedt krijg je een beter beeld van het werk dat je doet. Je zult zien dat je bijvoorbeeld veel meer of minder tijd aan bepaalde taken besteedt dan je eigenlijk dacht. Deze informatie kun je gebruiken bij het maken van je planning. Het doel is om inzicht te krijgen in je dagindeling maar ook om een goed idee te krijgen van hoeveel werk je op één dag aankunt. Als je bij het bijhouden van je tijd merkt dat je niet meer dan vier uur per dag geconcentreerd aan hetzelfde onderwerp kunt werken, heeft het ook geen zin om daarna in je planning een week lang iedere dag van 8.00 tot 23.00 uur in te ruimen voor één project. Door je concentratie te trainen kun je dit aantal uren wel opbouwen, maar doe dit geleidelijk.

Hoe ga je te werk?

Als je het goed wilt doen moet je vrij gedetailleerd bijhouden wanneer je wat doet. Dit hoeft natuurlijk niet op de minuut precies, maar iets als pauzetijden of het aantal pagina’s dat je gelezen hebt wil je wel opschrijven. Het is dus aan te raden om iedere activiteit direct bij te houden. Maak daarom een schema in je smartphone of op een kladblok dat je de hele dag bij je hebt, dan hoef je niet aan het einde van de dag schattingen te gaan maken.

Bij het bijhouden (tijdschrijven) gaat het niet alleen om de tijd die je in je studie of werk steekt, maar ook om al het andere dat je doet. Het is belangrijk te weten hoeveel tijd je dagelijks kwijt bent aan noodzakelijke huishoudelijke taken zoals boodschappen doen, koken, de was doen, zodat je weet welke uren je niet echt vrij te besteden hebt. Door ook bij te houden hoeveel tijd in hobby’s, luieren en tv-kijken gaat zitten kun je zien waar er misschien wat te snijden valt.

Als voorbeeld gebruiken we het schema van een eerstejaars Politicologiestudent, maar hetzelfde principe werkt natuurlijk ook voor werkenden.


Bij onderdeel drie, het maken van een planning, worden de resultaten van het tijdschrijven toegepast. Eerst komt het stellen van prioriteiten aan de orde.

2. Prioriteiten Stellen

Als je veel te doen hebt, is het moeilijk zicht te krijgen op wat je eerst moet doen, wat even kan wachten en wat eigenlijk helemaal niet belangrijk is. Je bent snel geneigd alles te willen doen wat je tegenkomt, onafhankelijk van of het wel urgent of belangrijk is. Het is daarom van belang jezelf te dwingen van ieder actiepunt de afweging te maken of dit belangrijk genoeg is om gedaan te worden en of dit wel of niet urgent is (moet het nú gebeuren of kun je het rustig inplannen). Het is belangrijk om dit mee te nemen bij het maken van een planning voor de lange termijn en ook bij het op je nemen van nieuwe taken. Zo kun je voorkomen dat je zinloos werk verzet en zorg je ervoor dat de tijd die je werkt effectief besteed wordt.

Het Eisenhower schema is een nuttig en veelgebruikt middel om je actiepunten en verantwoordelijkheden in te delen in wel/niet nuttig en wel/niet belangrijk. Voor een uitgebreider artikel over dit schema kun je hier verder lezen, het schema in dit artikel is een licht aangepaste versie van het origineel.

Het Eisenhower schema

Zoals gezegd maakt het Eisenhower schema onderscheid tussen actiepunten die wel of niet belangrijk en/of urgent zijn. Urgent houdt in dat een bepaalde taak direct moet gebeuren, uitstellen is niet mogelijk. Belangrijk houdt in dat de taak bijdraagt aan jouw persoonlijke of zakelijke doelstellingen, draagt het hier niet aan bij dan is het per definitie niet belangrijk.

Hieronder volgt een korte omschrijving van de verschillende vakken in het schema.

I. Quadrant of Necessity
Voor zaken die zowel belangrijk als urgent zijn. Zaken uit dit kwadrant moeten direct of zo snel mogelijk voltooid worden.

II. Quadrant of Quality & Personal Leadership
Voor zaken die wel belangrijk zijn, maar waar nu geen grote tijdsdruk achter zit. Deze zaken kun je inplannen om later zorgvuldig te voltooien. Houd je je niet aan deze planning dan schuift de taak vanzelf door naar kwadrant I en wordt het alsnog een haastklus.

III. Quadrant of Deception
Alle actiepuntjes die wel urgent zijn, maar niet zo belangrijk komen in de box linksonder. Deze punten kan je het beste vermijden. Je kunt deze actiepunten ook uitbesteden als ze wel moeten gebeuren maar niet belangrijk genoeg zijn om jouw tijd aan te besteden.

IV. Quadrant of Waste
De actiepunten die niet belangrijk en niet urgent zijn, zet je in de box rechtsonder. Dit is de prullenbak. Probeer zo min mogelijk van deze punten te doen!

Het Hart
Natuurlijk hoef je je niet altijd te beperken tot dingen die belangrijk en/of urgent zijn. Er zijn ook een hoop dingen die je gewoon leuk vindt om te doen, waar je energie uithaalt. Om motivatie en energie over te houden voor het behalen van je doelstellingen is het belangrijk dat je aandacht blijft besteden aan deze ontspanning. Voor leuke dingen die niet in de andere vier kwadranten passen is er daarom het hartje. Let er wel op welke dingen je daar in stopt en gebruik het niet als een excuus om niets te hoeven schrappen.

3. Het Maken van een Planning

Bij het maken van een planning is het belangrijk om groot te beginnen. Vraag jezelf welke doelen je dit jaar of de komende jaren wilt behalen. Dit kunnen studie- of werkgerelateerde doelen zijn maar ook persoonlijke doelen zoals een vreemde taal leren. Het gaat hier om grotere lange termijndoelen, maar dit betekent niet dat je niet specifiek hoeft te zijn; dat je als student dit jaar zestig studiepunten wilt halen is niet specifiek genoeg, dat je alle verplichte vakken uit het eerste jaar wilt behalen is dat wel. Dan kun je namelijk herleiden welke taken onder dit doel vallen.

Na het stellen van deze algemene doelen is het belangrijk stap voor stap af te bouwen naar een concrete tijdsplanning. Hier begin je mee door subdoelen te formuleren. Als je alle verplichte vakken wilt halen is dit makkelijk te doen door al deze vakken op een rij te zetten, voor Spaans leren zou dit een cursus Spaans voltooien kunnen zijn. Deze subdoelen zijn vaak makkelijker aan een tijdslimiet te koppelen omdat ze overzichtelijker zijn en soms een vastgestelde deadline hebben (zoals bijvoorbeeld bij tentamens). Bepaald daarom per subdoel hoe lang je hebt om deze te voltooien.

Vervolgens ga je nog een niveau concreter door te bepalen hoeveel werk ieder subdoel met zich meebrengt. Hiervoor kun je taken opstellen die nodig zijn voor het behalen van het subdoel. Voor deze taken is het belangrijk om een inschatting te maken van hoeveel uren je daar aan kwijt zult zijn. Met behulp van het tijdschrijven heb je als het goed is een redelijk beeld gekregen van hoeveel tijd jij nodig hebt. Als je nog nooit een vergelijkbare taak hebt uitgevoerd wees dan vooral ruim in het maken van je planning.

Als je weet hoeveel uur je per taak nodig hebt weet je ook hoeveel tijd je nodig zult hebben om alle doelen die je gesteld hebt te behalen. Je kunt dan beginnen met het maken van een tijdsplanning. Probeer hierbij per week aan te geven welke verplichte activiteiten je hebt, welke overige activiteiten er zijn en hoeveel tijd je zelfstandig zult moeten werken om aan het einde van de gekozen periode al je taken voltooid te hebben. In de rechterkolom van het schema komt de optelsom van alle uren dat je die week bezig zult zijn met je studie, werk en hobby’s. Je kunt er hier voor kiezen om alleen de uren doordeweeks weer te geven of om het weekend erbij te nemen. Je kunt eventueel ook vrijetijdsbesteding buiten de berekening laten. Het belangrijkste is dat hier een getal komt te staan dat jou het beste overzicht geeft van hoe hard je die week moet werken en of dit voor jou haalbaar is. Als je tot de conclusie komt dat dit niet haalbaar is zul je terug moeten naar stap 1 en daar één of meerdere doelen schrappen zodat je wel uitkomt met je tijd. Je kunt ook besluiten om te snijden in je vrije tijd of om minder tijd aan een bepaald doel te besteden. Wees hier echter voorzichtig mee! Ontspanning heb je nodig om energie te krijgen voor de uren dat je aan het werk bent en bij de vorige stappen heb je met goede redenen bepaald dat dit (sub)doel zoveel uur waard is. Als je nu gaat snijden loop je het risico dat je met half werk niet al je doelen zult halen. Je bent dan uiteindelijk voor niets aan het werk geweest. Inzetten op een minder ambitieuze maar wel haalbare doelstelling kan er voor zorgen dat je uiteindelijk meer bereikt dan wanneer je jezelf overschat.

Het schema dat je nu gemaakt hebt is nog niet bruikbaar om direct mee aan de slag te gaan. Je weet nu wel dat je bijvoorbeeld in week 29 tien uur aan taak X moet besteden. Maar wat je in deze tien uur moet doen en wanneer je deze gaat besteden is nog niet duidelijk. Om dit duidelijk te maken moet je voor de laatste keer de taak waaraan je wilt werken een stapje kleiner maken. Het is nu de bedoeling om concrete actiepunten te formuleren waar je direct mee aan de slag kunt en die in één keer te behappen zijn. Het lezen van het boek wordt dan dus het lezen van een aantal pagina’s. Als je dit voor alle taken gedaan hebt kun je een urenplanning gaan maken.

De urenplanning is een zo compleet mogelijk overzicht van alles wat je in die week moet doen. Het is eigenlijk je agenda, maar er staan niet alleen afspraken met anderen in, maar vooral ook de afspraken die je met jezelf hebt gemaakt. Denk hierbij ook aan het inplannen van rustmomenten. Het is natuurlijk belangrijk dat alle uren uit je lange termijn tijdsplanning in je urenplanning terugkomen, maar ga niet van 9.00 tot 20.00 uur non-stop werk inplannen. In de praktijk zul je merken dat je niet zo lang geconcentreerd kunt blijven en dat je op een gegeven moment bovendien enorme honger krijgt. Plan gerust een half uur of een uur voor je lunch in waarin je ook gedachten van het werk af kunt halen.Bovendien is het voor de meeste mensen aan te raden om te werken met een gevarieerde planning. Als je je net een paar uur hebt moeten inlezen in een bepaald onderwerp is het daarna vaak fijn om aan een wat actievere taak te werken.

Een handig middel voor het maken van deze planning is Google Calendar. Hier kun je al je taken in inplannen en tegelijk instellen dat je voor iedere taak een gratis herinneringssmsje krijgt.

Voorbeeld van het stappenplan voor een eerstejaars Psychologiestudent:

Stap 1. Doel:
Alle verplichten vakken uit het eerste jaar van Psychologie halen

Stap 2. Subdoelen:

1. Tentamen Inleiding in de Psychologie halen
2. Tentamen Biologische Psychologie halen
3. Tentamen Psychodiagnostiek halen
4. Tentamen Groepsdynamica halen
5. …

Stap 3. Tijdsindeling en deadlines:

1. Tentamen Inleiding in de Psychologie - 21 december
2. Tentamen Biologische Psychologie - 21 December
3. Tentamen Psychodiagnostiek - 8 Januari
4. Tentamen Groepsdynamica - 29 Mei
5. …

Stap 4. Concrete taken (voor subdoel ‘Inleiding Psychologie’):

1. Lezen Psychology (Gray), hoofdstukken 1-9 en 11
2. Lezen Artikel The Psychology of Folk Psychology (Goldman)
3. Lezen Artikel Positive Psychology: An Introduction (Seligman)
4. Colleges volgen
5. Samenvattingen leren

Stap 5. Tijdsbesteding:

1. Psychology (Gray), hoofdstukken 1-9 en 11 - 100 uur
2. The Psychology of Folk Psychology (Goldman) - 8 uur
3. Positive Psychology: An Introduction (Seligman) - 6 uur
4. Colleges - 80 uur
5. Samenvattingen - 20 uur

Stap 6. Tijdsplanning:

Stap 7. Actiepunten (voor taak ‘lezen Psychology (Gray)’):

1. Pagina 1 – 35 lezen (3 uur)
2. Pagina 36 – 68 lezen (3 uur)
3. Pagina 69 – 103 lezen (3 uur)
4. …

Stap 8. Uurplanning:

4. De Praktijk

De planning maken is één ding, of en hoe je deze in de praktijk naleeft is een tweede. Zoals al eerder aangegeven zul je flexibel met je planning om moeten kunnen gaan. Er kan altijd iets tussenkomen wat je planning in de war schopt. Je moet dan zelf beoordelen of dit belangrijk genoeg is om van je plan af te wijken en als je dit doet zul je genoeg ruimte moeten hebben om dit op een later punt op te vangen. Je moet natuurlijk voorkomen dat je onder het mom van flexibiliteit je hele planning maar opzij schuift. Zeker in de eerste weken kan het daarom zinvol zijn om bij te houden wat je in de praktijk doet.

Door aan het einde van iedere dag naast je planning te zetten wat je daadwerkelijk gedaan hebt kun je goed beoordelen of je maatregelen moet nemen om overgeslagen werkuren in te halen. Denk naar aanleiding van de uitkomst na over de manier waarop jij je tijd besteed hebt. Heb je planning goed gevolgd? Zo nee waarom niet? Kun je eventueel gemiste uren nog inhalen en lijkt het je realistisch dat je dan wel netjes je planning volgt? Wat voor maatregelen kun je nemen en moet je misschien je planning aanpassen om je doelen te kunnen halen? Je kunt hierdoor ook tot de conclusie komen dat je je uren niet gehaald hebt omdat je de lat te hoog hebt gelegd; misschien is zes uur per dag aan één taak zitten simpelweg teveel gevraagd. Pas in dat geval je planning aan en schrap eventueel één van je hoofddoelen zodat je met een realistischere planning weer aan de slag kunt gaan.

Lees verder

• Eisenhower schema
• Dertien wetten van effectief timemanagement
• Concentratie bij het studeren
• Studiemotivatie
• De onzin van snellezen