Timemanagement; e-mail beheren

Niet alleen zakelijk, maar ook privé ontvangen mensen soms enorme hoeveelheden e-mails per dag. Deze e-mails en het beheer hiervan, slokken steeds meer van beschikbare en kostbare tijd op. Hoe blijf je je eigen e-mail de baas en hoe zorg je dat je zo min mogelijk tijd besteedt aan het beheer hiervan?

Houd zakelijke e-mail en privé e-mail gescheiden

Het lijkt voor de hand te liggen, maar nog steeds gebruiken sommige mensen hun zakelijk e-mail adres ook privé. Hoewel het makkelijk kan zijn dat werk en privé in elkaar lopen, kan privé mail behoorlijk afleiden. Privé mail is niet altijd even makkelijk te negeren. Gebruik voor privé zaken dus een ander e-mail adres, zodat je deze op een door jou gewenst moment kunt bekijken.

Plan speciale mail-check momenten

De hele dag (en soms ook ’s nachts) gaat de instroom van nieuwe e-mails door. Zet de signaleringsfunctie uit en check je e-mail alleen op vaste momenten (bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag, na de lunch en een uur voordat je naar huis gaat). Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat het switchen van de werkzaamheden waarmee je bezig bent naar e-mail en terug veel tijd en energie kosten. Je gebruikt je tijd veel efficiënter als je geconcentreerd met een taak bezig bent en blijft.
Stel collega's hiervan op de hoogte zodat zij weten dat zij niet binnen een uur een reactie hebben.

Lees een e-mail één keer

Lees een e-mail één keer goed en kom meteen in actie. Over het algemeen is de e-mail onder te verdelen in vragen/opdrachten en informatie.
Een e-mail met een vraag of opdracht kan of meteen afgehandeld worden of komt op je to-do-list. Daarna kan de e-mail in je eigen e-mail archief (mappen) of in de prullenmand. Bevat een e-mail slechts informatie archiveer deze dan in de juiste map. Door meteen te handelen voorkom je dat je steeds weer dezelfde mails moet lezen omdat je er nog iets mee moest doen, maar je weet niet meer wat. Zonde van je kostbare tijd.

Het archiveren in mappen

Niets is erger dan veel tijd te verspillen met het zoeken naar dat éne mailtje waar belangrijke informatie in stond. Maak dus mappen aan (naar onderwerp, jaar, maand, type et cetera, afhankelijk van het soort werk wat je doet en de daarbij behorende e-mailstroom) en gebruik deze ook. Wordt een map (te) vol dan is het tijd voor sub-mappen en soms is het handig deze ook weer in sub-mappen te verdelen. Zo ontstaat een boomstructuur, waardoor je eenvoudig een bepaalde e-mail met belangrijke informatie kan terugvinden. Een goed archief is goud waard en bespaart veel tijd.

Wees kritisch

Door middel van de CC-knop is het makkelijk geworden om veel mensen binnen het bedrijf op de hoogte te brengen van waar je mee bezig bent. Sommigen mensen zijn zeer enthousiast in hun CC-gebruik. Dit kan er toe leiden dat je informatie ontvangt die voor jou niet relevant is. Wees kritisch. Sta je standaard bij iemand op de CC-lijst, maar is de informatie van een aantal projecten niet relevant voor jou? Schroom niet om iemand hiervan op een nette manier op de hoogte te stellen. Elke overbodige mail is er één teveel. Abonneer jezelf ook niet op elke willekeurige nieuwsbrief. In deze tijd van overvloedige informatie is het meer dan belangrijk om kritisch te zijn. Je kunt je tijd maar één keer besteden.

Telefoon en persoonlijk contact

Soms wordt vergeten dat het sneller en makkelijker kan zijn om even de telefoon te pakken of bij iemand binnen te lopen om het één en ander te bespreken.

Lees verder

• Timemanagement; to-do-lijst (getting things done)
• Timemanagement; archiveren