Tips om goed te delegeren

Delegeren is een onderdeel van het takenpakket van elke leidinggevende. Elk bedrijf met meerdere medewerkers zal moeten delegeren, ook wel leidinggeven genoemd. Delegeren is niet meteen voor iedereen weggelegd, maar het valt te leren. Hoe je het beste kan delegeren, welke vormen er zijn en wat de valkuilen zijn lees je in dit artikel.

Wat is delegeren

Delegeren is het overlaten van taken die horen bij een leidinggevende aan een medewerker. De medewerker krijgt de beschikking over de bijbehorende bevoegdheden, middelen en verantwoordelijkheden, maar de leidinggevende blijft eindverantwoordelijk. Delegeren is dus niet hetzelfde als afschuiven.

Soorten van delegeren

Er zijn twee vormen van delegeren, namelijk:

• Het delegeren van een taak
• Het delegeren van een situatie

Taken kunnen tijdelijk of voor altijd gedelegeerd worden. De medewerker krijgt meer te doen en krijgt verantwoordelijkheden. De medewerker krijgt de ruimte om zelf te beslissen hoe hij de taken gaat uitvoeren. Het krijgen van nieuwe taken en het dragen van verantwoordelijkheid werkt voor veel medewerkers motiverend.
Naast het delegeren van losse taken kun je ook complete situaties delegeren. Bi j het delegeren van een situatie krijgt de medewerker meer vrijheid en ruimte om de taken in te vullen. De taak en het eindresultaat zijn minder vast omschreven bij deze vorm van delegeren.

Stappenplan voor delegeren

Veel leidinggevende personen vinden het delegeren van taken lastig. Sommigen hebben het gevoel dat zij de taken beter en sneller kunnen dan een medewerker, die geen ervaring heeft met het uitvoeren van de taak. Anderen zijn bang dat het fout gaat of vrezen voor hun eigen positie. Want stel dat het uitleggen van een taak aan een medewerker veel tijd kost, wordt vaak gebruikt om taken niet te delegeren. Een leidinggevende moet op een goede en effectieve manier gebeuren. Hiervoor is het volgende stappenplan ontwikkeld:

Stap 1. Voorbereiden van het delegeren

Van tevoren moet je als leidinggevende vaststellen waarom je iets gedelegeerd. Heb je geen tijd voor de taak of wil je de mogelijkheden van de medewerker vergroten? Verder moet je bekijken wat je gaat delegeren, een taak of een situatie. Het voorgaande is bepalend voor aan wie je gaat delegeren. Hoeveel ervaring moet deze medewerker hebben, hoeveel tijd heeft de medewerker beschikbaar en heeft deze persoon de juiste kwaliteiten om de taak uit te voeren?

Stap 2. Informeren van de medewerker

De taak of situatie die je delegeert, moet goed uitgelegd worden aan de medewerker. Vertel waarom je delegeert. Geef eerst een totaalbeeld van de taak of situatie en leg daarna stapsgewijs uit wat er gedaan moet worden. Zorg ervoor dat je duidelijk en concreet bent, vermeld welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerker krijgt en motiveer de medewerker voor de taak. Maak afspraken over de begeleiding, controle en evaluatie.

Stap 3. In de gaten houden van de uitvoering

In stap 2 heb je afspraken gemaakt over de begeleiding, controle en evaluatie. In stap 3 ga je deze afspraken uitvoeren. Stimuleer en ondersteun de medewerker door bijvoorbeeld regelmatig begeleidingsgesprekken met hem te voeren, waarbij je suggesties geeft om de taak beter uit te voeren. Houd ook in de gaten of de medewerker genoeg tijd heeft om de extra taak uit te voeren.

Tips bij het delegeren

Zoals eerder gezegd, vinden veel leidinggevenden het moeilijk om taken uit handen te geven en er op te vertrouwen dat de ander de taak goed zal uitvoeren. Bij het delegeren kunnen de volgende valkuilen zich voordoen:

• Wel de taak delegeren, maar niet de bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De medewerker kan de taak onmogelijk goed uitvoeren wanneer hij de benodigde bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet krijgt. Hij moet niet voor alles toestemming hoeven te vragen, want dat werkt frustrerend en inefficiënt.
• Steeds aan dezelfde personen delegeren. Als je steeds aan dezelfde personen delegeert, frustreert dit de andere medewerkers. Je zult ook anderen de kans moeten geven om te laten zien wat zij kunnen.
• Bij problemen de taak meteen overnemen. Als een medewerker een nieuwe taak moet leren, moet hij de kans krijgen om zich in te werken op deze taak. Daarbij moet je fouten mogen maken. Wanneer bij de eerste de beste fout de taak weer teruggenomen wordt, leert de medewerker niet van zijn fouten. Bovendien werkt het niet motiverend.
• Stiekem controleren. Het is niet eerlijk ten opzichte van de medewerker om het werk stiekem te controleren. Als je taken delegeert, moet je vertrouwen hebben in de kwaliteiten van de medewerker. Controle vindt altijd plaats op afgesproken momenten.