Communicatieve vaardigheden verbeteren

Op universiteiten en hogescholen worden we volgepropt met kennis, maar communicatieve vaardigheden leren we er nauwelijks. En juist communicatieve vaardigheden zijn het belangrijkste wat een goede manager tegenwoordig moet bezitten. Wie op de carrièreladder hogerop wil, moet daarom voortdurend zijn communicatieve vaardigheden aanscherpen. Mogelijkheden daartoe zijn er dagelijks genoeg. Waar het op aankomt, is ze te vinden.

Communicatieve vaardigheid

Zoals men denkt, zo spreekt men. Althans dat beweren veel communicatiedeskundigen en voor een deel hebben ze daar gelijk in:

• als iemand duidelijk en nauwkeurig kan formuleren, zal hij ongetwijfeld ook duidelijk en nauwkeurig kunnen denken;
• formuleert hij daarentegen onduidelijk en verward, dan hoeft dat nog niet te betekenen dat hij geen goede denker is. Misschien is hij wel geblokkeerd door angsten. Maar misschien heeft hij ook wel nooit geleerd om zijn gedachten onder woorden te brengen.

Goed gecommuniceerd, is half gewonnen

Wat er ook in ons innerlijk omgaat, duidelijk is dat we beter tegenover anderen tot ons recht komen als we onze innerlijke processen (lees gedachten en gevoelens) zonder verlies aan zeggingskracht kunnen overbrengen. "Communicatieve vaardigheden" is daarbij het sleutelwoord. En hoe hoger onze ambitieuze carrièredoelen zijn, hoe beter die vaardigheden ontwikkeld moeten zijn.

Omdat gedurende tientallen jaren ingesleten communicatiestijlen zich niet op stel en sprong laten veranderen, is het zinvol om tijdig na te denken over de manier waarop men zijn communicatie wil verbeteren. Hieronder vind je enkele tips waar je beslist aandacht aan moet schenken.

Don't waste my time: verspil mijn tijd niet

Als jonge arbeidskracht, zul je het meteen merken: tijd is in de huidige economie een enorm schaars goed geworden. Op alle niveaus, maar vooral op managementniveau, versnelt het tempo meer en meer.

Je moet steeds sneller en effectiever presteren om aan de steeds hoger wordende eisen te voldoen. En ook onze wijze van communiceren moet steeds worden aangepast aan deze nieuwe omstandigheden: wie zich bedient van langdradige en breedvoerige betogen, wiens boodschap niet goed over komt, wie constant “ah’s” en “oh’s” voor zich heen stamelt, die wordt in zo’n zakelijke omgeving meer en meer gezien als een belasting.

Deze "Don't waste my time"-trend wordt overal waargenomen:

• aantal en duur van zakelijke bijeenkomsten worden verminderd;
• besprekingen en memo’s worden ingekort (Lee Lacocca: "Ik lees geen berichten meer die langer dan één pagina zijn");
• en ook zakenreizen zijn alleen nog aan de orde als ze absoluut niet vermeden kunnen worden en ook daadwerkelijk zin hebben;
• zelfs telefoongesprekken duren minder lang: na twee of drie minuten worden de meesten van ons al een beetje ongeduldig en nerveus.

Wat is goede communicatie?

Goede communicatie is in het bedrijfsleven dan ook primair:

• doelgericht;
• beknopt;
• eenduidig;
• niet voor meerdere uitleg vatbaar.

Alleen dán is communicatie efficiënt in termen van tijd. Ga dan ook eens voor jezelf na of jij wellicht ook tot diegenen behoort die zijn eigen tijd en de tijd van anderen verspilt door een te breedvoerige en te omslachtige wijze van communiceren.

Straight Talking

Met de term “Straight Talking” wordt onder meer bedoeld:

• direct ter zake komen;
• dingen indien mogelijk direct benoemen.

Maar dat kan alleen als je weet wat je wilt. Daarvoor moet je je gedachten ordenen.

Wil je bijvoorbeeld informatie doorgeven of ontvangen? Het kan ongeloofwaardig klinken, maar bij sommigen moet men eerst vragen welk van de twee ze nu eigenlijk willen. De meest voorkomende reden: velen van ons zijn bang om vragen te stellen omdat ze denken dat die hun onwetendheid of onzekerheid verraden. Ze uiten zich dan in vage bewoordingen en hopen dat de gewenste informatie toch op een of andere wijze boven tafel komt.

Durf te vragen

Maak deze fout niet! Er is niets mis aan vragen stellen, alleen op die manier kan je iets bijleren. Je gesprekspartner neemt je vragen sowieso anders waar dan jij denkt. Hij merkt eraan of je werkelijk interesse in de zaak hebt, kan zien waar je mentaal staat of waar je mee worstelt en weet dan meestal hoe hij je kan helpen.

En mocht je jezelf bevinden in een professionele omgeving waar vragen stellen als negatief beoordeeld wordt, dan moet je voor jezelf nagaan of een bedrijf met een dergelijke bedrijfscultuur wel het juiste voor jou is.