Automatisering; bewaarplicht van e-mails

Dat er een bewaarplicht bestaat voor zakelijke documenten dat weten de meeste ondernemers wel. maar dat men ook de zakelijke e-mails moet bewaren dat is voor veel ondernemers onbekend.

De wettelijke bewaarplicht

Inzake de Wet op de Rijksbelastingen en het Burgerlijk Wetboek geld er een civielrechtelijke als een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor ondernemingen. Door deze bewaarplicht kan de controlerende organisatie onderzoeken of de regels worden nageleefd. Echt wat veel ondernemers niet weten dat alle zakelijke e-mails ook onder deze bewaarplicht vallen. Maar welke zakelijke e-mails moet men bewaren en vooral hoe moet men deze bewaren.

Het bewaren en beheren van e-mails

Zoals al eerder aangegeven hebben ondernemingen een fiscaalrechtelijke en een civielrechtelijke bewaarplicht voor alle bescheiden die de onderneming onderbouwen. Over het algemeen wordt hier alle communicatie verstaan die te maken hebben met de interne en de externe werking van de onderneming. Zoals als men al begrijpt vallen e-mails hier ook onder. Welke e-mail men moet bewaren is sterk afhankelijk van de inhoud van de e-mail. Hiervoor geld eigenlijk een duidelijke regel, van iedere e-mail waar men een normaal als papieren documenten het stuk had bewaart moet de e-mail ook bewaard worden. Vergeet men in ieder geval niet dat wanneer de e-mail software ook de oude e-mails te converteren zodat dat de inhoud en opmaak behouden blijft.

Het bijhouden van een goed archief

Alleen het opslaan van een e-mail is niet voldoende. Één van de eisen is dat een bewaarde e-mail ook snel weer kan worden bekeken bij een controle. Men zal dus zorg moeten dragen voor een gedegen archief-systeem waarbij de inhoud, vorm en context niet worden aangetast. Er mag dus geen informatie toegevoegd of verwijdert worden. Natuurlijk moet het systeem ook beschermd worden voor invloeden van buiten af. Denk hierbij niet alleen aan toegang voor mensen zonder toestemming, virussen of hackers maar ook aan bijvoorbeeld brand of inbraak. Zo zal men van het systeem regelmatig een back-up moeten maken. Ook de meegezonden documenten en de afzender en ontvanger moeten ongewijzigd blijven. Alleen het bericht zelf is dus ook niet voldoende.

Niet alleen e-mails!

Onder de wettelijke bewaarplicht vallen dus veel meer dingen waar men in de huidige tijd niet zo snel bij zou stil staan. Denk hierbij aan boeken, gegevensdragers en andere bescheiden. Maar pas op want tegenwoordig vallen andere zaken onder zoals usb-sticks, cd-roms, dvd's misschien heeft u ook nog tapes en diskettes. Dit alles moet zeven jaar bewaard worden. Zowel gegevens op papier als opgeslagen in een elektronische vorm vallen dus onder deze bewaarplicht. Den maar eens aan de PDA (al dan niet gelijk geïntegreerd in de telefoon), elektronische bank en giro-afschriften, de elektronische agenda, e-mails verzonden vanaf de laptop of PDA, gegevensbestanden enz. enz.. Voor al deze gegevensbestanden geld dat deze (elektronische) administratie toegankelijk is en blijft. Door de vernieuwing van de software is het daardoor ook verstandig oudere versies van de software wel te bewaren, en maak regelmatig een overicht van de gegevens uit uw PDA op het computersysteem zodat u deze gegevens niet "per ongeluk" kan kwijtraken.

Via de site van de belastingdienst kunt u meer informatie vinden.