Volmacht bij een statutaire algemene vergadering

Iedere VME (vereniging van mede-eigenaars van bijvoorbeeld een appartementsgebouw of een garagecomplex) dient - volgens de wet - jaarlijks een SAV (statutaire algemene vergadering) te houden waarop alle mede-eigenaars uitgenodigd worden. Een eigenaar hoeft niet persoonlijk aanwezig te zijn. Hij heeft de mogelijkheid om zich te laten vertegenwoordigen door het afgeven van een volmacht. Waar moet u op letten bij het opstellen van dergelijke volmacht en waarom is uw volmacht zo belangrijk?

Volmacht

Een mede-eigenaar is niet verplicht om persoonlijk aanwezig te zijn op de jaarlijkse SAV van de VME. Iedere mede-eigenaar die niet persoonlijk aanwezig kan zijn op de SAV, heeft de mogelijkheid om een volmacht uit te schrijven. Hiermee laat hij zich vertegenwoordigen. De volmacht moet de naam vermelden van de eigenaar (de volmachtgever) en de naam van de volmachthebber en dient ondertekend te worden door de volmachtgever.

De syndicus van de VME zal samen met de uitnodiging tot de jaarlijkse SAV een blanco volmachtformulier meesturen zodat de eigenaar dit document enkel hoeft te vervolledigen en opsturen in het geval hij zich wil laten vertegenwoordigen. Vaak neemt de eigenaar echter niet de moeite om een volmacht op te sturen. Nochtans is het aan te raden om dit juist wél te doen. De stem van een mede-eigenaar telt namelijk bij eender welke beslissing in de VME! Een eigenaar doet er dus steeds goed aan om bij afwezigheid een volmacht te bezorgen, en wel voor de volgende redenen:

Aanwezigheidsquorum

Het behalen van het aanwezigheidsquorum. De SAV kan slechts doorgaan als méér dan de helft (50% + 1) van de mede-eigenaars aanwezig is met minstens de helft van de aandelen. Wordt dit aanwezigheidsquorum niet behaald, dan zal de SAV uitgesteld worden naar een latere datum (hernieuwde statutaire algemene vergadering).

Stem van de eigenaar

Daarnaast weegt de stem van de eigenaar door in belangrijke financiële beslissingen. Stel: het dak van het appartementsgebouw dient vernieuwd te worden, de gevel dient gereinigd of hernieuwd te worden, de lift dient vernieuwd of hersteld te worden, de inkomhal dient gerenoveerd te worden, enz... Dergelijke beslissingen kunnen algauw oplopen tot tienduizenden euro's en zal de eigenaar uiteraard voelen in zijn portemonnee. Doet de eigenaar mee met de stemming, dan heeft hij zijn inbreng in deze beslissingen. Net die ene stem kan doorslaggevend zijn om een stemming wel of niet te laten doorgaan. Geeft u geen volmacht, dan laat u anderen beslissen over uw eigendom.

Wie kan volmacht geven?

Een volmacht kan geldig gegeven worden door:

• de enige eigenaar van een kavel
• de stemgerechtigde mede-eigenaar of houder van een zakelijk genotsrecht
• alle mede-eigenaars van een kavel samen
• de eigenaar en houder van een zakelijk genotsrecht samen
• de rechtspersoon/mede-eigenaar conform de bepalingen van de statuten (vertegenwoordigingsbevoegdheid)

Wie kan volmacht krijgen?

De persoon die volmacht krijgt moet niet noodzakelijk een andere mede-eigenaar zijn. Ook een derde (familie, advocaat...) kan volmacht krijgen om in naam en voor rekening van de eigenaar deel te nemen aan de beraadslaging en de stemming op de SAV. Enige voorwaarde als volmachthebber is dat deze persoon rechtsbekwaam moet zijn (dus geen minderjarige, verlengd minderjarige, onder voorlopig bewind geplaatste persoon, ...).

De syndicus mag wettelijk geen volmacht krijgen van mede-eigenaars. Stel dat de syndicus zelf mede-eigenaar is dan zal deze slechts kunnen deelnemen aan de stemming in eigen naam (nooit als volmachthebber voor een andere mede-eigenaar).

Volmacht steeds op naam

De naam van de volmachthebber moet steeds op de volmacht vermeld staan. Blanco volmachten (zonder opgave van de naam van de volmachthebber), zijn sinds de wetswijziging van 02/06/2010 verboden. Deze wetswijziging heeft de regels met betrekking tot de volmacht merkelijk verstrengd en heeft grenzen gesteld daar in het verleden vele volmachten zogenaamd 'blanco' werden verstrekt. Hierdoor werd de mogelijkheid gecreëerd voor de ontvanger van de blanco volmachten (meestal de syndicus) om deze toe te wijzen naar eigen goeddunken en kon de stemming aldus gemanipuleerd worden.

Specifieke volmacht?

Een mede-eigenaar kan er nu voor kiezen om een 'specifieke' volmacht uit te schrijven. Bij een specifieke volmacht vermeldt de volmachtgever voor welke punten van de agenda de volmachthebber hem kan vertegenwoordigen. Er worden bindende richtlijnen gegeven over het stemgedrag (volmacht mét steminstructies).

De syndicus zal tijdens de stemming op een SAV nagaan of een stem wordt uitgebracht conform deze specifieke volmacht. Een stemming die indruist tegen de steminstructies, zal niet aanvaard worden.

Beperkingen

Een volmacht is beperkt in tijd daar deze slechts geldig is voor één algemene vergadering (uitzondering hierop is de notariële volmacht die niet steeds hernieuwd dient te worden) en is beperkt in aantal:

• Niemand mag aan de stemming deelnemen voor méér aandelen dan deze van de andere aanwezigen samen. Dit vermijdt dat één eigenaar met veel aandelen in zijn eentje beslissingen kan doordrukken en een monopolypositie binnen de VME kan innemen. Voorbeeld: op een SAV zijn 75% aandelen aanwezig. Eén eigenaar bezit 50% van de aandelen, maar zal slechts voor de resterende aanwezige 25% mogen stemmen.
• Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden als hierdoor het totaal van de stemmen van hemzelf en die van zijn volmachtgevers hoger wordt dan 10% van het totaal van alle kavels van de VME. Voorbeeld: een eigenaar mag een vierde volmacht aanvaarden, zolang hij voor zijn eigen stem + die vier volmachten de 10% van het totaal van alle kavels niet overschrijdt.