Vergadering voorbereiden en uitvoeren

Vergadering volgende week en nu? Bij een vergadering met een grote groep zal het dagelijks bestuur; de voorzitter, penningmeester en secretaris de voorbereidingen treffen. De voorbereiding is handig voor een structureel verloop van de vergadering.

Hoofdlijnen

De volgende punten stel je vast ten aanzien van je voorbereiding;

• Naar welke doelen streef je
• Wat is de noodzaak (prioriteit)
• De datum
• De plaats
• De tijd
• De deelnemers
• Je maakt een convocatie (uitnodiging) en verstuurt die, zodat de mensen zich zonodig tijdig kunnen afmelden.

Agenda

Een agenda is handig voor een structureel verloop van een vergadering, daarom is het handig om ver van te voren een agenda (draaiboek) te maken voor het verloop van de vergadering.

De structuur van zo'n agenda ziet er als volgt uit;
Opening
De vergadering wordt geopend door de voorzitter en heet iedereen welkom, neemt de lijst met presenten door, wanneer de pauzes zullen zijn en wanneer de vergadering zal eindigen.

Vaststellen van de agenda
De agenda wordt doorgenomen en waar nodig wordt het een en ander toegevoegd/geschrapt.

Notulen van de vorige vergadering
De voorzitter vraagt of er nog op of aanmerkingen zijn ten aanzien van de notulen van de vorige vergadering, zodra iedereen heeft kunnen reageren stelt de voorzitter de notulen vast. Notulen zijn handig als bewijsstuk of voor inzag voor de afwezigen.

Mededelingen en ingekomen stukken
De voorzitter kan hier kort informatie geven over bepaalde onderwerpen en ingekomen stukken korten bespreken of voorlezen. Deze stukken kunnen ook als bijlage bij de convocatie aan de deelnemers verstuurd worden.

Agendapunten in volgorde
De voorzitter zal de punten inleiden, geeft de redenen van bespreking aan en bewaakt de tijd. Hij geeft daarna het woord aan de deskundige over het desbetreffende onderwerp. Deze persoon heeft het agendapunt kunnen voorbereiden.

Wat verder tel tafel komt (w.v.t.t.k.)
Hier komen de zaken aan bod die later aan de agenda zijn toegevoegd, omdat deze een te hoge prioriteit hebben om pas in de volgende vergadering aan bod te komen.De inhoud hiervan word al aan het begin van de vergadering ingevuld.

Rondvraag
Hier krijgt iedere deelnemer de kans om een vraag te stellen aan de andere aanwezigen. Wanneer een kort antwoord mogelijk is kan die worden gegeven, anders wordt deze meegenomen naar een volgende vergadering.

Sluiting
In overleg wordt een volgende datum afgesproken voor een nieuwe vergadering.
De voorzitter dankt de aanwezigen.