Administratie op orde - tips

Het is niet gemakkelijk om de administratie op orde te brengen én te houden. Bent u ook het overzicht kwijt tussen alle bankafschriften, belastingaanslagen en andere papieren? Tijd om te ordenen. Het bijhouden van de administratie is eenvoudiger dan u denkt. Tips voor het bijhouden en op orde brengen van uw administratie. En hoe lang moet u de administratie eigenlijk bewaren?

Administratie bijhouden: tips

Post sorteren
Maak er een gewoonte van om uw post dagelijkste openen. Laat het niet rondslingeren in huis, maar sorteer het direct. Wat u niet nodig hebt, gooit u weg. Sorteer post op afzender en maak gebruik van tabbladen.

Post bewaen op vaste plek
Bewaar de post die u niet direct verwerkt op een vaste plek, zoals een bureaulade of map. Wacht niet te lang met het verwerken van post. Zo houdt u overzicht.

Administratie wekelijks bijhouden
Het is aan te raden om minimaal wekelijks uw administratie bij te houden, brieven door te lezen en te sorteren.

Administratie op orde

Om uw administratie op orde te brengen, is het handig om (een aantal van) de volgende hulpmiddelen aan te schaffen.

• Een mapje voor het bewaren van rekeningafschriften
• Een ordner met tabbladen
• Hangmappen, vooral handig als u veel moet opbergen
• Snelhechters of andere opbergmappen
• Een perforator, om gaatjes door papier te slaan
• Enveloppen, sstandaard-formaaten A4-formaat
• Postzegels

Welke documenten bewaren?

Het sorteren van documenten en brieven vraagt het stellen van prioriteiten. Wat is belangrijk om te bewaren en welke brieven kunt u direct doorverwijzen naar de prullenbak?
De volgende brieven/documenten kunt u het beste bewaren:

• Rekeningafschriften
• Overige financiële kennisgeving (een rekening van een energiebedrijf, een bevestiging van een spaarovereenkomst)
• Verzekeringspapieren
• Betaalbewijzen van producten of diensten
• Garantiebewijzen
• Beslissingen van een overheidsinstantie: zogenaamde beschikkingen. Denk bijvoorbeeld aan een belastingaanslag, een beschikking over de zorgtoeslag of huurtoeslag etc.
• Brieven van uw werkgever of uitkeringsinstantie

Aanbiedingen en reclame waar u niet op in wilt gaan, kunt u beter direct weggooien.

Hoe lang de( financiële) administratie bewaren

Voor particulieren is officieel niets vastgelegd over de bewaartermijn van (financiële) administratieve gegevens. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen en in dat verband is het verstandig om uw administratie minstens 5 jaar te bewaren. Ook met betrekking tot aftrekposten is het belangrijk de administratie bij tet houden. U moet zwart op wit kunnen aantonen dat u recht hebt op de aftrekpost, anders kan de Belastingdienst deze schrappen.

Bewaarplicht financiële gegevens ondernemers
Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van financiële gegevens van 7 jaar.