Efficiënt werken: Productief en efficiënt je dag door komen

Productief en efficiënt werken valt nog niet altijd mee. Op je werk is er vaak veel afleiding, zodat je productiviteit niet optimaal is. Het is daarom belangrijk om heel bewust effectief aan het werk te gaan. Dit kun je doen door aan het begin van je werkdag meteen aan de slag te gaan; aan het eind van de dag je werkplek klaar te maken voor een efficiënte dag morgen; en door te starten met de taak waar je het meest tegenop ziet. Productief en efficiënt werken heb je zelf in de hand! Acht uur per dag werken is vaak niet hetzelfde als acht uur per dag productief zijn. Vaak ben je veel van je tijd kwijt met allerlei onderbrekingen. Sommige daarvan heb je helemaal zelf in de hand; andere worden mede door anderen bepaald. Maar op vrijwel elke onderbreking heb je zelf invloed. Door onderbrekingen bewust tegen te gaan kun je heel veel aan productiviteit en efficiëntie winnen, zodat er veel meer werk uit je handen komt.

Productiever werken door niet eerst iets anders te gaan doen

Tussen het moment dat je je 's ochtends installeert op je werkplek en het moment dat je daadwerkelijk aan het werk gaat, kan behoorlijk wat tijd verloren gaan. Uiteraard zijn er zaken die gedaan moeten worden: je computer moet gestart worden, ondertussen ga je naar het toilet of haal je je eerste kop koffie, maar bij veel mensen blijft het daar niet bij. Je checkt je mail, je maakt via Twitter of Facebook bekend dat je wakker bent, surft naar één of twee weblogs om te kijken of daar nog wat nieuws op staat, zoekt een collega op om te vragen of die ook al op deze weblog heeft gekeken, haalt een tweede kop koffie en je kijkt nogmaals of je nog nieuwe e-mail hebt ontvangen in de tussentijd. Hiermee kan in totaal een half uur of langer voorbij gaan, zonder dat er iets productiefs uit je handen komt.

Sta eens stil bij je eigen ochtendrituelen en kijk eens kritisch of al je bezigheden werkelijk nodig zijn. Op zich is het niet verkeerd om op je werk af en toe eens te nietsnutten, maar het begin van de dag is daarvoor niet een erg geschikt moment. Het is een goede gewoonte om direct aan de slag te gaan en zo snel mogelijk in de werkritme te komen.

Bereid je voor op een productieve start van de volgende dag

Een productieve start van de dag begint met een goede voorbereiding op de dag ervoor. Een dag begint niet goed wanneer je eerst moet bedenken wat je ook alweer moet doen en wat je daarvoor nodig hebt, om vervolgens je spullen op te moeten zoeken. Zorg er daarom voor dat je aan het eind van elke dag een actielijstje maakt voor de volgende dag en de spullen klaar legt voor de taak waar je als eerst mee aan de slag wilt. Als je dit consequent doet heb je waarschijnlijk ook minder de neiging om eerst allerlei andere dingen te doen. Je werk ligt namelijk al op je te wachten.

Creëer onderbrekingen om je productiviteit te verhogen

Wanneer je een productieve en efficiënte dag wilt hebben, moet je zorgen dat je zo min mogelijk onderbroken wordt. Onderbrekingen kunnen veroorzaakt worden door collega's die langskomen om dingen te vragen. Spreek met hen af dat je bijvoorbeeld in de ochtend liever niet gestoord wilt worden, en dat ze in de middag langs mogen komen als ze je nodig hebben. Onderbrekingen kunnen ook veroorzaakt worden door telefoontjes die tussendoor komen. Er is niets mis mee om je telefoon uit te zetten wanneer je je wilt concentreren.

Hetzelfde geldt voor e-mail. Elke keer wanneer je een nieuw bericht binnenkrijgt in je inbox, krijg je daarvan een waarschuwing rechtsonder in je scherm. Op zich handig als je op een belangrijke mail zit je wachten, maar over het algemeen kunnen berichten best even blijven staan. Het is jammer om jezelf steeds uit je concentratie te laten halen door binnenkomende e-mails. Plan voor jezelf momenten op de dag waarop je je e-mail checkt. Door hier zelf de controle over te nemen en het niet aan anderen over te laten wanneer je hier tijd voor neemt, kun je een stuk efficiënter en productiever werken.

Begin met de taak waar je het meest tegenop ziet

Sommige dagen lopen bepaald niet productief, doordat er een taak is waar je de hele dag tegenaan zit te hikken: dat kan het plegen van een moeilijk telefoontje zijn, het afronden van een rapport, of het lezen van een document in een taal die je niet goed machtig bent. Vaak eindigen deze dagen erg onbevredigend: uiteindelijk heb je de taak toch uitgesteld tot de volgende dag en heb je de rest je dag ook niet erg efficiënt gebruik gemaakt van je tijd. De beste remedie hiertegen is om dit soort taken aan het begin van de dag uit te voeren, zodat je er vanaf bent. Dit geeft je een voldaan gevoel en ook rust om de rest van de dag productief en efficiënt te gebruiken.

Lees verder

• In de flow komen: 10 tips
• Efficiënt werken: Gebruik sneltoetsen in plaats van de muis
• Efficiënt werken: je werkplek optimaliseren
• Effectief en efficiënt studeren
• Beter concentreren: efficiënt werken door meer concentratie