Beter concentreren: efficiënt werken door meer concentratie

Geconcentreerd werken valt niet altijd mee. Op je werkplek is eigenlijk altijd wel afleiding aanwezig die je uit je concentratie haalt. Als je je echt goed wilt concentreren - een bepaalde flow wilt bereiken - heb je daar tijd voor nodig en vooral veel rust. Je hebt hier niet altijd zelf invloed op, maar veel factoren kun je zelf beïnvloeden. Beter concentreren kan door een andere werkplek te zoeken, afspraken te maken met collega's (belangrijke stoorzenders) en je telefoon van tijd tot tijd uit te zetten.

Concentratie: in de flow komen

Veel mensen ervaren dat ze soms heel veel werk kunnen doen in korte tijd, terwijl er op andere momenten niets uit hun handen komt. Om echt efficiënt te werken en topprestaties neer te zetten is het nodig dat je in een bepaalde flow terecht komt. Soms ontstaat zo'n flow bijna als vanzelf, maar op andere momenten moet je je hier echt voor inspannen. Om deze flow te bereiken is namelijk een bepaalde hoeveelheid concentratie vereist. De mate waarin je je kunt concentreren is van veel zaken afhankelijk. En het mooie is: veel daarvan kun je zelf beïnvloeden!

De tijd nemen om je te concentreren

Om je te concentreren heb je tijd nodig. Je hersenen zijn de hele dag door bezig om zich te focussen, maar die focus duurt vaak maar enkele seconden. Om langere tijd aan een taak geconcentreerd aan een taak te zitten is een dieper soort focus nodig, en dat vereist enige aanloop. Om in een flow te komen hebben je hersenen daarom ongeveer twintig minuten nodig. Het is wel belangrijk dat je in deze twintig minuten - en ook de tijd erna, waarin je gebruik wilt maken van je flow - zo min mogelijk gestoord wordt.

Zoek een rustige ruimte voor meer concentratie

Er worden tegenwoordig steeds meer kantoorruimtes ingericht waarin meerdere - soms wel tientallen - mensen tegelijk zitten te werken. Allemaal mensen die van tijd tot tijd moeten telefoneren, met elkaar moeten praten, heen en weer kunnen lopen of met veel lawaai een appel op kunnen eten: allemaal zaken die zorgen voor afleiding en je uit je concentratie kunnen halen. Je komt hierdoor minder makkelijk aan je werk toe.

Probeer afleiding op de werkplek zoveel mogelijk te vermijden

Zeker als je gevoelig bent voor deze vormen van afleiding, loont het de moeite om te pleiten voor een werkkamer alleen, of met één of twee kamergenoten. Wanneer dit niet mogelijk is, kun je misschien ergens een rustige werkplek vinden waar je kunt gaan zitten wanneer je je echt moet concentreren. Dat kan in het kantoor van een collega zijn die er niet is, in een bibliotheek, buiten op een bankje of op je thuiswerkplek.

Beter concentreren door afspraken met collega's

Op je werkplek zijn je collega's waarschijnlijk de belangrijkste stoorzenders die je uit je concentratie kunnen halen. Uiteraard heb je je collega's ook van tijd tot tijd nodig, en zij jou. Je kunt je dus niet helemaal afsluiten voor hen. Je kunt hen echter wel uitleggen dat je niet op elk moment van de dag beschikbaar bent. Ook kun je hen vragen om, wanneer ze je nodig hebben, aan je bureau te komen staan zonder direct wat te zeggen. Zo geven zij jou nog een minuut de tijd om je werk af te ronden en eventueel een aantekening te maken waar je gebleven was. Dat kan je bij het weer opstarten van je werk een veelvoud van die ene minuut aan tijdswinst opleveren.

Zet je telefoon en e-mailwaarschuwing uit

Veel mensen worden per dag meerdere keren gebeld, zowel zakelijk als privé. Vrijwel iedereen ontvangt daarnaast enkele tot talloze e-mails. Deze berichten komen telkens tussendoor; ook op momenten dat je niet gestoord wilt worden. En als de telefoon gaat, ben je geneigd deze direct op te nemen. En bij e-mail werkt dit bijna hetzelfde: als je rechts onderin je scherm ziet dat er een nieuw bericht in je inbox zit, zou dat wel eens belangrijk kunnen zijn; toch maar even kijken: weg concentratie!

Het clusteren van telefoontjes

Het beste is om je telefoon uit te zetten en je collega's en klanten te beloven dat je hen altijd dezelfde dag nog terugbelt. Als je dit duidelijk communiceert en consequent doorvoert, zullen weinig mensen hier problemen mee hebben. Je kunt het plegen van telefoontjes dan voor jezelf clusteren op een vast moment op de dag.

Niet vaker dan 2 of 3 keer per dag e-mail checken en beantwoorden

Om minder tijd per dag kwijt te zijn met je e-mail kun je je e-mailwaarschuwingen uit zetten en vaste tijdstippen op de dag bepalen waarop je je e-mail bekijkt. Wanneer je dit twee of drie keer per dag doet, is dit meer dan genoeg: er zijn weinig berichten die niet een paar uur kunnen wachten. Op deze manier bespaar je jezelf tijd en verleng je de periodes waarin je geconcentreerd aan het werk bent.

Lees verder

• Efficiënt werken: Productief en efficiënt je dag door komen
• Efficiënt werken: je werkplek optimaliseren
• Effectief en efficiënt studeren
• In de flow komen: 10 tips
• Het gevaar van multitasken: doe één ding tegelijk