Etiquette zakelijke e-mail: kom professioneel over

Veel bedrijven gaan nog niet goed om met zakelijke e-mails versturen wat niet goed is voor het imago van het bedrijf. Zakelijke e-mails laten nog vaak te wensen over. Spelfouten en rare lettertypes komen niet professioneel over, maar helaas komt dit regelmatig voor. Blijf ook zakelijk en formeel als je met een ander bedrijf mailt. Met wat simpele controles kun je de kwaliteit van de e-mail nakijken voordat je hem verstuurt.

Ongeschreven regels

Enorme spelfouten in zakelijk e-mail verkeer komt regelmatig voor. Zakelijke e-mails laten soms behoorlijk te wensen over. Ook zijn er medewerkers die kiezen voor rare lettertypes of ze beantwoorden hun mail pas weken later. Voor de verzender van de
e-mail, vaak een klant, komt dit onzorgvuldig over. Het sturen van een foutloze en efficiënte mail hoeft niet zo moeilijk te zijn. Soms is het een kwestie van je mail een keer goed doorlezen voordat je hem verstuurt en te controleren of er fouten in staan. Hier volgen wat tips de kwaliteit van de e-mail te verbeteren:

• Stuur een (automatische) ontvangstbevestiging
• Beantwoord een e-mail binnen 2 werkdagen, ook al is het slechts een bevestiging
• Mocht het duidelijk zijn dat een antwoord langer gaat duren, laat dit dan weten en geef eventueel een termijn aan
• Wees duidelijk in de vermelding van het onderwerp
• Eindig de mail altijd met volledige gegevens met de NAW-gegevens van het bedrijf eronder
• Eindig niet te informeel bij zakelijke correspondentie naar externen zoals "doei"
• Stuur geen bijlagen mee die groter zijn dan 1 MB anders zit de box van de ontvanger snel vol

Verklein de kans op fouten

Het staat erg professioneel als alle medewerkers hetzelfde lettertype en huisstijl gebruiken in de online communicatie. Zo kunnen er standaardteksten gemaakt worden voor een ontvangstbevestiging, afwezigheidsmelding of de automatische handtekening. Als iedereen binnen het bedrijf op dezelfde manier communiceert, komt het professioneel over en de kans op fouten door slordigheid wordt kleiner.

Opmaak zakelijke e-mail

Voor de opmaak van een zakelijke e-mail gelden minder strenge opmaakregels dan voor een zakelijke brief. Oorspronkelijk werd e-mail vooral gebruikt als informeer communicatiemiddel voor een snelle uitwisseling van informatie. Tegenwoordig wordt de
e-mail ook gebruikt voor officiële informatie-uitwisseling zoals sollicitaties, afspraken en opdrachten. Zorg dat er dezelfde elementen in de e-mail voorkomen als in de officiële brief zoals: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, inhoud, afsluiting en slotgroet. Omdat e-mailberichten sneller geschreven worden dan brieven en meestal van het scherm gelezen worden, is de inhoud vaak wat beknopter. De begroetingsformule in een e-mail is meestal iets minder formeel.