Verloop van sollicitatieprocedure

Hoe verloopt een sollicitatieprocedure, van vacature tot arbeidsvoorwaardengesprek? Welke vragen kunt u verwachten tijdens een sollicitatiegesprek? Een sollicitatieprocedure zal in ieder bedrijf of organisatie op een andere wijze verlopen. Dit artikel schetst een algemeen beeld van de sollicitatieprocedure. Een kijkje “achter de schermen”.

Plaatsen van interne vacature

De sollicitatieprocedure begint met het plaatsen van een vacature. Veel werkgevers kiezen ervoor om de vacature eerst intern te plaatsen. Medewerkers die binnen het bedrijf werkzaam zijn, hebben de mogelijkheid om zich kandidaat te stellen voor de beschikbare functie.

Vacature plaatsen in (regionaal) dagblad

Als er geen of te weinig respons komt op de interne vacature, zal de vacature worden geplaatst in bijvoorbeeld een regionaal dagblad. Of de vacature in een landelijk of regionaal dagblad wordt geplaatst, hangt af van het besteedbare budget van de organisatie en het soort functie. Als het gaat om een functie van secretaresse of administratief medewerker, zal een bedrijf er vermoedelijk eerder voor kiezen om de vacature te plaatsen in een regionale krant. Op dergelijke functies komt meestal veel respons.

Sollicitatiebrief en cv

Nu is het aan de sollicitant om zich van zijn beste kant te laten zien. Waarom zou het bedrijf juist hem aan moeten nemen? De sollicitanten sturen de sollicitatiebrief en hun cv op naar het betreffende bedrijf, meestal geadresseerd aan Personeelszaken.

Briefselectie van sollicitatiebrieven

De sollicitatiebrieven worden ontvangen door een medewerker Personeelszaken. Ze worden verstrekt aan de selectiecommissie, die is aangesteld om het kaf van het koren te scheiden. De selectiecommissie bestaat bijvoorbeeld uit de Personeelsadviseur, eventueel een ondersteunend medewerker Personeelszaken en de directe leidinggevende. Zij gaan om de tafel en lopen de brieven bij langs. De brief wordt beoordeeld op inhoud, maar vooral op motivatie. Een ander belangrijk onderdeel is het cv. Hierin wordt inzichtelijk gemaakt wat de werkervaring is van de kandidaat en welke opleidingen en cursussen hij heeft gevolgd. Sommige sollicitanten kiezen ervoor om hun talenkennis aan te geven in het cv of hun hobby’s te presenteren.

Beoordelen van de sollicitatiebrief

Bij het beoordelen van de sollicitatiebrief wordt op een aantal zaken gelet, zoals:

• De motivatie. Een voorbeeld van een slechte motivatie is “De reistijd spreekt mij wel aan”.
• Eventuele spel – en typfouten. Die ontkrachten de bewering dat de sollicitant “accuraat” is. Wees hier dus alert op.
• De persoonlijkheid van de sollicitant. Geeft de brief een goed beeld van de persoon, of is het een aaneenrijging van clichés?
• Een tip voor de sollicitant: wees eerlijk. Schrijf niet “mijn collega’s waren lovend, omdat ik vlekkeloos functioneerde”. Houd voor ogen dat de selectiecommissie op zoek is naar een leuke collega, die een aanwinst is voor het team, niet naar een arrogante kwal.

Beoordelen van het cv

Het cv wordt vluchtig doorgelezen of zorgvuldig uitgeplozen, mede afhankelijk van het aantal sollicitanten en de tijd die de lezer tot zijn beschikking heeft.

• Komt de werkervaring overeen met de gewenste functie?
• Zet de meest recente werkervaring bovenaan en de “oudste” onderaan. De omgekeerde volgorde maakt een amateuristische indruk.
• Zitten er “gaten” in het cv?
• Een “jobhopper” komt niet positief uit de bus

Het verloop van de sollicitatieprocedure: uitnodigingen en afwijzingen

De brieven zijn geselecteerd en gereduceerd tot een acceptabel aantal potentiële kandidaten. De afgewezen sollicitanten ontvangen een afwijzing: vaak een brief van algemene strekking, waarin staat dat er kandidaten zijn die beter aan het profiel voldoen. In de uitnodiging staat de aanvangstijd van het sollicitatiegesprek.

Verloop van sollicitatieprocedure: sollicitatiegesprekken

Nu volgen de sollicitatiegesprekken. Op papier kan iemand zich ten slotte beter presenteren dan "in het echt". Er worden vragen gesteld over de inhoud van de functie, maar ook over de motivatie van de kandidaat en zijn persoonlijkheid. Het is van belang om een goed beeld te krijgen van de persoonlijkheid van de toekomstige collega. Na de sollicitatieprocedure wordt er besproken wie het beste in het profiel past.

Einde sollicitatieprocedure: arbeidsvoorwaardengesprek

De sollicitatieprocedure is afgerond. Er is een kandidaat overgebleven. Er zal een arbeidsvoorwaardengesprek worden gevoerd, waarin primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden worden besproken.

Sollicitatiecode

De werkgever en/of degene die de sollicitatieprocedure uitvoeren, zijn verplicht om zich aan een aantal regels te houden. Deze regels zijn vastgesteld door de Sollicitatiecommissie en vastgelegd in de Sollicitatiecode. Zo moet iedere kandidaat gelijk behandeld worden (AWGB) en moet toestemming worden gevraagd voor het inwinnen van referenties.