Hulp bij beleidsnota schrijven

Een beleidsnota schrijven kan iedereen. Beleidsnota’s opstellen lijkt vaak moeilijker dan het is. Twee zaken zijn belangrijk: materiekennis en een goede indeling van de beleidsnota. Als je een beleidsnota opstelt hanteer je een vaste indeling. Door vaste onderdelen in een nota te gebruiken wordt de tekst helder en duidelijk gelezen en voorkom je dat je iets vergeet.

Beleidsnota schrijven

Een beleidsnota schrijf je vanuit de strategie en de doelen van de organisatie waarvoor je het plan schrijft. Lees je daarom eerst goed in wat de organisatiedoelen zijn. De beleidsnota is een verlengstuk van de visie. Je schrijft het om de doelen te verwezenlijken. Verwijs daarom altijd in je beleidsnota naar het doel van de organisatie waaraan het beleid is gekoppeld.

Beleidsnota opstellen

Als je een beleidsnota gaat opstellen kom je vaak een aantal vaste onderdelen tegen. Als je volgens een vast stramien het plan opstelt wordt die daardoor niet alleen overzichtelijker maar leest ook een stuk prettiger. De meest voorkomende onderdelen in een beleidsnota zijn:

• inleiding
• huidige situatie
• gewenste situatie
• realisatie
• financiële paragraaf
• risicoparagraaf
• voorstellen

De inleiding

In de inleiding van de nota schrijf je de prikkel waarom je deze nota opstelt. Een korte beschrijving van de context waarin het onderwerp zich bevindt is vaak voldoende. Hou de inleiding kort en bondig zodat iedereen kan snappen wat er staat. Dit geldt overigens ook voor de overige tekst in de beleidsnota.

De huidige situatie

In deze paragraaf beschrijf je de situatie zoals die nu is. Met het beleid dat je in de nota schrijft wil je iets veranderen. Beschrijf daarom zo goed mogelijk wat je wilt veranderen, dus probeer de huidige situatie zo afgekaderd mogelijk neer te zetten. Je kunt dit onderbouwen met cijfers als je die hebt. Vergeet niet dat dergelijke nota’s vaak op de financiële inhoud worden beoordeeld door de beslissers. Als het je lukt kun je de huidige situatie wat negatiever neerzetten dan het in werkelijkheid is. Kijk daarbij uit dat je niet doorslaat.

Gewenste situatie

Dit is een belangrijke paragraaf. Hierin beschrijf je hoe de toekomst eruit moet zien. Sluit goed aan bij de vorige paragraaf die gaat over de huidige situatie. Koppel het nieuwe beleid aan de oude en nieuwe situatie en laat daarbij zien hoe dat beleid de verandering te weeg brengt. Benoem ook alle voordelen die de nieuwe situatie met zich mee brengt. Dit kunnen zeer diverse voordelen zijn: politieke, financiële, strategische, efficiency, etc.

Realisatie van de beleidsnota

In deze paragraaf schrijf je het plan van aanpak op hoofdlijnen. Het is belangrijk om aan te geven hoe en wanneer het beleid dat in de nota wordt voorgesteld kan worden uitgevoerd. Hoe lang duurt dat traject? Hoeveel capaciteit heb je erbij nodig? Dit zijn vragen waarop je een antwoord moet geven. Let wel op dat je niet te veel in detail treedt. Een verdere uitwerking van dit plan van aanpak op hoofdlijnen vindt later plaats.

De financiële paragraaf

Als er geld is gemoeid met het beleidsvoorstel dan moet er een goed, sluitend financieel overzicht in deze paragraaf worden gegeven. Maak daarbij onderscheid in kosten en opbrengsten. Zorg ervoor dat investeringen, afschrijving, incidentele kosten, opstartkosten, beheerskosten, en de dekking er allemaal in staan. Als je een tekort hebt in de financiering, neem dan aanvullende financiering op in het voorstel.

De risicoparagraaf

Loop de organisatie risico’s door de beleidsverandering? Inventariseer goed welke risico’s er eventueel kunnen spelen. Niemand houdt van verrassingen, zeker het management niet! Je kunt hiervoor een SWOT-analyse maken. Een SWOT-analyse staat voor sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Met deze techniek kun je vrij eenvoudig de grootste risico’s snel in kaart brengen.

Voorstellen

Als laatste maak je een paragraaf met daarin de besluiten die moeten worden genomen. Je formuleert heldere voorstellen die begrijpelijk zijn. Degene die de beslissingen moet nemen moet het kunnen snappen.

Lees verder

• Wat zet je in een projectvoorstel en een projectplan?