Afdelingsplan: hoe maak je die en hoe wordt het een succes?

Een goed afdelingsplan schrijven is al een kunst, maar zorgen dat het afdelingsplan ook uitgevoerd wordt en een succes wordt is nog een stap verder. Je schrijft of herschrijft een afdelingsplan jaarlijks, zodat je een een plan van aanpak hebt voor het komende jaar. In dit artikel vind je naast de standaard opbouw van een afdelingsplan, tips voor het schrijven ervan. Het artikel sluit af met tips om van je afdelingsplan een succes te maken.

Standaardopbouw afdelingsplan

Een afdelinsgplan is standaard als volgt opgebouwd:

• Inleiding en visie: wat is het doel van de afdeling, wat is de situatie op dit moment en in welke richting moet de afdeling zich gaan ontwikkelen.
• Doelgroep en markt: beschrijf je interne/externe klanten en hun huidige situatie en verwachtte ontwikkelingen.
• Kansen en bedreigingen: beschrijf wanneer je afdeling een succes is en met welke kansen en bedreigingen je dan te maken hebt.
• De mens achter de afdeling: beschrijf wat de functie eisen zijn en hoe de afdeling georganiseerd wordt.
• Plaats: verwoordt wat de plaats van de afdeling is, zowel fysiek als in het organogram.
• Product/dienstverlening: wat levert de afdeling en wat is daarvan de toegevoegde waarde.
• Prijs: de kosten die de afdeling maakt, maar ook die eventueel bespaart worden.
• Promotie: de afdeling en zijn toegvoegde waarde promoten (netwerken, publicaties in bedrijfsblad, enzovoort).

De hoofdstukken verwijzen in eerste instantie naar een verkoopafdeling. Termen zijn weliswaar zo breed op te vatten dat je het ook op andere afdelingen toe kan passen, maar beter is om over je eigen afdeling na te denken welke aspecten essentiëel zijn en om daar hoofdstukken van te maken. Het is ook afhankelijk hoe groot het bedrijf is waar je werkt. Wanneer je over een middelgroot bedrijf spreekt en de afdeling lijnfuncties bevatten, is het promoten niet essentieel. De afstemming met andere afdelingen is dan veel belangrijk. Dat deel kun je beschrijven bij “mens achter de organisatie”, maar je kan er ook een apart hoofdstuk van maken.

Tips voor het schrijven van een afdelingsplan

Je kunt met behulp van bovenstaande indeling gaan schrijven en stukje voor stukje behandelen. Zo’n indeling beperkt echter je denkvrijheid en werkt daardoor beperkend. Beter is om ter voorbereiding minimaal een week van te voren al na te denken over wat je in je afdelingsplan op wilt nemen en welke ideeën je hebt voor komend jaar. Denk aan de onderdelen van de afdeling, de medewerkers van de afdeling en de ontwikkelingen binnen het bedrijf. Deze aantekeningen kun je ook helpen om van de standaardindeling een eigen indeling te maken en om een goed vernieuwend afdelingsplan te maken.

Een succes maken van je afdelingsplan

Na het schrijven van een afdelingsplan ben je er nog niet. Het plan moet uitgevoerd worden en vaak gaat het daar mis. Een van de oorzaken daarvan is dat het over een langere termijn loopt. Wanneer je het afdelingsplan schrijft ben je nog volop bezig met de ideeën, maar voordat je het weer wordt je meegesleurd in de waan van de dag en is er een jaar voorbij zonder een stap gezet te hebben.

Het belangrijkste is om het afdelingsplan planmatig aan te pakken. Maak een prioriteitenlijst en plan dat in je agenda met behulp van notities. Op deze manier voorkom je dat je het vergeet. Daarnaast hoef je natuurlijk niet alles zelf te doen. Delegeer en plan in je agenda in wanneer je vraagt hoe het gaat en wanneer het afgerond is. Op deze manier creëer je ook meteen meer draagvlak, omdat ook andere meegedacht en meegewerkt hebben. Tot slotte is het belangrijk om niet te veel te snel te willen of alles tegelijk te willen doen. Dat gaat ten koste van het eindresultaat en vaak zul je zien dat er niet eens een eidnresultaat behaald wordt, doordat alles dan half gebeurd.