Zakelijk: Geordend werken

Eigenlijk geldt het voor ieder beroep, het helpt het proces als je geordend werkt. En dan maakt het systeem niet uit, als het een systeem is wat voor je werkt dan is dat goed. Moet iemand anders er ook mee werken, dan wordt het uiteraard een andere zaak. Enkele tips om geordend te werken, overzicht te houden op je werk en toch niet te verzanden in regels.

Algemeen

Het klinkt wellicht afgezaagd, maar een opgeruimd werkblad werkt rustiger. Probeer alleen dat in de buurt te hebben liggen wat je op dat moment nodig hebt en ruim het bij een volgende klus ook weer meteen op.
Kijk ook wat de omgevingsgeluiden zijn en of deze je afleiden. Dit kan op den duur storend zijn, beter voorkomen dus.

De AABB-methode

De AABB-methode is de afkorting voor:

• Actie
• Archiveren
• Betalen
• Bonnen

Actie

Het klinkt als vanzelfsprekend, maar alle brieven/memo’s waar jij enige vorm van actie op moet ondernemen deponeer je in het ‘Actie” bakje. Zet er een datum op wanneer er uiterlijk gereageerd moet zijn. Is het veel wat in dit bakje gaat, leg er dan een maandboek in. De 31 dagen van de maand zijn hierin met aparte tabjes aangegeven. Plaats het op de dag dat jij de actie gaat ondernemen en je hoeft per dag maar een tabblad open te slaan om te bekijken waar je actie moet ondernemen.

Archiveren

Archiveren vinden de meeste mensen vervelend en lastig. Soms staan te archiveren zaken elders, en dan is het goed om alles wat enig moment gearchiveerd moet worden bij elkaar in een bakje te doen. Overigens is het wel goed om, voordat iets het archiveerbakje in gaat, je gerealiseerd te hebben of het wel gearchiveerd moet worden, dan wel dat het de papiercontainer in kan.

Betalen

Niemand zijn favoriete bezigheid, maar vanwege efficiency wel handig bijvoorbeeld 1x per week alles wat betaald moet worden in eens weg te werken. Iedere te betalen rekening dus in dit bakje deponeren en zet er een uiterste datum bij (als dit er nog niet op staat). Hiermee voorkom je dat je aanmaningen krijgt die mogelijk ook weer in het bakje verdwijnen.

Bonnen

Wat betaald is moet enig moment wel goed opgeborgen worden voor de eigen administratie en de belastingdienst en dus kan alles wat betaald is in dit bakje. Ook je bonnen van de groothandel, de zakelijke dinerbon etc.

Boekhouding

Van bonnen naar boekhouding is geen grote stap, maar wel een die gezet moet worden. Het beste is wekelijks (of uiterlijk maandelijks) een moment te kiezen om alles bij te werken. Je hebt je facturen en betalingen al bij de hand en dan is een spreadsheet per maand (een keer goed opzetten en tabblad kopiëren voor de andere maanden) snel genoeg bijgewerkt.
Als je het zo aan kunt leveren scheelt dit ook weer in de kosten richting de boekhouder.

Actielijst

Een actielijst kan op papier, op de pc of in de smartphone, dat maakt niet zoveel uit. Als je je actielijst maar serieus neemt en de combinatie met je agenda maakt. Als je zaken gepland hebt om uit te werken, moet je eerder in je agenda daar tijd voor ingeruimd hebben.

Plan niet te positief, je kunt beter wat tijd overhouden dan tijd te kort. Met een volle agenda wordt dat proppen wat weer tot stressgedrag kan leiden.

E-mail

Sommige mensen laten het werk constant overschaduwen door binnenkomende e-mail en helemaal als er ook nog een geluidje aan toegevoegd is.
Begin met het ordenen van mappen in je e-mailaccount. Wat krijg je binnen en wat kan je sorteren. Wat moet diezelfde dag, wat kan later, wat is junkmail, wat is al afgewikkeld etc.
Prik vervolgens vaste momenten dat je je e-mail bijwerkt en orden ze meteen richting de mapjes. Zo kan je overzicht houden over alles wat er binnenkomt.

Tot slot

Maar hoe dan ook, alles staat of valt met het naleven van de regels die jezelf oplegt. Regels bedenken is een, maar ze naleven is zeker zo belangrijk.