FMEA, hoe pak je dat aan.. met een coach!

Een FMEA (Failure Mode Effect Analyse), is een methode om de risico's in een project in kaart te brengen en te beheersen. In essentie is het een simpele lijst waarin de risico's beschreven zijn. Per mogelijk risico wordt de kans van optreden, de kans op detectie en de ernst van de potentiele fout gewaardeerd. Dat resulteert uiteindelijk in een score die aangeeft welke risico's aandacht behoeven. Over FMEA's is al veel geschreven, maar dit artikel gaat over het proces om tot een FMEA te komen

Het process

In bedrijven waar men FMEA's gebruikt, gaat men vaak niet goed om met het proces om tot een FMEA te komen. Een groep ervaren engineers wordt bij elkaar in een ruimte gezet en een paar uur later is het lijstje ingevuld. Op die manier haalt men niet het maximale rendement uit een FMEA proces. Om wel maximaal te kunnen profiteren, moet men het iets gestructureerder aanpakken. Bijvoorbeeld door het aanstellen van een FMEA coach. Deze kan in 4 stappen het FMEA proces begeleiden.

Stap 1: Doel en scope bepalen

De FMEA coach begint zijn werk met een korte meeting met de Projectleider en eventueel de gespreksleider van de FMEA sessie, de moderator. Tijdens dit gesprek, wat niet langer als een half uur hoeft te duren, bespreekt de FMEA coach het doel en de scope van de FMEA. Met andere woorden, wat valt er wel, maar ook wat valt er niet binnen de FMEA. De benodigdheden voor deze vergadering zijn in ieder geval de project definitie en specificaties. Samen met de projectleider en eventueel de moderator wordt besloten wie er uitgenodigd gaat worden voor de FMEA-sessie. Daarna wordt de meeting gepland.

Stap 2:Introductie en kick-off meeting

Tijdens de tweede vergadering komen voor het eerst alle deelnemers bij elkaar. Ook deze meeting hoeft niet lang te duren, een half uur is meestal genoeg. Het doel van deze bijeenkomst is om er voor te zorgen dat alle deelnemers begrijpen wat een FMEA inhoud en om duidelijk te maken wat van hen verwacht wordt.

De volgende elementen kunnen op de agenda staan:

• Introductie in FMEA
• Het Risk Management proces
• Een illustratief voorbeeld
• Verwachtte resultaten
• Discussie over de benodigde gegevens voor een FMEA (Specificatie, Requirements)
• Instrueer de deelnemers dat ze als 'huiswerk' de risico's die zijn moeten verzamelen en naar de moderator sturen

Stap 3:De FMEA sessie

Hier is het om begonnen, de FMEA lijst wordt vervolmaakt. De deelnemers hebben als huiswerk al de risico's in kaart gebracht die zij voorzien, ieder vanuit zijn eigen expertise. Tijdens de meeting worden één voor één de risico's langsgelopen en geevalueerd. Tijdens de discussie kunnen nieuwe risico's opduiken. Die worden gewoon toegevoegd. Indien nodig kan een indiener nadere toelichting geven als daar om gevraagd wordt.
Belangrijk is om het eind van de vergadering te evalueren of de FMEA sessie tot nieuwe inzichten heeft geleid en hoe/waarom dat is gebeurd. Hier is vaak wat te leren voor volgende projecten.

Aan het einde van de vergadering wordt er ook nog overeenstemming bereikt over de follow-up op de FMEA sessie.
Voor relatief kleine projecten kan een FMEA sessie in 2 uur worden afgerond. Voor veel grotere projecten moet je er soms dagen voor uit trekken.

Stap 4:De Follow-Up

Tijdens de follow-up fase komen de projectleider, de moderator en de FMEA-coach maandelijks bij elkaar om te bespreken hoe het er voor staat met de FMEA. Het FMEA document wordt gereviewed en waarnodig aangepast. Deze meeting hoeft per keer niet langer dan een half uur te duren en heeft vooral als doel het projectteam scherp te houden in het gebruik van de FMEA-lijst. Het is tenslotte een levend document.

Sammenvattend

Als je het FMEA proces goed voorbereid ingaat en zorgt voor een goede nazorg, zullen de FMEA van veel groter nut blijken te zijn vergeleken met als je het niet zo doet. Een FMEA coach kan hierbij zijn nut bewijzen.