Vergaderen: de deelnemers

Binnen bedrijven worden regelmatig vergaderingen gehouden. Eigenlijk is het vergaderen op zichzelf een kunst waarin men zich kan specialiseren. Wilt u beter leren vergaderen? Dan is dit artikel vast iets voor u.

Inleiding

Een vergadering verloopt meestal volgens bepaalde regels, ook een procedure genoemd. Het organiseren en het houden van een vergadering is eigenlijk op zichzelf een kunst.

Deelnemers van de vergadering

De deelnemers van de vergadering kunnen worden ingedeeld in een voorzitter, een notulist en de overige deelnemers van de vergadering.

De voorzitter van de vergadering
De voorzitter van de vergadering heeft een aantal taken.

Taken vooraf
De voorzitter heeft niet alleen taken tijdens het vergaderen. Ook voor de aanvang van de vergadering heeft de voorzitter een aantal verantwoordelijkheden. Zo moet de voorzitter een uitnodiging sturen aan alle deelnemers van de vergadering. De voorzitter moet tevens de agenda van de vergadering meesturen. De voorzitter moet er ook voor zorgen dat alle deelnemers van de vergadering alle vergaderstukken tijdig in hun bezit krijgen.

Wanneer de voorbereiding van de vergadering niet goed is, zal de kwaliteit van de vergadering daaronder lijden. De voorzitter van de vergadering moet daarom iemand zijn die zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden.

De agenda van de vergadering
Een algemene agenda voor een vergadering zou kunnen zijn:

1. Opening
2. Korte inleiding
3. Vaststellen van de regels en agenda (agendavaststelling)
4. Iedereen kan nu aan het woord komen (w.v.t.t.k)
5. Rondvraag
6. Sluiting

In de opsomming wordt w.v.t.t.k genoemd. Dit staat voor: wat verder ter tafel komt.

Taken tijdens de vergadering
Ook tijdens het vergaderen moet de voorzitter de vergadering sturen. De voorzitter moet het doel van de vergadering kenbaar maken en noemt daarna de agendapunten op. Daarna vraagt de voorzitter of er extra punten voor de agenda zijn. Deelnemers kunnen in deze fase agendapunten toevoegen.

De voorzitter houdt tijdens de vergadering de tijd in de gaten. Ook vat de voorzitter de besluiten die tijdens de vergadering worden genomen samen.

Een goede voorzitter zorgt ervoor dat alle deelnemers betrokken blijven bij de vergadering.

Notulist
Een notulist is iemand die notulen of aantekeningen van de vergadering maakt. Soms is de notulist dezelfde persoon als de voorzitter, maar dit is meestal niet het geval. De notulist kan iemand zijn die zelf niet meedoet met vergaderen en alleen de notulen opstelt. Ook kan iemand die zelf deelneemt aan de vergadering worden aangewezen als notulist. Hierbij moet de kanttekening worden gemaakt dat notuleren en vergaderen tegelijkertijd afbreuk kan doen aan de kwaliteit van de algemene vergadering. Iemand kan namelijk veel te druk bezig zijn met het maken van aantekeningen waardoor die persoon niet kan meedoen met het vergaderen.

De notulen dienen relevante zaken te bevatten en mogen geen herhalingen bevatten. De notulen moeten tactvol opgesteld zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld een emotionele uitbarsting van een deelnemer niet in de notulen wordt opgenomen. Ook mogen de notulen geen vertrouwelijke informatie bevatten

Soorten notulen zijn:

• Uitgebreide notulen (bijna citaten)
• Zakelijke verslagen
• Besluitenlijst

Overige deelnemers van de vergadering
De deelnemers van de vergadering nemen vooraf de agenda van de vergadering door. Ook nemen zij de vergaderstukken door. Per agendapunt bepalen zij vervolgens hun eigen inbreng.

Tijdens het vergaderen moeten zij bijdragen leveren aan de inhoud van de vergadering. Zij geven en vragen informatie. Verder uiten zij hun mening, wensen en gevoelens tegenover de verschillende agendapunten.

Van de deelnemers wordt verwacht dat zij tijdens het vergaderen ook vragen naar de mening, wensen en gevoelens van de andere deelnemers over de verschillende agendapunten.