Invoering EAN-artikelcodering

De EAN-artikelcode (oorspronkelijke betekenis: European Article Number-code, ter onderscheiding van de Amerikaanse UPC-code: Universal Product Code) is een wereldwijd toegepast, gestandaardiseerd artikelcodeersysteem. Hoewel hij inmiddels al rond de dertig jaar bestaat, komen er iedere dag nieuwe gebruikers bij. Wie een barcodesysteem overweegt toe te passen, kan in dit artikel alvast kennismaken met de basisbegrippen van het EAN codesysteem. Het EAN codesysteem kent de volgende uitgangspunten:

1. elk artikel wordt slechts eenmaal - aan de bron - door de producent of merkhouder van een EAN-artikelcode voorzien;
2. de EAN-artikelcode kent een gestandaardiseerde opbouw;
3. de EAN-artikelcode kan wereldwijd slechts één keer voorkomen;
4. de EAN-artikelcode kan via een gestandaardiseerde, overal ter wereld leesbare barcode (streepjescode) worden weergegeven;
5. elke verpakkingsvorm van het artikel heeft een eigen, unieke, EAN-artikelcode;
6. de EAN-artikelcode heeft uitsluitend een identificatiefunctie en geen classificatiefunctie (in tegenstelling tot de meeste eigen artikelnummersystemen);
7. de EAN-artikelcode kent een controlegetal waarmee fouten worden voorkomen bij het invoeren van het nummer in de computer.

Posities

Een EAN-artikelcode kent acht, dertien of 128 posities. Het aantal posities geeft ook de naam weer: EAN8-, EAN13- of EAN128-code. Een voorbeeld van de opbouw van een EAN13-code is:
(positie): 13-12-11-10-9-8-7-6-5-4-3-2-1
(codenr): 8 - 7- 1- 2 -3-4-5-6-7-8-9-0-6

De opbouw van code EAN13 is als volgt. De eerste twee posities geven de (systeem)code weer van de beheerder van de EAN-nummers. In Nederland (87) is dit GS1 Nederland in Amsterdam.
De volgende vijf posities zijn voor het aansluitnummer van de producent van het artikel of de merkhouder. Het aansluitnummer wordt verstrekt door GS1 Nederland.

De daaropvolgende vijf posities geven het artikelnummer weer. De producent of merkhouder stellen dit nummer zelf vast. Zij kunnen de cijfervolgorde zoveel als wenselijk is, laten variëren.

De laatste positie is bestemd voor het controlegetal. Dit wordt berekend op basis van de voorgaande twaalf posities. Met behulp van het controlegetal worden type- of scanfouten voorkomen.

Kleine artikelen (verpakkingen) met te weinig ruimte voor de EAN13-code krijgen code EAN8. Hierin is het aansluitnummer weggelaten. Daardoor kunnen in Nederland niet meer dan 100.000 EAN8-codes worden uitgegeven.

In de database

De gebruiker dient het volledige nummer van elk artikel bekend te maken aan zijn klanten, alsmede de bijbehorende basisgegevens zoals 'pindakaas, pot, 125 gram, merknaam'. Ook moet de gebruiker zijn klanten informeren omtrent de eenheid product. Bijvoorbeeld een doosje met daarin tien schroeven kan de eenheid 'doos' hebben of de eenheid 'stuks'. Afhankelijk van de gekozen eenheid betekent een bestelling van 50 dat de klant 50 of 500 schroeven ontvangt. Hierover mag geen misverstand bestaan.

Het verdient aanbeveling één systematiek voor het gehele artikelbestand te kiezen. GS1 Nederland heeft de voorkeur de kleinste eenheid die aan de consument wordt verkocht, als eenheid te kiezen.

De klant voert de gegevens over deze eenheden in de database van zijn (magazijn- of winkelcomputer) in en voegt er voor hem relevante gegevens aan toe zoals de verkoopprijs en de BTW. Als de code gescand wordt, zorgt de software er voor dat het totale gegevensbestand uit de database wordt opgehaald en bijvoorbeeld op het kassa-display wordt getoond. De (kassa)software selecteert vervolgens ook de items uit het datafile die bijvoorbeeld op de kassastrook worden vermeld.

Add-On code

In lengte, gewicht, aantal etc. variërende (om)verpakkingen kunnen worden gecodeerd met een zogeheten Add-On code. Voorbeelden zijn rollen stof, rollen vloerbedekking, kratten met vlees, etc.

De Add-On code bevat zes posities, een controlegetal en vijf posities voor de informatie. De betekenis van elke positie dient met alle handelspartners te worden afgesproken. In de posities van de Add-On code mag geen (vastgestelde) prijs worden opgenomen.

De Add On-code is geen waterdicht codesysteem gebleken door het niet-correct doorgeven van de betekenis van de codes. Deelnemers aan een logistieke keten (producenten, groothandel, distributiebedrijven, detaillisten) werden daardoor geconfronteerd met 'no reads' bij het scannen van de codes.

Daardoor ontstond de behoefte code EAN13 uit te breiden met extra mogelijkheden. Niet alle ketendeelnemers hebben steeds alle informatie over elk product nodig. Om te voorkomen dat databases van bijvoorbeeld detaillisten zouden worden overvoerd met niet-relevante berichtelementen werd een codering ontworpen die de sleutel vormt tot de steeds verschillende berichtelementen. Dit is de code EAN128, die uit verschillende code-elementen bestaat maar als één geheel wordt geprint. Hij wordt ook als één geheel gescand en door de decoderende software 'uit elkaar gehaald'. De software gebruikt vervolgens uitsluitend dat code-element, dat behoort bij de reeds in de database aanwezige informatie.
De code is opgebouwd rond de 'splitsing'-standaard, de Application Identifier (AI).

Application Identifier

De AI-standaard bestaat in essentie uit voorschriften om meerdere soorten gegevens in één barcode te kunnen onderbrengen. Daartoe definieert de standaard gegevensblokken, waarbij elk blok begint met een gestandaardiseerde AI. Elk blok bevat specifieke gegevens, bijvoorbeeld de EAN-artikelcode, de houdbaarheidsdatum, het gewicht, etc.

Code EAN128 is bestemd voor handelseenheden zoals pallets en omverpakkingen. Op consumenteneenheden staat de code EAN13, die door de kassascanner wordt gelezen. Als handelseenheden langs de kassa gaan, dienen ze behalve code EAN128 ook code EAN13 te dragen.

Aanvullende standaards informeren de gebruiker over onder meer de afmetingen van etiketten en de plaats waar die (bijvoorbeeld op pallets) moeten worden aangebracht.

Deze etiketten dragen de EAN-verzendcode. Die wordt uitsluitend gebruikt in de transport- en opslagsector, is onderdeel van de AI-standaard en wordt als gegevensblok in de code EAN128 opgenomen. De verzendcode is ook geschikt als sleutel binnen EDI-berichten, waarmee de informatie over het artikel en de komst van een zending aan de ketendeelnemers kan worden overgedragen.

Een hoofdreden voor de invoering van de EAN-artikelcode is vrijwel altijd om automatische (kassa) identificatie mogelijk te maken via de gestandaardiseerde EAN-barcode. De code moet daartoe niet alleen aan een artikel worden toegekend, maar ook daadwerkelijk op alle verpakkingen worden aangebracht: de consumentenverpakking, de omdoos, etc.