Beter en zonder stress presteren

Beter en zonder stress presteren door te concentreren op kerntaken. Tegenwoordig is het gebruikelijk om op je werk meerdere taken gelijktijdig uit te voeren: telefoneren, beantwoorden van e-mails, vergaderingen voorbereiden, projecten opzetten. Ondertussen blijkt dat multitasking inefficiënt is.

Multitasking: tijdverlies, fouten en stress

Midden in een klantgesprek steekt een collega zijn hoofd om de deur om een mededeling te doen. Op hetzelfde moment verschijnt op de PC een nieuwe e-mail, prioriteit hoog. Vaak proberen we in dergelijke situaties alle zaken gelijktijdig af te handelen en menen daarmee tijd te besparen. Maar dat is een misvatting. Want bij complexere activiteiten leidt dit soort multitasking juist tot tijdverlies, fouten en stress. Anders gezegd: veel, helpt niet veel.

Menselijk brein ongeschikt voor multitasking

Wetenschappelijke studies hebben aangetoond dat het leidt tot een hogere foutenkans en het meer tijd vergt wanneer men meerdere taken tegelijk in plaats van na elkaar wil aanpakken. Zo ontgaat je misschien belangrijke informatie van de klant aan de telefoon terwijl je probeert de collega aan te horen. De term multitasking komt uit de computerwereld en doelt op het vermogen van een besturingssysteem om meerdere taken tegelijk uit te voeren.

Het menselijk brein daarentegen is alleen bij specifieke combinaties van handelingen tot multitasking in staat. Het is mogelijk om meerdere routinetaken tegelijk uit te voeren, maar beslissingen daarentegen kunnen niet gelijktijdig genomen worden. Zo is het gemakkelijk om te bellen en voorwerpen met de ogen waar te nemen. Ook het spreken en routineklussen zoals afwassen kunnen samengaan. Zit men echter in de auto en overweegt links of rechts af te slaan terwijl men ook over een voetbalwedstrijd moet discussiëren, dan is dat niet mogelijk. Het denken over het voetbal wordt een kort moment gestopt en de vraag over de rijrichting wordt eerst verwerkt. De hersenen schakelen tussen de verschillende taken heen en weer.

Vermijd interventies tijdens je werk

Wie de keuze heeft, kan permanente onderbrekingen in zijn werk beter vermijden en activiteiten na elkaar afwerken. De pop-ups op het scherm kan men uitschakelen en aan collega’s kan je rustig zeggen dat je bezet bent. Een mens kan eigenlijk maar een ding tegelijk. Moeten we op hetzelfde moment meerdere informatiestromen verwerken, dan schakelen we bewust of onbewust tussen de prikkels heen en weer. Wie zijn aandacht op één kerntaak richt, kan die gemakkelijker uitvoeren en verlaagt zijn stressdrempel. Het ideaalgedrag is daarom "alles op zijn beurt".

Orde ontspant

Wie zijn werkomgeving weet terug te brengen tot de essentie, kan zich ook concentreren op de essentie.

Op kantoor betekent dat regelmatig dat men interventies moet afweren. Zo kunt u collega's, die tijdens een telefoongesprek binnenkomen, weliswaar kort aankijken maar niet toehoren. Het eigen gedrag kenmerkt zich weliswaar permanent door interactie met anderen, maar als men zich tijdens zijn werk niet zo gemakkelijk laat onderbreken zullen collega’s alternatieven moeten bedenken. Zij kunnen hun boodschap als notitie achterlaten, een e-mail sturen of later nog eens terugkomen.

Vaak roept men de storing over zichzelf af. Wie bijvoorbeeld binnenkomende e-mails, tussendoor laat melden, laat zich dus vrijwillig bij zijn activiteiten storen. En dat leidt zelfs tot extra stress en tijdverlies wanneer men die mails niet meteen afhandelt. Dan immers hou je de opdracht in het achterhoofd, moet de mails op een later tijdstip nogmaals lezen, om ze daadwerkelijk af te ronden. Het is dus beter als je de e-mail op zelfgekozen momenten ophaalt, adviseren arbeidsdeskundigen.

Concentratie behouden

Vaak is gelijktige activiteit een onbewuste poging om aan een onaangename klus te ontsnappen. Hierbij zou je jezelf nauwkeurig moeten observeren en vaststellen op welk moment zich een afkeergevoel bij je manifesteert en je afleiding zoekt. Zoals bij het aanleren van een muziekinstrument of het trainen voor een uithoudingssport, moet je oefenen om dergelijke dips te weerstaan. Door een aanhoudende toestand van multitasking laat het concentratievermogen vaak na, maar met een beetje oefening laat zich die ook weer oppeppen.

Wie makkelijk afgeleid is, moet "niet-storen-gebieden" creëren. Daarbij helpt het ook om concreet van werkplek te verkassen. Om een langer verslag te schrijven zou men zich bijvoorbeeld met de laptop in een lege vergaderzaal terug kunnen trekken of op een bankje in het park gaan zitten.

Je werkzaamheden op kantoor indelen aan de hand van je biocurve is overigens een methode die in de praktijk op dit moment veel opgeld doet en die tot opmerkelijke resultaten leidt.

Zoek compensatie in vrije tijd

Hoe goed mensen met meerdere opdrachten tegelijk omgaan, is uiteraard van persoon tot persoon verschillend. "Multitaskers” zouden er goed aan doen om zich in hun vrije tijd in ieder geval een compensatie te zoeken waarbij ze de werkgedachten kunnen loslaten. Maar daarvoor bestaan geen kant-en-klare recepten. Terwijl de een zich bij het lezen van een roman ontspant, is de ander gebaat bij werken in de tuin of samenzijn met vrienden.