Presentaties geven: een moeilijke klus?

Die allereerst spreekbeurt. Iedereen herinnert zich misschien dat zenuwachtig gevoel toen hij of zij voor het eerst een groep diende toe te spreken. Velen hebben de kunst van het presenteren gewoon in zich, anderen moeten er wat aan werken maar één ding is zeker: iedereen kan het! Al moet men dit wel interpreteren onder het gesternte van “oefening baart kunst”. Door oefening kan presenteren zelfs een gewoonte worden. Een goede voorbereiding helpt steeds de zenuwen beter onder controle te houden. Het is de basis van een succesvolle presentatie. Denk vooraf eerst na over volgende vragen want het kan veel ellende voorkomen:

• Welke boodschap wil ik brengen? (Wat wil ik de doelgroep bijbrengen? Welk resultaat wil ik bereiken? (feiten bijbrengen, een gewenste reactie bewerkstelligen,…)
• Wie is mijn doelgroep? (Wat is hun voorkennis? Wat is hun verwachting? Welke kenmerken hebben ze? (leeftijd, van eenzelfde bedrijfstak, opleidingsniveau,…)
• Welke materieel is beschikbaar? Of m.a.w. in welke omgeving moet ik mijn presentatie geven? Spreek je in een grote zaal of auditorium zal het meeste wel voorzien zijn, maar misschien heb je nog een sleutel nodig? Misschien wordt dit reeds klaargezet? Werkt je lap-top waarop je een eventuele powerpointvoorstelling hebt klaargestoomd wel op de beamer? Heb je een micro nodig of is deze al voorzien? Weet je hoe hij werkt?

De presentatie zelf

Indien je alles grondig hebt overdacht kan je straten met je presentatie. Zorg er voor dat je de materie goed beheerst en deze brengt via een logische opbouw zodat iedereen probleemloos kan volgen.

Sommigen zetten de presentatie volledig uitgeschreven op papier. Doch vaak wordt hierdoor het spontane element uit het oog verloren. Een andere methode is je laten leiden door je zelfopgemaakte powerpoint die je projecteert. En na elk hoofdstuk keer je terug naar de overzichtspagina zodat zowel jij als je publiek de draad niet verliezen. Je praat in dit geval de onderdelen die je projecteert aan elkaar. Hier moet men opletten dat men niet te afhankelijk wordt van het geprojecteerde. Verlies je publiek zeker niet uit het oog.

Zorg voor een goede inleiding, trek de toehoorders hun aandacht, vertel wat ze mogen verwachten tijdens je presentatie. Visualiseer bv. via je menu van je presentatie waar je doorheen het hele gebeuren regelmatig naar teruggrijpt.

Hou je presentatie luchtig en dynamisch. Visualiseer en maak gebruik van statistieken, beelden en alles wat kan gebruikt worden om de luisteraar te boeien en de boodschap beter door te geven. Humor kan in vele gevallen een prachtig instrument zijn om een saaie materie over te brengen. Het ontspant de luisteraar en je trekt er hun aandacht mee. Mensen willen van nature uit graag geëntertaind worden. Wordt het saai of boeit het niet dan verslapt hun aandacht ook al gaat het over een onderwerp dat hun interesse draagt. Je boodschap dreigt dan verloren te gaan. En dat willen we uiteraard niet.

Hou het gedurende je presentatie erg gestructureerd maar zorg eveneens voor een goed slot. Geef nog even een samenvatting gevolgd door een eventuele conclusie en bied de toehoorder de mogelijkheid om vragen te stellen over je presentatie. Niet enkel om hen te helpen maar het kan ook de start zijn voor je eigen evaluatie van je eigen presentatie.

Een eigen evaluatie en de feedback van je baas, je toehoorders en je collega’s. Noem het een 360° feedback kan je een prachtbeeld bezorgen. Een overzicht van aandachtspunten om een volgende presentatie aan te vatten. Elke presentatie is een bijkomende ervaring. Je leert ervan en het kan je helpen om een volgende presentatie nog beter te laten verlopen.

Tenslotte nog twee extra aandachtspunten:

• Zorg ervoor dat je verstaanbaar klinkt. Je tempo, je volume en articulatie zijn ook van groots belang. En natuurlijk geen dialect.
• Let op je houding en vergeet niet de nodige aandacht aan je publiek te schenken. Wie zenuwachtig is heeft de neiging om vooral de aandacht op zichzelf te richten en dit wordt ook gemerkt. Zorg dat je je comfortabel voelt bij het presenteren. Je houding maar ook je kledij en dergelijke.

Veel succes!