Presentaties opbouwen met de inhoudsmeter

Om een presentatie met een plus (zie ook het artikel 'Krachtig presenteren met de 4 P's) op te bouwen, is het belangrijk om een aantal basiselementen onder de loep te nemen: definiëren van de doelgroep, vastleggen van doel en klemtoon, het verzamelen van de nodige informatie, het benaderen van de doelgroep en het uitwerken van een presentatiescript. In dit artikel focussen we op het definiëren van de doelgroep en het vastleggen van klemtoon en doel door gebruik te maken van de inhoudsmeter.

De doelgroep definiëren

Om je presentatie zo gericht en efficiënt mogelijk te maken is een correcte definitie van de doelgroep onmisbaar. Afhankelijk van je doelgroep pak je je presentatie immers anders aan, deel je ze anders in, maak je ze meer of minder gedetailleerd. Spreek je voor klanten of prospecten, kent men je bedrijf of organisatie, heeft men al van jou gehoord? De doelgroep bepaalt de aanpak van de presentatie.

Elke doelgroep is anders. Dit betekent dat je niet met dezelfde presentatie naar verschillende doelgroepen kunt trekken. Hier en daar een paar sleutelwoorden vervangen is echt niet voldoende om met impact te presenteren. Benader je doelgroep met respect en stem je presentatie er zeer gericht op af.

Met andere woorden: je presentatie staat of valt voor een groot deel door een correcte definitie van de doelgroep.

Het doel en de klemtonen vastleggen

Het doel van een presentatie kan erg divers zijn: je organisatie voorstellen, een nieuw product lanceren, jaarcijfers geven, een visie of werkwijze voorstellen, een samenwerking doornemen …

Wat ook het doel van je presentatie is, een aantal vaste onderwerpen komen altijd voor. Als je voor prospecten spreekt, moet je in ieder geval een stuk geschiedenis van je bedrijf of organisatie brengen. Stel je een nieuw product voor dan kun je niet zonder een omkaderende filosofie en de USP’s (unique selling points) ervan.

Deze vaste onderwerpen kun je indelen in vier grote groepen:
Info over je bedrijf of organisatie

• historiek
• cijfers
• situering

Je werkwijze

• benadering
• werkwijze
• USP’s

Producten/diensten

Acties
Afhankelijk van het doel en doelgroep verwerk je bepaalde elementen uit deze vier groepen in je presentatie. Je legt specifieke klemtonen. Als je deze elementen in een inhoudsmeter plaatst, heb je een uitstekend hulpmiddel om de klemtonen en de tijdsverhouding tussen de verschillende elementen onderling te bepalen.

De inhoudsmeter

De inhoudsmeter bestaat uit vier elementen: doel, doelgroep, klemtoon en tijd.

Hij wordt als volgt gebruikt:
Eerst vul je doel en doelgroep in. Zij bepalen de inhoud en de opbouw van je presentatie. Vervolgens kijk je waar de klemtonen van je presentatie zullen liggen. Voor elk van de vier basisgroepen bepaal je het gewicht dat je er tijdens je presentatie wil aan geven. Een volledig ingekleurd blok betekent dat je alle beschikbare informatie geeft. Een blok dat slechts voor een kwart is ingekleurd, wil zeggen dat voor deze doelgroep en dit doel een summier overzicht van het onderdeel volstaat.

Als alle groepen hun gewicht gekregen hebben, tellen we alle ingekleurde delen op. Samen vertegenwoordigen zij 100 % van onze spreektijd. Door het onderlinge gewicht van de blokken met elkaar te vergelijken kun je heel eenvoudig de tijdsduur voor elk onderdeel van je presentatie bepalen.

Een voorbeeld
Bij een bedrijfsvoorstelling voor toehoorders die je bedrijf of organisatie niet kennen ligt het voor de hand dat je zowel de achtergrond van je bedrijf (historiek, cijfers, situering binnen de markt), je manier van werken (wat is de visie van je bedrijf of organisatie, welke procedures worden er gevolgd) en uiteraard je product of dienst uitgebreid voorstelt. Een korte toelichting over de gevolgde bedrijfsaanpak in acties en promoties maakt het beeld van je bedrijf compleet.

Als we de gewichten van de verschillende groepen vergelijken, komen we tot een tijdsindeling van 30 % voor de eerste 3 groepen en 10 % voor de laatste.

Met deze gegevens kunnen we gericht op zoek gaan naar de nodige informatie om onze presentatie inhoudelijk te vullen.

Voorbeeld 2
Je bent OCMW-verantwoordelijke en je wil de nieuwe vervoersdienst voor minder mobiele inwoners van je gemeente promoten door een kennismakingsactie tegen verminderd tarief.

Ook al vormt de actie het uitgangspunt van je presentatie, toch is een uitgewerkte voorstelling van je product (de Minder Mobielen Centrale) essentieel om het voordeel van de actie duidelijk te maken.

Het is ook aangewezen de actie en het product binnen de hele visie en werkwijze van je organisatie te situeren. Zo kun je meteen ook andere facetten van je dienstverlening even vermelden.

Wat tijdsgebruik betreft, geeft dit een 60 % voor de voorstelling van het product,
25 % om de actie toe te lichten en 15 % om het geheel binnen de visie van je organisatie te situeren.

Dit artikel maakt deel uit van de special: Krachtiger, visueler en doelgericht leren presenteren