Krachtig presenteren met de 4 P's

Een presentatie bestaat uit een cocktail van 4 basisingrediënten: het publiek, de inhoud, de visuele ondersteuning en het presenteren zelf. Het is pas als alle ingrediënten in de juiste verhoudingen aanwezig zijn, dat je kan spreken van een efficiënte presentatie. Om de ingrediënten op de juiste smaak te brengen, maak je gebruik van de 4 presentatie-P's: Partner, Plus, Pit en Passie. In dit artikel maak je kennis met deze boeiende benadering.

De P van Partner, het publiek

Spreker en publiek, partners in presentation
Bij een presentatie zijn er twee spelers: spreker en publiek. Ieder heeft zijn eigen specifieke doelen en verwachtingen, maar een zo interessant mogelijke uitwisseling van gedachten en ideeën blijft voor beiden het hoofddoel.Om dat te bereiken is het belangrijk elkaar zo goed mogelijk in te schatten en vooral te respecteren. Als de spreker alleen zijn waarheid kent zonder rekening te houden met het publiek of het publiek benadert de spreker met een geringschattend ‘vertel het eens …’, is de presentatie louter tijdverlies.

Als je echter als ‘partners in presentation’ met elkaar in zee gaat, wordt de presentatie een bron van nieuwe inspiratie en aangescherpte ideeën. Spreker en publiek halen maximaal voordeel uit de interactie. Dat leidt niet alleen tot een succesvolle presentatie op het moment zelf, maar legt ook de basis om volgende presentaties op een hoger niveau te tillen.

De reacties van het publiek vormen dikwijls de aanleiding om het eigen bedrijf, het eigen product, de eigen dienst en/of visie vanuit een aangepaste, frisse hoek te bekijken en te evalueren.

De P van Plus, de inhoud

Het voordeel voor de toehoorder, het uitgangspunt voor presentaties met een plus
Een geslaagde presentatie steunt op een gefundeerde inhoud waar het voordeel voor de toehoorders het uitgangspunt vormt. Dit betekent dat we eerst het resultaat van ons product of onze dienst naar voren brengen en nadien pas de eigenschappen ervan.

Deze techniek heeft verschillende voordelen. In de eerste plaats stel je het publiek van bij de aanvang al gerust. Het krijgt immers onmiddellijk de meerwaarde van je product of dienst aangereikt. Dat geeft je publiek een goed gevoel. Het weet meteen wat de plus van je product of dienst voor hem kan betekenen.

Ten tweede maak je de toehoorders nieuwsgierig. Zij willen nu uiteraard ook graag weten waarom dit product of deze dienst zulke resultaten kan bereiken. Zij gaan zelf vragen naar de eigenschappen.

Als je omgekeerd te werk gaat en eerst de eigenschappen van je product of dienst geeft, laat je je toehoorders op hun honger zitten. Hierdoor creëer je frustratie, ongemak en verminderde aandacht. Het publiek komt immers maar niet te weten of al die eigenschappen en sterke punten voor hen wel het gewenste resultaat zullen brengen.

Volgend voorbeeld brengt verduidelijking
Stel dat je bij een garagehouder een proefrit met de wagen van je dromen hebt vastgelegd. Je bent op het afgesproken uur ter plaatse en popelt van ongeduld om te vertrekken. Toch krijg je niet dadelijk de sleutel omdat de garagehouder eerst nog een aantal sterke punten (eigenschappen) van de wagen wil tonen. Hij wil je eerst nog wijzen op de nieuwe vering die door het gebruik van nieuwe materialen ervoor zorgt dat je zelfs over het ruwste wegdek lijkt te zweven. Dat is echter niet wat je op dit ogenblik wilt weten. Je wilt rijden!!! De kracht van de eigenschappen gaat aan jou voorbij.

Als de garagehouder je onmiddellijk de sleutel geeft met de raad de wagen eens goed aan de tand te voelen en volop te genieten van de rit, zul je achteraf met veel plezier en interesse naar de sterke punten van de wagen luisteren. Die unieke isolatie onder de motorkap die het binnenkomende geluid volledig weert, blijf je altijd onthouden omdat je die eigenschap al aan het resultaat hebt kunnen toetsen.

Meer nog, je zult met enthousiasme deze kwaliteit aan je vrienden en kennissen doorvertellen. Je zult zeggen: ‘Het geluid van die wagen, dat is fantastisch. Je hoort niets van die motor. Weet je hoe dat komt? Omdat er een unieke extra isolatie onder de motorkap aangebracht is. Echt knap gevonden!’ In het eerste geval zou het verhaal wel eens als volgt kunnen klinken: ‘Die garage­houder zei me dat ik niets zou horen van de motor. Maar … daar moeten ze toch nog aan werken hoor. De motor was duidelijk hoorbaar tijdens het rijden. Die isolatie is nog lang niet perfect.’

Met andere woorden: ‘resultaten eerst’ wekt positieve gevoelens op bij het publiek, ‘eigenschappen eerst’ negatieve gevoelens.

Een ander voordeel van ‘resultaten eerst’ is dat je het resultaat na de eigenschappen nog eens kunt herhalen, zonder het gevoel te geven dat je twee keer hetzelfde zegt. Hierdoor kun je je verhaal dubbel krachtig laten overkomen.

‘Ons product is reukvrij. Dat komt door speciaal hiervoor ontwikkelde additieven die nergens anders op de markt te vinden zijn. Dat maakt ons product zo uniek. Dat reukvrij zijn, is een enorme troef!’

Bij de opbouw van je presentatie ga je dus als volgt te werk:

• je geeft het resultaat van je product of dienst: daardoor kent het publiek onmiddellijk de plus
• je geeft de eigenschappen: het publiek is vragende partij, want het wil weten waarom je die plus kunt garanderen
• je herhaalt het resultaat: je zet de kracht van je product of dienst nog eens extra in de verf zonder dat je publiek de indruk krijgt dat je jezelf herhaalt

De P van Pit en Piano, de visuele ondersteuning

Minder is meer, een gouden raad bij het opmaken van ondersteunende slides
Eens de inhoud vastgelegd, komt de voor velen moeilijkste taak. De uitwerking van overzichtelijke slides die de informatie op een eenduidige en liefst ook aangename manier overbrengen.Al te dikwijls zien we waardevolle informatie aan kracht inboeten door een foute opmaak van het ondersteunende materiaal. Te veel informatie op een slide, overdadig gebruik van nietszeggende clip-art afbeeldingen, de meest uiteenlopende lettertypes in dezelfde presentatie, een voortdurend wisselend kleurenpalet ... Het zijn maar enkele van de vele fouten die dagelijks gemaakt worden.

De grote ‘boosdoeners’ zijn de hedendaagse opmaakpakketten. Zij brengen een uitgebreid arsenaal aan opmaakmogelijkheden binnen ieders bereik, zonder voor de nodige opmaakkennis te zorgen.

Je kunt het vergelijken met leren autorijden. Je weet waar de gaspedaal, de remmen en de koppeling staan en je weet hoe je ermee moet werken. Je kunt dus rijden. Toch ontbreekt er een essentieel stuk kennis om met een gerust gemoed door het verkeer te laveren: de kennis van de verkeersregels en hoe ermee om te gaan. Je hebt met andere woorden maar één van de twee basisvaardigheden geleerd.

Zo is het ook bij de opmaak van ondersteunende slides. We kennen allemaal Powerpoint (of een soortgelijk pakket), we weten waar de verschillende menu's staan en we weten wat we ermee kunnen doen. We kunnen een presentatie maken.
Toch ontbreekt ook hier essentiële kennis. De basisregels voor een geslaagde lay-out met een harmonisch kleurgebruik, de juiste keuze van de lettertypes en een gedoseerde toepassing van de animatiemogelijkheden kennen we niet. De kans is dan ook klein dat onze presentaties het gewenste niveau of de gewenste uitstraling zullen bereiken.

Waaruit bestaat deze kennis?
Bij de opmaak van ondersteunende slides zijn er vijf elementen waarmee je rekening moet houden:

lay-out/vlakverdeling
Een verantwoorde lay-out en een evenwichtige vlakverdeling zorgen voor rust en bevorderen de informatieoverdracht. Door de juiste verhouding tussen vaste en variabele elementen binnen je slides leidt je de aandacht van het publiek naar de informatie die jij wil.

kleur
Een beperkt maar harmonieus kleurenpalet geeft pit aan je presentaties en geeft je de mogelijkheid gericht accenten te leggen. Kleuren roepen ook emoties op. Foute combinaties kunnen onbewust onrust veroorzaken en de aandacht van het betoog afleiden. Hou daar rekening mee.

typografie
De juiste letterkeuze is een dikwijls onderschat element bij de opmaak van presentaties. Een goed gekozen lettertype versterkt de informatieoverdracht en draagt in hoge mate bij tot de algemene sfeer en uitstraling van de presentatie.

beeldgebruik
Beelden zijn onontbeerlijk voor een geslaagde presentatie. Niet alleen de keuze, maar ook de manier waarop je de beelden brengt is zeer belangrijk. Breng ik foto's of clip-art? Gebruik ik excelgrafieken of maak ik ze in Powerpoint? Passen de kleuren van mijn afbeeldingen of illustraties binnen mijn kleurenpalet ...? Beeldgebruik is heel wat meer dan het plaatsen van een mooi plaatje.

animatie/navigatie
Animatie is een krachtig instrument bij computerpresentaties, maar houd het in de hand! Laat je niet verleiden tot extravagante overgangen, overdrijf niet in de hoeveelheid animaties en houd overgangen logisch. Tekst loopt van links naar rechts en een staafgrafiek groeit van onderuit en niet omgekeerd.

De mate waarin en de wijze waarop we de vijf basiselementen gebruiken wordt bepaald door de manier waarop we ons publiek gaan benaderen.

Als je een slidepresentatie maakt die ondersteunend moet zijn bij je praatje, zorg dan voor een rustige (piano) opmaak. Duidelijke slides met logische overgangen waar de informatieoverdracht centraal staat. Geen presentatie met hocus-pocus verschijningen of overgangen. Zorg voor een duidelijke structuur en opbouw, zodat je publiek snel de informatie kan vatten en je betoog zonder afleiding kan blijven volgen. Zorg voor een rode draad die je door de hele presentatie kan aanhouden. Vermijd bij ondersteunende slidepresentaties geluidseffecten bij overgangen of bij het verschijnen van tekst of beeld. Dat werkt enorm storend en leidt de aandacht alleen maar af. Je publiek zal je dankbaar zijn.

Bij een stand-alone presentatie kun je je wat meer veroorloven. Hier kun je wel de nodige toeters en bellen bovenhalen. Je presentatie moet immers de aandacht trekken. Als de presentatie plaatsvindt op een beurs, zijn geluids- en animatie-effecten een vereiste. Eerst om de toeschouwers te lokken, nadien om de aandacht vast te houden. In tegenstelling tot een ondersteunende presentatie heeft geluid en animatie hier een duidelijk doel. De toeters en bellen moeten ervoor zorgen dat de toeschouwers lang genoeg blijven om ze persoonlijk te kunnen opvangen. De presentatie mag hier meer forte zijn.

Interactieve presentaties zitten tussen de beide in. Er moeten wat toeters en bellen zijn om de aandacht te trekken, maar zodra de toeschouwer zijn informatie begint te zoeken, moet die zich snel en zonder al teveel poespas aanbieden. De presentatie gaat van forte over in piano.

De P van Passie, het presenteren zelf

Blijf jezelf en wees niet ongerust, je publiek is je partner
Als de dag van de presentatie is aangebroken, wordt je meestal overvallen door een ondui­delijk gevoel dat vanuit je buik langzaam omhoogkruipt om vervolgens vakkundig je keel dicht te snoeren en je hoofd vol te stoppen met een hele reeks niet meer ter zake doende vragen: heb ik daar wel aan gedacht …, had ik niet beter …, waarom heb ik dat voorbeeld nu niet meegebracht …

Plankenkoorts. Het gevoel dat ook zangers en acteurs bekruipt vooraleer ze het podium op moeten of waarmee sporters net voor de start van de wedstrijd geconfronteerd worden. Het wordt veroorzaakt doordat je jezelf scherp zet, doordat je al je inwendige energie bundelt om tot een geslaagde performance te komen. Omdat je nog moet wachten om de energie vrij te laten, gaat die andere wegen zoeken om zich te manifesteren.

Het is zoals een vulkaan net voor een uitbarsting. Je voelt dat het kokende vuur een uitweg zoekt maar zolang het die niet gevonden heeft, uit het zich in een hevig trillen van de ondergrond. Zodra het vuur echter een ontsnappingsroute gevonden heeft, wordt de bodem weer rustig. De energie kan weg.

Zo gaat het ook als je presenteert. Zodra je in actie komt verdwijnen de kwaaltjes, omdat je energie een uitlaatklep gevonden heeft. Het is al bij al een gezonde vorm van stress die erop wijst dat je geconcentreerd met je opdracht bezig bent en dat je een sterke prestatie wilt neerzetten. Als de zenuwachtigheid en het onduidelijke gevoel toch blijven hangen, is dat dikwijls het gevolg van een ongegronde angst voor het publiek.

Er is echter geen enkele reden om bang te zijn voor je publiek, want het is je partner. Je toehoorders komen met een positief gevoel naar je toe. Ze willen van je leren en proberen voor zichzelf maximaal voordeel te halen uit je presentatie. Houd dat altijd in gedachte. Als je presenteert, praat je met vrienden. Je hebt immers dezelfde belangen. Een zo interessant mogelijke uitwisseling van ideeën en gedachten is voor beiden het hoofddoel. Blijf dus jezelf en laat je angst voor het publiek gewoon thuis.

Besluit

Als je de 4 presentatie-P's toepast, kan je je volgende presentatieopdracht met een gerust hart tegemoet zien!

Dit artikel maakt deel uit van de special: Krachtiger, visueler en doelgericht leren presenteren © 2008 - 2009 Kris66, gepubliceerd in Diversen (Zakelijk) op 21-07-2008, laatst gewijzigd op 22-07-2008. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Kris66 is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Gerelateerde link

Presentatiespecialist.

Verwante artikelen

• Werken met Powerpoint: Een uitgebreide tutorial: Powerpoint wordt geleverd bij het officie pakket. Met Powerpoint kan je snel en gemakkelijk mooie en overzichtelijke presentaties maken. Veel bedrijven gebrui…
• Hoe maak je een goede presentatie: Presenteren is belangrijk in een opleiding in het hoger onderwijs, en ook later in je carierre, maar veel mensen vinden het eng of erg vervelend om te doen. Vaak vinden ze…
• Presentaties geven: een moeilijke klus?: Die allereerst spreekbeurt. Iedereen herinnert zich misschien dat zenuwachtig gevoel toen hij of zij voor het eerst een groep diende toe te spreken. Velen hebben de k…
• Presenteren, van nature of aangeleerd?: Het is een gegeven dat niet iedereen even goed een presentatie kan geven. De ene heeft van nature een bepaalde flair waarmee hij of zij de droge powerpoint sheets weer…
• Presentaties opbouwen met de inhoudsmeter: Om een presentatie met een plus (zie ook het artikel 'Krachtig presenteren met de 4 P's) op te bouwen, is het belangrijk om een aantal basiselementen onder de loep…