Time management

In onze drukke maatschappij, met onze drukke banen, lijkt de dag te weinig uren te hebben. Vandaar ook dat het begrip ‘time-management’ steeds vaker voorbijkomt. Hoe pak ik de zaken aan als ik, voor mijn gevoel, overloop in het werk. Hoe zorg ik dat ik mijn werk afkrijg, als ik steeds wordt ‘lastig gevallen’ door collega’s, telefoontjes en spoedklusjes? Hoe kan ik mijn valkuilen aanpakken? en hoe krijg is dus meer rust in mijn hoofd en zo meer plezier in mijn werk en leven?

Vooraf:

Zorg er allereerst voor dat je werkplek georganiseerd is. Ruim de rommel op en order al je paperassen. Ordenen doe je door te kijken wat je paperassen in overeenkomst met elkaar hebben. Als het goed is kom je dan tot een aantal categorieën. Je kunt nu bijvoorbeeld voor elke categorie een map aanleggen. Denk bij het aanleggen van dit soort mappen altijd na, over wanneer iemand en wie de papieren terug moet zoeken. Door dit te bedenken, kan je beslissen hoe iets op te bergen. Op alfabetische volgorde, op datum, op nummer of anders.

Nu het echter werk:

Alle activiteiten in je werk kan je in de volgende kaders indelen:

• I. Urgent en belangrijk
• II. Niet-urgent en belangrijk
• III. Urgent en onbelangrijk
• IV. Niet-urgent en onbelangrijk

Onder kader I vallen spoedklussen, deadlines of collega’s die je vragen iets snel tussendoor te doen.
Onder II valt in feite je ‘echte’werk. Dit heeft namelijk te maken met de lange termijn. Denk bijvoorbeeld aan het onderhouden van klantcontact of het doen van je administratie.
Onder III vallen telefoontjes, mailtjes, of collega’s die binnen komen lopen.
Onder kader IV valt uitstelgedrag, praatjes met collega’s enz.

Het is nu de kunst om zo veel mogelijk werk in kader II te doen op een dag. Zorg wel dat je hierin taken daadwerkelijk afmaakt. Kijk ook binnen II (en eigenlijk binnen elke kaders) wat hierin de meeste prioriteit heeft, of je het per sé zelf moet doen en kijk ook of je voor bepaalde taken vaste tijdstippen kunt indelen.

Maar vergeet ook zeker de andere taken niet. De taken die minder urgent en/of minder belangrijk zijn, zullen ook moeten gebeuren. Op het moment dat je bepaald dat deze taak minder urgent/belangrijk is, hang er dan ander tijdstip aan. ‘Deze taak is niet urgent genoeg om vandaag te doen, maar voor volgende week woensdag moet het toch af zijn.’ En de taken die niet-urgent en niet-belangrijk zijn, daar hoef je maar één ding mee te doen: Niets. Deze taken vervallen uiteraard.

Plannen:

Time-management heeft alles te maken met plannen. Plannen doe je op papier, niet in je hoofd. Schrijf dus elke ochtend het planning voor die dag op. Nadat je al je taken hebt geordend naar de kaders I t/m IV zoals hierboven, kun je dus gaan beslissen wat je met elke taak gaat doen:

• Inplannen (op langere termijn)
• Direct uitvoeren
• Taak laten vervallen
• Iemand anders de taak laten doen

Doe als eerste de taken waar je tegen op ziet, dat maakt je hoofd rustiger.
Ook handig is om elke dag tijd in te plannen waarin je ongestoord kunt doorwerken. Doe je deur op slot en leg desnoods de telefoon van de haak. Je zult zien dat je in deze tijd veel werk verzet.

Nog enkele tips:

• Zorg dat je afwisseling hebt in je taken. Wissel inspanning in met ontspanning en neem ook op zijn tijd pauze en doe dan helemaal niets.
• Werk altijd met een ‘clean desk’. Houdt alleen die spullen op je bureau waar je daadwerkelijk mee bezig bent.
• Durf ook ‘nee’ te zeggen, als een taak niet urgent en belangrijk is.

© 2008 - 2009 Ilsebo, gepubliceerd in Diversen (Zakelijk) op 25-03-2008, laatst gewijzigd op 19-05-2009. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Ilsebo is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Verwante artikelen

• Management bij organisaties: Organisaties worden geleid door managers. Dat zijn bijvoorbeeld het bestuur, de directie of de eigenaar van een eenmanszaak. Alle taken van de manager bij elkaar worden managemen…
• Te veel informatie en mails maken je dommer: Overladen worden met informatie geven stress en maken alleen maar dommer. Sommigen dumpen werkelijk alle informatie, die los en vast zit. Een beetje management ka…
• Time Warp, Mannheim: Inmiddels bestaat het evenement Time Warp al weer 15 jaar. Het is een jaarlijks terugkerend dance evenement dat zich richt op de verschillende vormen van Techno. Sinds drie jaar is er in…
• Gemba Kaizen, basistermen van deze Japanse bedrijfsfilosofie: Gemba en Kaizen zijn twee Japanse termen over een Japanse bedrijfsfilosofie. Het omvat bekendere methoden zoals Total Quality Management (TQM), J…
• Performancemanagenemt: Het performance management is momenteel een hot item in het personeelsmanagement vakgebied. Er moet zo veel mogelijk beloond worden naar de daadwerkelijk geleverde prestaties. Ik zal i…