Notuleren in het kort

Als er geen notulen waren, dan zou het vergaderen weinig nut hebben. Niemand weet dan meer, wat er besloten is tijdens de vergadering en wie op welke taak kan worden aangesproken. Vandaar dat het schrijven van notulen van groot belang is tijdens een vergadering. Een verslag voor een vergadering maken is vaak een hele opgave, als men daar geen ervaring mee heeft dan zou men daar zeker moeite mee hebben om er aan te beginnen. Notulen schrijven en deze uit te werken wordt gedaan door een notulist of een verslaggever. Wat voor soort verslag de notulist of verslaggever moet maken, hangt af van soort en doel van de vergadering.

Doel van de vergadering

• Informatie uitwisselen
• Problemen oplossen
• Besluiten nemen
• Opinie vormen
• Motivatie bevorderen
• Groepsgevoel versterken

Doel van het verslag

• Participatie duidelijk maken
• Groepsstandpunt vastleggen en bekendmaken
• Handreiking voor uitvoering bieden
• Voortgangscontrole mogelijk maken
• Geheugensteun bieden
• Historisch overzicht

Vormgeving van verslagen

Bovenaan

• Naam van de vergadergroep
• Datum van de vergadering
• Plaats van de vergadering
• Deelnemers: aanwezig, verhinderd of afwezig
• Voorzitter, notulist/verslaggever (secreatris)
• Quorum: bereikt of niet bereikt
• Pro-memorielijstje
• Agenda of aangepaste agenda
• Archiefnummer

Agendapunten

• Kopjes en subkopjes
• Decimale indeling
• Duidelijke probleemstelling
• Duidelijke afronding

Onderaan

• Ondertekening door voorzitter en notulist/verslaggever
• Kopieen aan niet leden
• Actielijst-indien tot acties is besloten
• Bijgevoegde stukken

Soort vergadering

Een kleine vergadergroep zal bijvoorbeeld geen behoefte hebben aan een uitgebreid verslag waar staat wie of wat heeft gezegd. Een kleine vergadergroep geeft de voorkeur aan een verslagvorm van een besluiten- of afsprakenlijst. Een vergadergroep van gekozen vertegenwoordigers heeft een verslag waaruit blijkt wie of wat in de vergadering heeft gezegd dit staat in het verslag vermeldt. Zodat de vergadergroep achteraf kan zien hoe de discussie in hoofdlijnen is verlopen en wat de uitkomst van de vergadering is geweest.

Welke soort verslagen worden voor welke vergaderingen gebruikt

• Parlement maakt gebruik van een woordelijk verslag.
• Ondernemingsraad maakt gebruik van essentie-per-sprekersverslag
• Commissievergadering maakt gebruik van essentie-per-agendapuntverslag
• Directiecomite maakt gebruik van een besluitenlijst
• Een team maakt gebruik van een afsprakenlijst/actiepuntenlijst.

Woordelijk verslag
In een woordelijke verslag wordt alles weergegeven wat er letterlijk gezegd is zonder aarzeling vermeldt in de notulen.

Essentie-per-sprekersverslag
In deze verslagvorm worden de namen van alle sprekers en de inbreng van elke een duidelijk weergegeven.
De hoofdlijn van discussie en besluitvorming is gemakkelijk te volgen.

Essentie-per-agendapuntverslag
In deze verslagvorm ontbreken de namen maar worden de functies vermeld.
De namen van actienemers en rondvraagstellers worden in deze verslagvorm wel vermeldt.
Deze verslagvorm is overzichtelijk waarbij een logische opbouw aanwezig is zoals de voor- en nadelen, beslissingen en afspraken.

Besluitenlijst, actiepuntenlijst en afsprakenlijst
Deze verslagen zijn duidelijk, wat er beslist is en wie wat tegen wanneer moet doen.
Het wordt vermeldt in duidelijke kolommen en zeer kort weergegeven.