Vergaderlocatie boeken: tips en stappenplan

U kunt een vergadering net wat extra cachet geven door deze te organiseren op een bijzondere locatie. Wanneer u een vergadering wilt organiseren op een externe locatie zijn er veel keuzes die gemaakt moeten worden. Wat voor type locatie zoekt u, welke faciliteiten zijn er nodig, wordt er eten of drinken geregeld, enzovoorts. En uiteraard speelt het prijskaartje ook een grote rol. Met onderstaande tips kunt u in drie eenvoudige stappen de perfecte vergaderlocatie vinden.

Stappenplan

• Stap 1: inventariseer uw wensen
• Stap 2: zoeken en vergelijken vergaderlocaties
• Stap 3: offertes aanvragen en boeken

Stap 1: inventariseer uw wensen

Een grote valkuil die veel tijd kost is wanneer u direct locaties gaat benaderen. Het gevaar is namelijk dat u veel tijd stopt in de gesprekken met de locatie en dat u er gaandeweg achter komt dat de locatie niet bij uw wensen past. Zoals met zoveel zaken is het daarom altijd zeer belangrijk om eerst voor uzelf uw wensen op een rijtje te zetten.

Uitstraling

Een eerste belangrijke keuze die u moet maken is welke uitstraling een vergaderlocatie moet hebben. Zoekt u bijvoorbeeld een trendy of moderne setting? Of past bij het gezelschap beter een klassieke of zakelijke locatie? Het is belangrijk om te beseffen dat een juiste uitstraling van de locatie een bepaalde sfeer zal scheppen. Een bijpassend facet is de ligging. Past een landelijke setting of is juist een locatie in het (stads)centrum geschikt.

Technische faciliteiten

Essentieel is dat u zich ervan verzekerd dat alle technische voorzieningen aanwezig zijn die benodigd zijn voor de vergadering. Wanneer u een presentatie via de computer wilt geven is het een must dat er bijvoorbeeld een beamer aanwezig is. Andere faciliteiten die vaak worden gebruikt zijn WiFi, een microfoon of een geluidsinstallatie.

Eten en drinken

Een vergadering zonder drinken is uiteraard meestal geen optie. Koffie en thee zal dus meestal zonder problemen geleverd kunnen worden. Maar wanneer u speciale wensen heeft of ook eten wilt serveren kost het meer uitzoekwerk. Vraag uzelf dus vooraf of u bijvoorbeeld een lunch, diner of hapjes wilt serveren. Of misschien wilt u de catering wel in eigen beheer regelen?

Ruimte

Misschien wel het belangrijkste zijn de mogelijkheden van de vergaderruimte zelf. Allereerst dient u te bepalen hoeveel mensen er in de ruimte moeten passen. En hoe moet de ruimte zijn aangekleed? Wenst u bijvoorbeeld statafels, moet de ruimte geschikt zijn voor mindervaliden, moet de vergaderruimte zijn uitgerust met klimaatbeheersing of moet er een podium zijn?

Bereikbaarheid

Vooral voor zakelijke vergaderingen is de bereikbaarheid belangrijk. Het begint dus met een keuze maken voor een plaatsnaam waar de vergadering zal moeten plaatsvinden. Mogelijk komen de genodigden uit het hele land of arriveren ze via verschillende vervoersmiddelen. Bepaal dus of het belangrijk is dat de vergaderlocatie goed bereikbaar is vanaf de snelweg, vliegveld of treinstation.

Overige opties

Mogelijk heeft u nog speciale wensen voor uw vergaderlocatie. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid tot overnachten, een rode loper, ontvangst met een drankje, vergaderhamers, enzovoorts. Zorg dat u het plaatje compleet heeft en noteer ook deze wensen.

Stap 2: zoeken en vergelijken vergaderlocaties

De eenvoudigste manier om aan de hand van uw vergaderwensen de perfecte locatie te vinden is door gebruik te maken van vergelijkingswebsites voor locaties. Via deze vergelijkingswebsites kunt u eenvoudig uw wensen aanvinken en blijven alleen die vergaderlocaties over die voldoen aan de wensen. Zorg dat er na het invullen van het eisenpakket maximaal een handvol locaties overblijven. Wanneer er teveel locaties overblijven is het wensenpakket nog niet streng genoeg. Wanneer er juist te weinig locaties overblijven kan u de eisen juist wat versoepelen. Laat als eerst de eisen vallen die u het minst belangrijk vindt.

Stap 3: offertes aanvragen en boeken

De laatste stap is om offertes op te vragen bij de vergaderlocaties die geheel aan uw wensen voldoen. Offertes kunnen vaak direct worden opgevraagd via de vergelijkingswebsites. De offertes zullen u vervolgens vrijblijvend worden toegestuurd. In de keuze voor welke vergaderlocatie u kiest zal de prijs een belangrijke rol spelen. Maar het kan geen kwaad om altijd voor ogen te houden dat de aanwezigen juist waarde hechten aan de beste sfeer, aankleding, verzorging, enzovoorts.

Lees verder

• Trouwlocatie zoeken: tips en stappenplan