Zo maak je indruk op zakenrelaties

Als je belangrijke zakelijke gasten op bezoek krijgt, wil je natuurlijk graag een goede indruk maken. Meestal wordt zo’n bijeenkomst inhoudelijk tot in de puntjes voorbereid, maar wordt er weinig aandacht besteed aan hoe je jezelf tussen de bedrijven door presenteert. En toch bepalen lichaamstaal en andere kleine details voor een groot deel of je zakelijke contacten geïmponeerd zullen zijn. Tijd dus om eens op een rijtje te zetten met welke trucs jij je zakenpartners om je vinger kunt winden.

Bij ontvangst

Al meteen bij het eerste contact wil je hartelijk en zelfverzekerd overkomen. Houd de regie bij de ontmoeting zoveel mogelijk in handen om duidelijk te maken dat je gasten niet om jou heen kunnen.

• Als je gasten je zien komen aanlopen, versnel dan iets voordat je bij ze bent. Daarmee onderstreep je dat je het prettig vindt om ze te zien.
• Wacht niet op je gasten om handen te schudden, maar steek je hand als eerste naar voren. Doe dat van bovenaf naar de persoon toe, daarmee geef je subtiel aan dat jij de leiding over de ontmoeting hebt.
• Als er jonge gasten zijn meegekomen, geef hen dan overdreven hoffelijk een hand om ze het gevoel te geven dat ze meetellen.
• Voor een extra hartelijke handdruk kun je een beetje naar voren hellen.
• Noem bij de begroeting de naam van je gasten (“goedemiddag meneer De Vries”), om nog eens te benadrukken dat je het persoonlijke contact met hen erg waardeert.
• Als er meerdere gasten zijn die elkaar niet kennen, introduceer ze dan door een paar lovende dingen over ieder te zeggen.

De bijeenkomst of vergadering

Ook rondom de bijeenkomst zijn er momenten waarop je sociale vaardigheden van pas komen. Je wil kennis van zaken uitstralen en overkomen als iemand die alles onder controle heeft.

• Als de bijeenkomst in een andere ruimte wordt gehouden dan de ontvangst, vraag dan of je gasten je willen volgen en ga zelf voorop.
• Laat de beste plek in de ruimte (bijv. met het mooiste uitzicht of recht tegenover de presentator) over voor de belangrijkste gast.
• Als je de bijeenkomst leidt, bereid dan een draaiboek voor zodat je goed weet welke onderwerpen wanneer aan bod komen.
• Neem een alerte, geïnteresseerde houding aan en maak regelmatig oogcontact met de spreker en eventueel de andere gasten.
• Zorg dat je een aantal vragen paraat hebt over het vakgebied van je gasten. Hiermee toon je belangstelling in hun werk.
• In het geval één van de gasten een presentatie geeft voor een grotere groep, fluister enkele toehoorders dan vantevoren een vraag in die ze na afloop van het verhaal kunnen stellen.

Na afloop

Het echte netwerken en zakendoen begint vaak pas na afloop van de bijeenkomst. Een borrel is een uitstekende gelegenheid om meer van jezelf te laten zien en de persoonlijke interesse van je relaties te wekken.

• Als er wordt rondgelopen, zorg dan dat je ergens in het midden van de ruimte (tussen je gasten) blijft. Ga niet aan de kant staan of zitten om met iemand een onderonsje te hebben. Wees duidelijk aanwezig en verdeel je aandacht over de gasten.
• Als er niet wordt rondgegaan met drankjes, bied je gasten dan iets te drinken aan. Om overwicht te houden, vraag je niet of iemand iets wil drinken maar zeg je dat men iets gaat drinken. Daarna vraag je uiteraard wel in welk drankje ze zin hebben.
• Neem een open houding aan, bijvoorbeeld met je handen in elkaar ter hoogte van je buik. Kruis je armen niet voor je lichaam, daarmee sluit je je af voor je gesprekspartner.
• Stel vragen aan je gasten en luister geïnteresseerd naar het antwoord. Vraag door om je belangstelling te tonen.
• Om een blijvende indruk te maken op je zakenpartners, probeer om een paar goede anekdotes te vertellen die blijven hangen en waardoor ze zich jou zullen herinneren. Een stevig standpunt over een werk-gerelateerd vraagstuk doet het ook altijd goed.
• Praat niet de hele tijd over jezelf, maar geef wel duidelijk aan welke prestaties je levert en welke verantwoordelijkheden je hebt. Wees daarbij niet te bescheiden!
• Spreek geen kwaad over collega’s of andere zakenrelaties.

Tot slot

• Mochten sommige van de bovenstaande tips je niet van nature goed afgaan, probeer ze dan gewoon toch. Door een bepaalde lichaamshouding aan te nemen of gedrag te vertonen, reageren mensen anders op je en verandert vaak ook je beleving van de situatie.
• Zorg er daarnaast voor dat je er netjes en verzorgd uitziet, liefst met een paar chique accessoires die succes uitstralen. Dat heeft niet alleen een enorm effect op hoe anderen jou ervaren maar geeft minstens zoveel zelfvertrouwen!