Het nut van werkprocedures

Een werkprocedure is een beschrijving van de manier waarop gewerkt moet worden. Werkprocedures worden ook wel 'werkwijzen', 'methodes' of 'voorschriften' genoemd. Zo kan in een werkprocedure voor het verven van een houten wand een aantal regels staan over het herstellen van het oppervlak en het schoonmaken dat vooraf gaat aan het verven. Bij een reisbureau kan er een standaardaanpak van een verkoopgesprek op papier staan.

Werkprocedures

Werkprocedures verschaffen duidelijkheid over de taken die moeten worden uitgevoerd. Als op papier staat hoe er moet worden gewerkt, is dat voor iedereen duidelijk. Werkprocedures verschaffen duidelijkheid over de relaties tussen verschillende taken. De werkprocedure geeft aan wat iemand moet doen en wat hij niet moet doen. Zo kan iemand nagaan waar zijn taak ophoudt en die van een ander begint. Iemand die bijvoorbeeld alleen post sorteert en niet bezorgt, kan in een werkbeschrijving zien hoe zijn werk overgaat in dat van een collega.

Werkprocedures waarborgen kwaliteit. Aangezien op papier staat wat de beste aanpak is, kan iemand zichzelf controleren. Daarnaast zal de werkprocedure ook aangeven hoe het resultaat eruit moet zien. Dat maakt controle mogelijk. Werkprocedures standaardiseren kwaliteit. Als iedereen kan werken met een goede werkprocedure die standaarden aangeeft, kan de klant constante kwaliteit krijgen. Als in een restaurant gerechten gestandaardiseerd zijn, zullen alle koks hetzelfde product afleveren. Dit voorkomt dat klanten telkens weer moeten afwachten wat het wordt. Door de standaards kan men elkaars werk ook beter overnemen.

Werkprocedures hebben ook nadelen. Ze kunnen leiden tot bureaucratie: te veel regels die niemand meer snapt. Werkprocedures kunnen de flexibiliteit beperken. Als iedereen zich letterlijk aan de beschrijving houdt en niet meer kan improviseren, verstart de organisatie. Ook kunnen de procedures slechts papier blijven. Als de procedure slecht wordt ingevoerd, gebruikt niemand die en kloppen de voorschriften op een gegeven moment niet meer met de praktijk.

Het opstellen van een werkprocedure

Vaak zijn er procedurehandboeken waarin de samenhang tussen verschillende procedures wordt beschreven. Zo kan een procedurehandboek beginnen met een aanduiding van procedures in het algemeen, waarna elk taakonderdeel wordt uitgewerkt in een werkprocedure. Een werkprocedure dient de volgende onderdelen bevatten:

• Naam van de procedure
• Doel van de procedure
• Functionarissen die de procedure uitvoeren
• Benodigde materialen
• Stapsgewijze uitleg van de procedure met een aantal aandachtspunten: Welke handelingen? Wat gebeurt er? Herstelhandelingen of vervolg?
• Eigen controle
• Voor akkoord toezichthouder

Tips bij het opstellen van werkprocedures

• Houd een werkprocedure zo kort mogelijk, bij voorkeur op maximaal één bladzijde.
• Schrijf de werkprocedure in de gebiedende wijs. Dit is directer en prettiger voor de lezer.
• Zorg ervoor dat werkprocedures altijd zichtbaar op de werkplek aanwezig zijn.
• Probeer medewerkers zo veel mogelijk te betrekken bij het opstellen van de werkinstructies. Dit maakt de implementatie eenvoudiger.
• Schrijf de werkinstructies in de taal van de medewerker.