Stresspreventie binnen organisaties

In veel organisaties is stress onder werknemers een grote oorzaak van het ziekteverzuim. Dit probleem wordt echter vaak onderschat door het management waardoor er veel mensen in de AOW belanden of erger nog ontslag nemen. Veel kleinere organisaties reageren ad hoc op stressgevallen omdat zij niet de mogelijkheden hebben om stress goed aan te kunnen pakken. Toch zijn er een aantal manieren om stress binnen organisaties tegen te gaan!

Stressmanagement

Een eerste stap om stress onder werknemers te verminderen is door gebruik te maken van stressmanagement. Stressmanagement bestaat uit drie fasen. Op fase één, de stresspreventie, is het voor de organisatie onder meer zaak om verbeteringen in te voeren. Dit kunnen verbeteringen zijn op de werkplek, in het werkrooster of zelfs een herstructurering van het werk. Door de juiste verbeteringen in te voeren kan stress voor een groot deel voorkomen worden.

Bij fase twee, de stressresistentie, is het voor de organisatie van belang om een goede personeelsselectie te maken zodat het personeel beter is opgewassen tegen de gestelde taken en de werksituatie waarmee zij te maken gaan krijgen. Naast een goede selectie worden ook regelmatig vaardigheidstrainingen aangeboden door de organisatie en is er extra medische aandacht voor het personeel. In de laatste fase, de stresshantering, richt de organisatie zich op het verminderen van de aanwezige stress en de spanning die hierdoor wordt veroorzaakt. De aandacht gaat in dit geval dan ook uit naar het leren omgaan met stress factoren, het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden of leren ontspannen.

Selectie en plaatsing

Door middel van werving en selectie en personeelsplanning proberen organisaties de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. Mocht het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plaats niet slagen dan ontstaat er stress. Om dit soort situaties te voorkomen dienen managers bij de selectie en plaatsing van nieuw personeel extra aandacht te besteden aan een goede afstemming tussen de persoon, de functie en de werkomgeving. Deze extra aandacht kan vooral worden besteed tijdens selectiegesprekken omdat bij een selectiegesprek een inschatting van de vaardigheden van een persoon kunnen worden gemaakt. Naast het inschatten van vaardigheden kan bij een selectiegesprek ook aandacht worden besteed aan de mogelijke stressfactoren in het werk. De kandidaat kan dan tevens een inschatting geven hoe hij/zij met deze stressfactoren om zou gaan.

Bij een aantal, meestal belangrijke of leidinggevende functies, is het erg belangrijk om te kijken hoe stressbestendig een kandidaat eigenlijk wel niet is. Mocht deze persoon namelijk in de toekomst niet stressbestendig lijken dan kan de organisatie hier ernstige hinder van ondervinden.

Loopbaanmanagement

Loopbaanmanagement kan een belangrijke hulpmiddel zijn om stress tegen te gaan. Vaak hebben werknemers te maken met slechte privé/werk afstemmingen, lange reistijden of slechte samenwerkingsrelaties. Door dit soort zaken aan te pakken door middel van loopbaanmanagement kan stress al voor een groot deel worden voorkomen. Als de organisatie meer aandacht heeft voor het loopbaanmanagement van haar personeel dan zal het personeel ook beter voorbereid zijn op veranderingen in de functie of binnen de organisatie zelf.

Voor ieder individu liggen de bronnen van stress ergens anders. Bij twintigers ligt de stressbron voornamelijk in het vinden van een baan en het krijgen van een vast contract . Bij dertigers zal de stressbron vooral ontstaan door het opbouwen van een carrière en het ontwikkelen van competenties. De eind veertigers en vijftigers komen juist aan het eind van hun carrière waardoor men in een midlifecrisis terecht kan komen. De midlifecrisis is een belangrijke stressbron voor de groep veertigers/vijftigers. Door middel van loopbaanbegeleiding kan veel spanning en stress weggenomen worden door extra aandacht te schenken aan de problemen die iedere levensfase met zich mee brengt. Door de problemen uit iedere levensfase bespreekbaar te maken kan stress beter voorkomen of bestreden worden.

Inrichten van de functie

Een ander punt waar tegenwoordig meer aandacht voor is vereist is de flexibiliteit voor medewerkers. Mensen zijn tegenwoordig namelijk druk met zowel hun carrière als hun privé leven. Hierdoor kunnen nogal eens stressvolle situaties ontstaan. Door meer flexibiliteit te hebben vanuit het werk kan stress tegengegaan worden. Bijvoorbeeld flexibele arbeidsomstandigheden, zoals werktijden, locatie en mogelijkheden voor thuiswerk kunnen flexibiliteit stimuleren.
Het is voor organisaties dan ook van belang om de werknemers tegemoet te komen bij de inrichting van hun functie. Punten waar organisaties de werknemer in tegemoet kunnen komen zijn:

• aanpassing van het takenpakket
• aanpassing van werktijden
• aanpassing van het werktempo
• de werknemer meer invloed geven bij belangrijke besluiten
• de werknemer zijn eigen werkomgeving/kantoor laten inrichten

Om nog meer controle op de eigen situatie te krijgen kan men deelnemen aan zaken die van belang zijn. Door meer betrokken te raken bij allerlei zaken die met het werk te maken hebben krijgt men controle over de eigen werksituatie en nemen stressgevoelens af omdat onduidelijkheden en conflicten hierdoor verdwijnen. Om beter bestand te zijn tegen stress is het van belang om invloed op de eigen werksituatie te hebben en deel te nemen in zaken die hierbij betrokken zijn.

Als werknemers meer het gevoel hebben dat ze de eigen werksituatie onder controle hebben zullen zij ook positiever oordelen over het werk zelf. Naast controle over de eigen situatie kan men ook wat doen aan de preventieve beheersbaarheid. Door bijvoorbeeld werknemers goed te informeren over wat hen te wachten staat kan men preventief handelen. Informatie geeft altijd een vorm van controle en beheersing bij een persoon. Als je van te voren weet wat je te wachten staat ben je lang niet zo onzeker ontstaat er minder snel stress dan wanneer je in iets onbekends terecht komt.

Sociale ondersteuning

Wanneer managers ervoor kiezen om aan stresspreventie te gaan doen moeten zij om te beginnen een werksfeer creëren waarin de werking van sociale ondersteuning naar voren komt. Er zijn voor organisaties echter een aantal verschillende manieren om sociale ondersteuning op het werk te verbeteren.

De eerste manier om sociale ondersteuning te verbeteren is om managers te trainen in het ondersteunen van werknemers. Om dit te kunnen doen heeft een manager echter wel een aantal vaardigheden nodig zoals, goed kunnen luisteren, zich kunnen inleven in een ander, feedback geven en emotionele steun verlenen waar nodig.
Een ondersteunend werkklimaat scheppen is een tweede manier waarop de sociale ondersteuning binnen een organisatie verbeterd kan worden. Het werkklimaat kan onder andere verbeterd worden door plezierige, informele gesprekken op het werk en een goede teamsfeer. Vooral het werken in teams of groepjes kan de sociale ondersteuning extra stimuleren. Een derde manier om sociale ondersteuning te verbeteren is door speciale ondersteuningsgroepen op te richten. Speciale ondersteuningsgroepen worden echter alleen opgericht als het gaat om bijzonder stressvol werk of om bijzonder stressvolle werksituaties. Mensen die in het zelfde schuitje zitten kunnen dan veel ondersteuning aan elkaar bieden.

Om de sociale ondersteuning ook daadwerkelijk te laten werken moeten managers zich bewust zijn van de hoge opbrengst die bijvoorbeeld een goed werkklimaat, na verloop van tijd op kan brengen.
Het bevorderen van een goed werkklimaat zou dan ook opgenomen kunnen worden in de functieomschrijving van een manager en hij/zij zou hierop eventueel beoordeeld kunnen worden. Een manager kan bijvoorbeeld het ziekteverzuim op een afdeling of de tevredenheid van de werknemers op peil houden.

Communicatie

Het informeren van medewerkers over wat zich in de organisatie afspeelt helpt om onduidelijkheden of eventuele rolconflicten uit de wereld te helpen. Informatie is alleen wel heel iets anders dan communicatie. De manier van informatie communiceren naar medewerkers is een belangrijk proces. Wanneer medewerkers ervaren dat naar hun opmerkingen geluisterd wordt en dat managers meer oog hebben voor hun problemen, zal er minder stress optreden en is er uiteindelijk minder sprake van wrijvingen.

Voorlichting

Stress op de werkplek kan ook tegen worden gegaan door beter op de gezondheid van de werknemers te letten. Organisaties kunnen dit doen door bijvoorbeeld fitnessoefeningen, gewichtscontrole, dieetadvies, ziekteverzuimgesprekken en antirookcampagnes aan te bieden. Door beter op de gezondheid van de werknemers te letten stijgt de productiviteit en de kwaliteit van de prestaties neemt toe, terwijl het ziekteverzuim als gevolg van stress op het werk afneemt.

Door als organisatie health-promotionprogramma´s op te zetten kunnen een hoop ziektekosten bespaard worden. De meest populaire health-promotionprogramma´s zijn, stoppen met roken, verminderen van cholesterol, gewichtscontrole en fitness en stressmanagement. Uit onderzoek is gebleken dat ongeveer veertig tot vijftig procent van de medewerkers mee doet aan zo´n programma.

Tegenwoordig worden er ook steeds meer programma´s opgericht om persoonlijke of werkgerelateerde problemen aan te pakken. Dit kunnen programma´s zijn gericht op het verminderen van alcohol of drugsgebruik, hulp bij financiële problemen of gezin/relatie problemen.

Bedrijfsfitness

Een nieuw fenomeen wat de laatste jaren steeds vaker terug te zien is binnen organisaties is bedrijfsfitness. Bedrijfsfitness is er op gericht om werknemers weerbaarder te maken tegen belastingen en stress op de werkplek. Bij bedrijfsfitness kan een organisatie er voor kiezen om zelf een sportruimte in te richten waar werknemers op bepaalde tijden kunnen gaan sporten. Een andere vorm van bedrijfsfitness is als bedrijven hun werknemers bijvoorbeeld een abonnement cadeau doen bij een sportschool in de omgeving. Deze laatste optie werkt meestal toch niet zo effectief omdat de werknemer zelf dan het initiatief moet nemen om te gaan sporten.

Een aantal organisaties gaan zelfs zo ver dat ze een deskundige begeleider in de hand nemen. Deze begeleider kan een fitness programma en eventueel een dieet opstellen voor iedere werknemer binnen de organisatie. Het inhuren van zo´n deskundige begeleider brengt dan vaak ook vaak hoge kosten met zich mee.

Stress bespreekbaar maken

Managers worden vaak geconfronteerd met problemen van medewerkers. Dit kunnen problemen uit de werksfeer maar ook uit de privé sfeer van werknemers zijn. Om als manager met dit soort situaties om te kunnen gaan is het verstandig om aan een aantal punten te voldoen.

Ten eerste is het belangrijk om voor een goede gesprekssfeer te zorgen. Als een manager de eventuele problemen samen met een medewerker gaat bespreken dan moet de manager om te beginnen ervoor zorgen dat dit gesprek plaatsvindt in een ruimte waar men ongestoord kan praten. Een ander belangrijk aspect voor de manager is dat hij aangeeft dat het gesprek vertrouwelijk is en dus tussen hem en de medewerker zal blijven. Door dit te doen zal de medewerker zich eerder open durven te stellen en meer durven te vertellen over het probleem wat er speelt. Ook moet de manager medeleven kunnen tonen en goed kunnen luisteren naar de medewerker. Mocht aan het eind van het gesprek blijken dat de manager zelf niet in staat is om de medewerker te helpen dan moet hij de medewerker de nodige hulp aanbieden. Dit kan hulp zijn in de vorm van een psycholoog of een maatschappelijk werker.

Het tweede punt waar de manager op moet letten is om het zelfmanagement te stimuleren. Hiermee wordt bedoelt dat de manager zich vast houdt aan het doel van het gesprek en blijft controleren of hetgeen wat hij begrepen heeft ook klopt met wat de persoon zojuist heeft verteld. Dit laatste kan hij bijvoorbeeld doen door telkens korte samenvattingen te geven. Ook is het belangrijk om zoveel mogelijk door te vragen door middel van open vragen. Open vragen geven de persoon namelijk de gelegenheid om een zo uitgebreid mogelijk antwoord te geven.

Het derde punt waar de manager op moet letten bij het bespreekbaar maken en begeleiden van stress is om een eigen diagnose te maken. De manager moet voor zichzelf al duidelijk zien te krijgen van wat voor soort probleem er nou eigenlijk sprake is. Gaat het om een psychologisch probleem of een lichamelijk probleem. De manager moet ook zien te achterhalen hoe het leven van de medewerker eruit ziet. Is er genoeg afwisseling in zijn leven en wat voor leefstijl houdt de medewerker er op na. Hierdoor kan de manager gelijk zien of er wel genoeg tijd is voor ontspanning en misschien kan hij zelfs nagaan waar het eventuele probleem nu echt vandaan komt.

Het vierde en laatste punt wat van belang is om te bepalen wie de verdere begeleiding verzorgt. Als het om een zeer ernstig probleem gaat dan moet de manager beslissen welke professionele hulp hij aan wil bieden. Dit kan bijvoorbeeld iemand in de organisatie zelf zijn, zoals een bedrijfsarts of een bedrijfspsycholoog. Mocht het probleem niet van al te grote aard zijn dan kan de manager, mits hij een goed inschattingsvermogen heeft, dit probleem ook zelf aanpakken. Het wel of niet zelf aanpakken van een probleem hangt ook samen met het vertrouwen dat de manager heeft van de werknemer.