Functieanalyse, functiebeschrijving en functiewaardering

Om inzicht te kijken in wat een functie inhoud, welke competenties men nodig heeft om functies te vervullen moet je eerst heel goed gaan onderzoeken wat het nou precies inhoudt. Hier beschrijf ik een aantal manieren hoe dit gedaan kan worden en welke manieren er zijn van functiewaardering.

Functieanalyse

Om iedere medewerker de juiste taken te laten uitvoeren, zullen de taken die bij een functie horen eerst moeten worden geanalyseerd. Een functieanalyse is: een systematische analyse van de inhoud van een functie met daarbijbehorende eisen, die aan de werknemer die deze functie moet vervullen worden gesteld. Arbeidsinhoud en eisen daar gaat het om bij functieanalyse.

Functieanalyse de methodes

Het in kaart brengen van de functies kan met verschillende methodes, deze zijn:

Observaties: Door medewerkers in hun werk te observeren kunnen leidinggevende en collega’s een goed beeld krijgen van een bepaalde functies
Interviews: Afnemen van persoonlijke interviews kan veel informatie geven over de functie. Alle aspecten moet wel aan de orde komen, dus niet alleen inhoud, maar ook bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Dagboeken: Medewerkers houden zelf een persoonlijk dagboek bij van hun werkzaamheden.
Zelf doen: Als leidinggevende tijdelijk een functie zelf uitvoeren.
Critical Incidents: Hierbij gaat het om het kritische gedrag in een functie.IS gebaseerd op feiten en niet meningen.

Functiebeschrijving

Een functiebeschrijving is een uitgebreid document over de inhoud van de functie en de daarbijbehorende competenties en eisen. In feite is een functiebeschrijving het geschreven resultaat van een functieanalyse.

Waarvoor worden ze gebruikt?

• Functiewaarding: Wordt als basisgenomen voor het beloningssysteem in de organisatie.
• Werving en selectie: Bij het aannemen en selecteren van een medewerker is een duidelijke functiebeschrijving een belangrijk hulpmiddel.
• Het vaststellen van beoordelingcriteria: Een functiebeschrijving kan als belangrijk ondersteunen document dienen bij het beoordelen van medewerkers.
• Functioneringsgesprekken: Voor het vaststellen van beoordelingcriteria, de functiebeschrijving als basis voor het functionering en beoordelingsgesprek.
• Taakstructurering als gevolg van fusie of reorganisatie: Na een fusie of reorganisatie is het soms noodzakelijk de taken en functies van medewerkers te herstructureren. Dit kan door de huidige functiebeschrijvingen als uitgangspunt te laten dienen.

Functiewaardering

Functiewaardering is een methode waarmee in een organisatie of een bedrijf de functies naar gelang zwaarte worden gerangschikt. De zwaarte wordt bepaald door functieanalyse en –omschrijving. Het waarderen van de functies vindt plaats op basis van de resultaten van de functieanalyse en –beschrijving. Het kenmerk dat het meest belangrijk wordt geacht voor de organisatie, wordt zwaarder gewogen dan een voor de organisatie minder belangrijk kenmerk.

Soorten systemen (puntenmethode)

Er zijn verschillende functiewaarderingsystemen die worden gebruikt. De meeste systemen zijn onder te verdelen in methodes. Verschillende methodes zijn:

• De methode van rangschikking per kenmerk: Bij deze methode worden de functies geanalyseerd en geordend per kenmerk, zoals: verantwoordelijkheid, kennis, etc.
• Methode van functieklassenindeling: Hierbij worden de functies in hun totaliteit in een beperkt aantal klassen ingedeeld.
• Methode van rangschikken naar functie in haar totaliteit. Bij deze functies worden de functies met elkaar vergeleken.
• Puntenmethode: Analytische functiewaardering. Bij deze methode worden de verschillende kenmerken van de functie met behulp van een schaal gewaardeerd.

Meer informatie:

Personeelsmanagement, HRM en P&O